Оптимізація бізнес-процесів – це… Методи, етапи і помилки
Етапи оптимізації
Робота по оптимізації бізнес-процесів поділяється на п’ять етапів. Поговоримо детальніше про кожного з них:
Опис процесів організації. Аналіз і оптимізація бізнес-процесів нерозривно пов’язані між собою. Без визначення функцій кожного відділу і співробітника неможливо розпочати ефективну оптимізацію. Начебто крок здається само собою зрозумілим, але насправді більшість компаній про це забувають, і це велика помилка. Краще почати вивчення процесів через ланцюжок доданої вартості. Є компанії, які постачають в вашу організацію ресурси або товари або виконують додаткові функції, яких потребує ваш клієнт. Зрозумійте, на якій стадії і яким чином здійснюється формування доданої вартості кінцевої продукції. Застосування такої стратегії дозволяє швидко вирахувати точки виходу і входу в компанію. Таким чином, ви зможете вивчити робочий процес підприємства цілком, роз’яснити персоналу, хто і чим займається, відокремити робочі процеси, які потребують першочергової оптимізації, визначитися зі способами поліпшення якості послуги або товарів. Під час проведення досліджень ви зрозумієте, що крім основних процесів є ще й підтримують. Як правило, їх не потрібно фінансувати, адже вони формують інфраструктуру підприємства і допомагають безперервного функціонування головних процесів. Існують ще процеси розвитку, які відповідають за майбутню прибуток.
Призначення відповідальних осіб. Система оптимізації бізнес-процесів побудована таким чином, що не може функціонувати без контролю. А тому призначається відповідальний за її проведення. Причому один чоловік повинен здійснювати загальне керівництво, а інші – контролювати кожен етап. Керуючий повинен бути не тільки обов’язковим, але і вміти координувати роботу підлеглих. Таких керівників можна порівняти з вічною батарейкою, тому що вони повинні постійно працювати і оптимізувати виробництво. З цієї причини посадові обов’язки повинні бути чітко викладені, для цього достатньо прописати обов’язки у внутрішньому регламенті підприємства.
Здійснення оптимізації. Ось ми і підійшли до оптимізації бізнес-процесів підприємства. Для неї відведено лише третій етап, тому що спочатку потрібно підготуватися. Не варто думати, що в кожній організації повний порядок. На будь-якому підприємстві можна виявити кілька десятків проблем. А після виявлення треба діяти у відповідності з планом. Спершу потрібно дати оцінку всіх процесів компанії, а також виключити повторення посадових обов’язків. Наступним кроком стане обчислення часу на кожного з бізнес-процесів, проведення порівняльного аналізу з середніми показниками, підгонка під реальні показники. Далі треба організувати експлуатаційний аналіз ресурсів виробництва. Потрібно простежити переміщення цінностей і відомостей компанії і викорінити ділянки, на яких є втрати і того, і іншого. Завершальним етапом стане аналіз ефективності використання ресурсів на кожному процесі.
Автоматизація основних процесів підприємства. Не дарма цей крок прописаний у четвертому пункті, адже перш ніж приступати до нього, необхідно чітко розуміти, як буде проходити оптимізація. Якщо на підприємстві панує повна плутанина, то як не оптимізуються процес, толку буде нуль. Єдине, чого вдасться досягти, — великих фінансових витрат і втрати часу.
Оцінка підсумків. Оптимізація управління бізнес-процесами подолана, як і сама реорганізація. Саме час підвести підсумки. Якщо операція була правильно проведена, то результатом стане ліквідація повторюваних посад і обов’язків співробітників, курирування виконання роботи трудящими, зменшення кількості помилок і зниження впливу людського фактора у виробництві, впровадження системи коефіцієнтів корисного використання, яка мотивує співробітників, сформована база знань про процеси організації, зменшення порушень на виробництві через брак кадрів або відсутності ресурсів, знаходження фінансів, що не беруть участь в обороті, і їх ліквідація, мінімізація закупівель непотрібної продукції.
