Не кожен працівник в даний час при прийомі на роботу знає про те, що зобов’язаний підписати так звану посадову інструкцію. Надати її повинні безпосередньо у відділі кадрів. Цей документ визначає майбутню зайнятість працівника відповідно до трудового розпорядку компанії або підприємства.
Якщо посадової інструкції нема, і про неї ніхто не говорить, це означає, що працівник залишається соціально незахищеним і може піддаватися колосальної навантаження з боку керівництва, що сьогодні часто доводиться спостерігати. Позаурочні години трудової діяльності негативно позначаються на стані здоров’я, впливають на якість роботи. У цьому випадку і заробітна плата знаходиться під великим питанням.
Розглянемо, який може бути цей документ на прикладі посадової інструкції спеціаліста з договірної роботи.
Нюанси посади
Перш ніж приступити до самої посадової інструкції і її положень, слід розібратися, що собою являє посаду співробітника з договірної роботи.
Ця робота пов’язана з укладенням договору між кількома контрагентами. Ними можуть виступати різні компанії – юридичні особи за фактом. Основним контрагентом, виступає компанія, яка наймає працівника з договірної роботи на цю роботу. Решта – це партнери, наприклад, за поставку матеріалів, реалізації товарів, надання деяких платних послуг по забезпеченню компаній всілякими ресурсами.
Людина, що займається договірної діяльністю, не є учасником договірних відносин. Він виступає лише виконавцем. У більшій частині технічним. Іншими словами, він займається складанням шаблонів договорів, які згодом підписують контрагенти.
Вимоги до фахівця з договірної роботи можуть бути розширеними. Найчастіше людина, яка становить подібні документи, наділяється повноваженнями відстеження виконання умов, прописаних в них.
Що таке посадова інструкція спеціаліста з договірної роботи?
У своїй трудовій діяльності досліджуваний співробітник повинен спиратися на певний ряд своїх повноважень. Іншими словами – розуміти, що від нього вимагає роботодавець, яка ефективність очікується від його зайнятості, і яка особисто для нього вигода від виконання поставлених завдань. Всі ці нюанси описуються в посадовій інструкції спеціаліста з договірної роботи.
Таким чином, цей документ дозволяє виконувати роботу за строго визначеним регламентом, встановленим в компанії або на підприємстві. Цей документ також визначає взаємозв’язку договірного відділу з іншими структурними підрозділами фірми. І навіть перерозподіл обов’язків між декількома окремими структурними одиницями.
Хто складає інструкцію?
Посадові вимоги фахівця з договірної роботи зумовлює безпосередньо керівництво компаній або підприємств. Відповідає за фіксацію і належне оформлення обов’язків фахівця начальник відділу кадрів. Складанням посадових інструкцій може займатися і профільний юрист, якщо така посада передбачена в штаті.
Після складання посадові інструкції вивчаються керівництвом, при необхідності доповнюються потрібними або втраченими пунктами, після чого затверджуються.
Хто підписує посадові інструкції?
Без стверджувальній підпису директора компанії або підприємства посадова інструкція є недійсною. Затверджений документ при прийомі на роботу зобов’язаний підписати і працівник, що приймається на відповідну посаду. На особисте прохання, співробітникові може бути вручена копія посадової інструкції, згідно якої ним будуть виконуватися покладені на них вимоги.
Хто контролює виконання положень посадових інструкцій?
Виконання обов’язків спеціаліста з договірної роботи контролює директор компанії або підприємства. А також співробітники відділу кадрів. Якщо в штаті передбачена тільки одна штатна одиниця щодо договірної діяльності.
Часто в компаніях формуються договірні відділи з декількох співробітників. Тоді перерозподіл обов’язків починається з вищого рангу:
- головний спеціаліст відділу підпорядковується безпосередньо керівництву і несе відповідальність за виконання посадових інструкцій на кожного підлеглого зі свого відділу;
- провідний спеціаліст підпорядковується головному спеціалісту, контролює виконання обов’язків працівників нижчої ланки підпорядкування;
- технічний фахівець підпорядковується провідному спеціалісту.
Хто відповідає за невиконання? За невиконання посадових обов’язків фахівцем з договірної роботи відповідальність покладається не тільки на вище керівне ланка, але і на самого співробітника. Що також обумовлюється в інструкції.
Зразок структури документа
Нижче наведено приблизний зразок посадової інструкції спеціаліста з договірної роботи. При необхідності він може бути доопрацьований співробітниками кадрових служб і відділів на розсуд керівництва компаній і підприємств, що буде правильним і правомірним.
Узагальнені положення
Цей розділ повинен описувати посаду А саме такі моменти:
- назва і ранг посади – спеціаліст з договірної роботи, провідний спеціаліст з договірної роботи, головний спеціаліст з договірної роботи;
- структура підпорядкування – визначення порядку звітності за виконувану роботу;
- кваліфікаційні вимоги до посади – освіта, навички, досвід роботи на посаді;
- загальні правила прийому співробітників у штат компанії чи підприємства та їх звільнення, зокрема щодо посади спеціаліста з договірної роботи;
- порядок можливих підстановок при необхідності (переведення на іншу посаду, лікарняний, відрядження);
- перелік законодавчих документів, положеннями яких співробітник договірного відділу може оперувати у своїй професійній діяльності.
Розпорядок робочого дня
Цей розділ повинен містити інформацію про нормованому або ненормованому робочому графіку співробітника відділу договірної роботи. Всі пункти цієї частини посадової інструкції повинні підтверджуватися законодавчими актами і положеннями, що регулюють робочий час працівників.
Надурочний час повинна винагороджуватися додатковими надбавками до заробітної плати.
Права
У цьому розділі слід перерахувати права, якими наділяється співробітник договірного відділу щодо своєї подальшої професійної діяльності. Наприклад:
- робити запити на отримання потрібної інформації в інших відділах компанії або підприємства;
- мати доступ до рішень керівництва компанії або підприємства;
- вносити корективи щодо підвищення ефективності робочого процесу і передавати свої пропозиції безпосередньо керівному ланці компанії або підприємства;
- контактувати особисто з контрагентами щодо надання необхідного пакету документів для укладання договорів;
- вести контроль за виконанням договірних положень, особисто брати участь у переговорних процесах щодо виконання вимог договорів контрагентами.
Обов’язки
Цей розділ посадової інструкції спеціаліста з договірної роботи деталізує обов’язки, які покладаються на працівника. Наприклад:
- складати текст договорів після усних домовленостей з контрагентами;
- вести облік договірної документації;
- стежити за виконавчими термінами договірних вимог, своєчасно оповіщати про необхідність продовження договірних відносин між контрагентами;
- виявляти заборгованості і пред’являти вимоги до їх закриття в рамках своїх компетентних прав;
- здійснювати обмін первинної документації щодо виконання обов’язків сторін, які підписали договору;
- розробляти і вносити зміни в документи шляхом складання додаткових угод до укладених угод на певний строк.
Посадова інструкція головного спеціаліста з договірної роботи може бути доповнена ще рядом обов’язків. Наприклад:
- вести контроль за виконанням вимог до співробітників нижчої ланки;
- надавати звітність діяльності відділу вищому керівному ланці компанії;
- брати участь у переговорних процесах між контрагентами;
- вирішувати конфліктні ситуації щодо положень укладених договірних відносин між контрагентами;
- бути представником компанії при укладанні договорів з контрагентами.
Список може бути значно ширше.
Посадова інструкція провідного фахівця з договірної роботи теж може бути ширше. І доповнюватися, наприклад, такими обов’язками:
- навчання технічних фахівців;
- контроль за складанням договірних документів, перевірка договірних положень;
- контроль за підписанням договорів та їх урахуванням;
- заміщення головного спеціаліста з договірної роботи при необхідності;
- виконання організаційної роботи відділу.
Відповідальність
Цей розділ несе інформацію про те, чим загрожує співробітнику пряме невиконання покладених на нього обов’язків. Це може бути дисциплінарна, адміністративна, матеріальна або кримінальна відповідальність.
Оклад
Цей розділ містить інформацію про винагороди за свою працю на посаді спеціаліста з договірної роботи. Найчастіше тут вказується розмір основного окладу згідно зі штатним розкладом, а також графік можливих преміальних нарахувань і їх величина, еквівалентна грошовим одиницям.
Висновок
Посадова інструкція є одним з документів, що регулюють діяльність співробітників компаній і підприємств. Дає розуміння того, що вимагається від працівника і як він повинен виконувати свої обов’язки. У свою чергу керівництво має можливість оцінити професіоналізм працівника щодо виставлених вимог і прорахувати наскільки ефективним є його діяльність для компанії зокрема.
