Діловод в дитячому саду – це співробітник, у веденні якого знаходяться відповідні функції. Саме він завідує канцелярськими питаннями в установі, призначеному для дошкільнят. Зазвичай вимоги до даного фахівця досить прості. Як правило, вимагається середня спеціальна або вища освіта в сфері економіки, а також наявність стажу роботи на аналогічній посаді, тривалість якого становить хоча б один рік. Розповімо детальніше про роботу діловода в дитячому дошкільному закладі.
Хто це?
Суть професії, як правило, полягає у здійсненні документообігу. Щодня фахівець повинен опрацьовувати велику кількість документів, що передбачає їх систематизацію та при необхідності – відправлення адресатам.
Іноді діловод в дитячому саду виконує також функції офіс-менеджера, секретаря, які передбачають здійснення дзвінків та інші доручення керівництва.
Варто відзначити, що ідеальний працівник на даній вакансії не має кар’єрними амбіціями, адже в дитячому садку навряд чи вдасться зробити блискучу кар’єру. Цей заклад можна розглядати як першу сходинку з подальшим переходом в більш солідну установу.
Особливості
Що робить діловод в дитячому садку? Якщо коротко, то основна його обов’язок – діяти згідно з посадовою інструкцією, яку розробляє керівництво дошкільного закладу.
Основна функція складається у веденні документообігу. Діловод, виконуючи покладені на нього обов’язки, тісно контактує не лише з завідуючим дошкільним закладом, але і з іншими співробітниками, а також з департаментом освіти.
За запитом керівництва діловод готує відповідні акти, контролюючи правильність їх змісту, а також оформлення. Крім того, цей співробітник складає службові звіти, а також довідки і заяви, призначені для адміністрації та інших вищестоящих установ.
Одна з важливих завдань діловода – обробка кореспонденції. Його завдання полягає в тому, щоб приймати вхідні документи і передавати в структурні підрозділи.
Обов’язки
Діловоду в дитячому саду, як правило, доручають виконання наступних функцій:
- Ведення документації, також з використанням електронних систем документообігу.
- Прийом вхідної кореспонденції з її подальшою реєстрацією.
- Підготовка звітних документів, довідок, а також службових листів.
- Формування особових справ вихованців дитячого садка.
- Ведення обліку вхідної, а також вихідної кореспонденції.
- Систематизація та зберігання архівних документів.
- Контроль робочих годин інших працівників з наступним заповненням табеля для бухгалтерії.
- Контроль дотримання робочих графіків за інформуванням працівників про майбутні зміни.
- Оформлення трудових договорів та особових справ для новоприбулих працівників.
- Ведення книги наказів.
- Друк і оформлення документації у відповідності з вимогами завідувача.
- Дотримання конфіденційності персональних даних, перешкоду їх поширенню без згоди відповідного суб’єкта.
- Дотримання посадової інструкції.
Вимоги
Діловод в дитячому саду, обов’язки якого перераховані вище, повинен відповідати деяким критеріям:
- Наявність вища освіта за спеціальністю “економіка”, “документознавство” або “архівознавство”.
- Навики обробки документів, а саме оформлення, складання реєстрів, архівування і т. д.
- Навички роботи з персональним комп’ютером та офісною технікою.
- Наявність досвіду роботи на аналогічній або схожої вакансії понад одного року.
Особисті якості
Крім професійних вимог, яким повинен відповідати діловод в дитячому саду, роботодавці звертають увагу на деякі особливості, властиві характеру потенційного співробітника.
Вітаються такі якості:
- Акуратність. Робота з документами вимагає від співробітника підтримки порядку. Категорично неприпустимий хаос на робочому місці або в архіві, який привід до неможливості швидко відшукати потрібний документ.
- Уважність. Ця якість дозволяє діловоду не допускати помилок при виконанні покладених на нього обов’язків. Адже навіть помилка в одній букві, допущена в написанні особистих даних вихованців, може мати великі наслідки.
- Посидючість. Робота з документами передбачає сидячий спосіб діяльності. Ось чому потрібно мати певний запас терпіння, щоб виконувати монотонні обов’язки протягом робочої зміни.
Профстандарт діловода не вважає подібні якості обов’язковими, однак їх наявність вельми вітається роботодавцями.
Як отримати роботу
Перш за все шлях на вищезгадану посаду починається з отримання освіти. Як правило, вимагається вища. Однак у деяких дошкільних закладах достатньо наявності диплома про середню спеціальну освіту. Вимога залежить від політики керівництва.
Також перевагою стане наявність досвіду аналогічної діяльності. Для роботодавця це означає, що нового співробітника не доведеться вводити в курс справи з самого нуля.
Незайвим буде сертифікат про закінчення комп’ютерних курсів. Адже більшість документів доведеться обробляти в електронному вигляді. Тому потенційний діловод повинен вміти поводитися з технікою.
Для того щоб отримати згодом посаду діловода в крупній компанії, необхідно буде мати вищу освіту та досвід роботи більше 1 року.
Зарплата
Скільки отримує діловод в дитячому садку? Питання не менш актуальне, ніж вимоги до потенційного співробітника і перелік обов’язків посадової інструкції.
Варто відразу зазначити, що розкид пропозицій неймовірно широкий. У середньому співробітникам на цій посаді вдається заробляти від п’ятнадцяти до п’ятдесяти тисяч рублів щомісяця. Конкретна цифра залежить від цілого списку факторів.
- Регіон проживання. У великих містах зарплати діловодів в дитячих садах вище, ніж у їх колег, які займають аналогічні посади в невеликих провінційних установах.
- Роботодавець. Дитячий сад може бути державних або приватних, великим або не дуже. Від всіх перерахованих вище факторів залежить розмір винагороди, на яку може претендувати діловод.
Висновок
Функціонування дошкільного закладу передбачає наявність колосального потоку документів, які мають потребу в обробці, систематизації та зберіганні. Якщо не виконувати перераховані вище функції, в діяльності установи може досить швидко запанувати хаос. Ось чому виконання відповідних функцій покладають на окремого фахівця, який іменується діловодом.
На цій вакансії потенційні роботодавці бажають бачити співробітника, що пройшов відповідну підготовку в навчальному закладі, а також має досвід роботи. Це дозволяє співробітникові відразу приступити до виконання робочих обов’язків, а не витрачати час на освоєння базових функцій.
Знаючи перераховані вище обов’язки, які передбачає вакансія, кожен кандидат зможе прийняти рішення щодо подачі заявки.
