Необхідність створення відділу праці і заробітної плати (ОТиЗ) виникає не на кожному підприємстві і не відразу. Як визначити ступінь потреби у створенні нової структури, які завдання повинні бути вирішені в процесі побудови і роботи цього відділу?
Можна замінити?
Часто функціонал ОТиЗ розподіляється між відділом кадрів і бухгалтерією. Багато починаючі підприємці не бачать користі від створення додаткової структури. Пояснюють це низькою чисельністю персоналу і невеликими масштабами підприємства. Але завдання, які вирішуються силами даного відділу, вельми специфічні. Необхідність у таких фахівцях рано чи пізно з’явиться. Тому дуже важливо грамотно організувати роботу з самого початку.
Для чого створювати відділ
Визначимося з завданнями створюваного відділу. Як у будь-якій управлінській структурі, вони повинні вирішувати 4 завдання менеджменту і формулюватися, виходячи з них.
Аналіз:
- визначення спрямування для вдосконалення систем і форм преміювання та оплати праці;
- удосконалення систем нормування через аналіз існуючих на підприємстві.
Планування:
- планування всіх складових процесу праці і заробітної плати;
- визначення рентабельності використання трудових ресурсів.
Організація:
- організаційні заходи з побудови процесів праці і систематизування заробітної плати;
- створення і впровадження систем і форм стимулювання і мотивації;
- управління витратами на персонал.
Контроль:
- витрачання бюджету;
- над дотриманням законодавчих норм.
Приклади взяті з Положень про організації ОТиЗ різних підприємств, в них зібрані основні моменти, що заслуговують уваги. Всі ці завдання відділу праці та заробітної плати можна розподілити за трьома напрямками:
Конкретний перелік та формулювання підбирається для кожного підприємства, з урахуванням специфіки.
В чому полягає робота відділу
Ефективне вирішення завдань неможливо без ретельно прописаного функціоналу. Він визначається, спираючись на особливості структури, виробничого та адміністративного процесів у вашій компанії.
За основу можна взяти приблизний функціонал ОТиЗ.
Нормування праці:
- розробка і впровадження в практику норм витрат праці на всіх ділянках виробництва і підприємства в цілому, а також структуризація їх на рівні всіх підрозділів, відділів;
- аналіз якості і ефективності впроваджених норм та регламентів;
- контроль за виконанням норм і нормативів.
Організація праці:
- розробка раціональних форм оплати праці та режимів роботи;
- розробка системи підвищення результативності використання робочого часу;
- контроль над виконанням штатної дисципліни.
Організація заробітної плати:
- вдосконалення прийнятих на підприємстві норм і систем оплати праці (СОТ);
- створення положень про стимулювання та преміювання;
- контроль над відповідним застосуванням тарифних ставок, надбавок, коефіцієнтів, доплат;
- розробка системи грейдування.
Режим і умови роботи і відпочинку:
- розробка і планування виробничого календаря;
- впровадження оптимальних сучасних режимів праці і відпочинку;
- впровадження системи раціональної, з сучасної точки зору, організації праці.
З цього прикладу можна вибрати найбільш підходящі, або на його основі створити свій перелік і визначити, які функції відділ праці і заробітної плати буде виконувати.
Відділ всередині підприємства
Завдання і функції визначені. Але для їх виконання не зайвим буде чітко продумати процеси взаємодії відділу праці і заробітної плати на підприємстві з іншими підрозділами. Вирішити, кому і хто повинен, краще “на березі” – це допоможе уникнути конфліктів, перетину функціоналу і зіткнення інтересів
| Бухгалтерія | |
| Надає | Отримує |
| дані про фактично нарахованої заробітної плати | план використання ФМП |
| дані про витрачання бюджету фонду матеріального заохочення (ФМП) | положення про преміювання з ФОП і ФМП |
| дані про виплати понад ФОП | |
| Функціональні відділи | |
| Надають | Отримують |
| обґрунтовані норми витрат часу | консультації з трудових питань |
| проект ШР | положення про преміювання |
| план заходів по раціоналізації праці | затверджене ШР |
| Планово-економічний відділ | |
| Надає | Отримує |
| планові показники, встановлені на підприємстві на рік, квартал з розбивкою по місяцях | затверджене ШР |
| всі коригування і зміни плану | розрахунок норм витрат праці |
Побудова відділу
Починати роботу треба з головного, визначити, хто буде вирішувати поставлені завдання і виконувати необхідний функціонал. Як вже зазначалося раніше, їх можна розподілити між існуючими підрозділами і спеціалістами – відділом кадрів і бухгалтерією. У цьому випадку посадові інструкції будуть розширені на додатковий функціонал, а суміщення посад оформляється належним чином.
Другий варіант – залучення спеціалізованої компанії на умовах аутсорсингу.
Якщо масштаби підприємства значні, і є великі виробничі підрозділи, то найкращий спосіб вирішення проблеми – створення власного відділу. Оформляється це окремим документом – Положенням про відділі праці і заробітної плати.
У цьому випадку необхідно визначитися з кількістю співробітників і структурою. Грунтуючись на чисельності персоналу і специфіці компанії, розрахувати штат необхідних для відділу праці і заробітної плати співробітників. Керівник відділу призначається наказом і знаходиться в підпорядкуванні одного з керівників вищої ланки компанії.
Відділ праці і заробітної плати може мати у складі структурні підрозділи, якщо їх необхідність диктується об’ємом передбачуваних робіт. Наприклад:
- група організації праці;
- група нормування;
- група планування;
- група управління проектами.
Розподіл функціоналу між підрозділами здійснюється керівником відділу.
Будь підібрати співробітників
Вимоги до кандидатів на посади ОТиЗ обумовлені функціоналом.
На позиції керівника перевага віддається профільного професійного утворення – економічному. Обов’язково повна вища освіта (магістр, спеціаліст), проходження програм підвищення кваліфікації і додаткової професійної перепідготовки в напрямі нормування і оплати праці. Досвід роботи на великому підприємстві (від 200 людина, як правило) також обов’язковий.
Необхідні знання і досвід практичного застосування в наступних областях: законодавчі, правові та нормативні акти; трудове законодавство РФ; економіка праці; кваліфікаційні характеристики професій; методики з організації праці; порядок розроблення планів по заробітній платі та праці; системи тарифікації; передовий досвід організації, мотивації і управління персоналом.
Інші співробітники відділу підбираються за таким же принципом.
Показники ефективності відділу
Щоб створена структура не стала непотрібним баластом, просто додатковим ланкою в ланцюжку документообігу в компанії, треба визначити критерії результативності роботи відділу організації праці та заробітної плати. Розробляти і затверджувати такі критерії потрібно, виходячи із стратегічних планів підприємства. Один з варіантів показників ефективності (оцифрувати потрібно з урахуванням своїх планів):
Постскриптум
На сьогоднішній день в законодавстві Російської Федерації немає нормативних документів з чітким визначенням, яким повинен бути відділ праці та заробітної плати. Значить, є можливість створити структуру, яка максимально відповідає специфіці вашого підприємства.
