Поширені помилки
Щоб оптимізація дала результати, треба постаратися не робити помилки, які роблять інші підприємці. Наведемо деякі з них.
Першою помилкою є неправильна постановка задачі. Якщо керівник не знає, що конкретно потрібно зробити для поліпшення роботи підприємства, то він не доб’ється успіху. Початковим кроком стане розуміння, якого результату ви чекаєте від оптимізації. Наприклад, марно складати характеристики бухотдела, якщо безпосередньо доходів у організації немає. Відсутність прибутку — це робота відділу збуту, а ніяк не бухгалтера. Тобто в цій ситуації потрібно змінити роботу саме цього відділу, а бонусом буде зміна роботи інших служб. Якщо говорити коротко, то починати оптимізацію варто з опису процесів підприємства, про це ми вже говорили вище.
Друга помилка — невідповідність зусиль і завдань. Часто можна побачити опис процесів, які абсолютно не пов’язані з головною метою підприємства. Перебільшеним прикладом, але явно відображає суть, є спілкування керівника і секретаря для того, щоб зателефонувати заступнику. Зрозуміло ж, що сенсу у процесу немає і ніякої цінності він не несе. Виходить, що організація даремно витрачає гроші на цей процес.
Третя помилка — це неправильний вибір засобів опису. Для того щоб охарактеризувати процеси, що використовують різні засоби, в тому числі і програми різної потужності. Вартість таких програм досить висока, вона починається з 100 доларів і не має верхньої межі. Зрозуміло, що потужність програми повинна відповідати розміру компанії. Виходить, що марно маленькій фірмі купувати масштабну програму. Інструмент повинен бути вибраний відповідно до завдань і цілей підприємства, які керівництво і намагається вирішити за рахунок оптимізації. Але не потрібно думати, що основним інструментом є саме програмне забезпечення. Це всього лише допоміжний інструмент. На оптимізацію найбільше впливає її правильна організація.
