Платіжний календар – це… Визначення, види, використання, ведення і приклад

Платіжний календар — це основна складова оперативного фінансового планування будь-якої організації. По-іншому його називають планом грошового обороту. Складається платіжний календар за правилом, згідно з яким всі витрати підкріплюються дійсними джерелами надходження грошей. Цей інструмент відображає реальні потоки грошей як по приходу, так і по витраті. У нашій статті розглянемо визначення, види платіжного календаря, торкнемося питань використання і ведення, а також наведемо приклад його оформлення.

Категорія фінансового планування

Сьогодні побудова фінансових планів займає важливу позицію в системі управління фінансовими ресурсами структури. У процесі планування керівники організацій мають можливість оцінити стан фінансових коштів, виявити шляхи збільшення загальної маси грошей і напрями їх максимально ефективного застосування. При цьому рішення управлінського плану приймаються на базі аналізу фінансових відомостей.

Платіжний календар — це план витрачання і надходження грошей. Він розробляється на майбутній рік, причому актуальною є розбивка по місяцях. Іншими словами, це бюджет руху грошей. Платіжний календар включає лише загальну базу управління потоками грошових ресурсів підприємства. Протягом місячного періоду ці потоки можуть характеризуватися високим рівнем нестабільності та динаміки. Допомогти позбутися від цих недоліків може оперативний контроль фінансових ресурсів і управління ними.

Управління фінансами сьогодні

Управління фінансовими коштами в сучасних умовах — невід’ємний елемент, що дозволяє домогтися успіху в бізнесі. Підприємство, яке оперативно і точно відстежує динаміку витрат, доходів та інші основні фінансові показники, так чи інакше, має володіти достатньою інформаційною базою для прийняття правильних фінансових та управлінських рішень, які необхідні для росту компанії.

Під оперативним управлінням фінансами слід розуміти сукупність технологічних, організаційних і методичних заходів, які в повній мірі забезпечують управління актуальними фінансовими операціями, а також грошовими ресурсами організації. Мова йде про короткостроковій перспективі. Зазвичай цей період не перевищує одного місяця. Оперативне управління ресурсами, на відміну від системи бюджетування, планує платежі в максимально деталізованої формі, тобто за призначенням платежу і відповідного контрагента. У ньому застосовується значна деталізація термінів планування (аж до доби).

Актуальні завдання

Платіжний календар — це основний інструмент, пов’язаний з оперативним керуванням фінансами структури. Він є плановим документом, що забезпечує щоденне управління витрачанням і надходженням фінансових коштів компанії.

Планування платіжного календаря дає змогу вирішувати такі завдання:

• Зведення прогнозних варіантів плану витрачання і надходження грошей (на сьогоднішній день прийнято виділяти оптимістичний, песимістичний та реалістичний типи) до однієї реальної задачі, пов’язаної з формуванням грошових потоків компанії в рамках місячного періоду.
• Синхронізація грошових потоків як негативного, так і позитивного типу, причому в тій мірі, яка максимально можлива. Варто відзначити, що вона здатна підвищити рівень ефективності грошового обороту фірми.
• Складання платіжного календаря дозволяє забезпечити пріоритетність грошових платежів структури у відповідності з критерієм їх впливу на результати фінансової діяльності.
• Забезпечення необхідної абсолютної ліквідності грошового потоку структури, причому в максимальному ступені. По-іншому це можна назвати збереженням і підвищенням рівня платоспроможності у межах короткострокового періоду.
• Включення управління потоками грошових коштів в систему оперативного контролінгу (значить, і актуального моніторингу) фінансової роботи підприємства.

Які переваги дає інструмент?

При впровадженні платіжного календаря щодо надходжень та витрат в організації з’являються наступні переваги:

• Актуальною стає можливість прогнозування стану фірми у фінансовому плані.
• Підвищується рівень прозорості управлінських процесів щодо витрат і доходів організації.
• Збільшується обґрунтованість і гнучкість рішень через зміну економічних умов діяльності компанії.
• Підвищується ступінь надійності і довіри до структури з боку головної організації, інвесторів і кредиторів.
• Оптимізується кредитна політика фірми.

Ключова мета

Головна мета платіжного календаря — це створення графіка потоків грошей на найближчий період. Як правило, він варіюється в межах від пари робочих днів до місяця. Графік повинен бути таким, щоб гарантувати погашення всіх актуальних платежів, звести до мінімальних показників надлишки грошей на рахунках і, звичайно ж, попередити касові розриви.

Зміст категорії

Як скласти платіжний календар? Важливо відзначити, що його зміст може бути різним. Все залежить в першу чергу від уподобань зацікавлених працівників і специфіки бізнесу. Тим не менш у нього повинні входити дані, пов’язані з надходженнями та выбытиями, а також з плановими залишками грошових коштів (як правило, з розбивкою за джерелами і днях).

Приклад платіжного календаря

З допомогою таблиці, поданій нижче, розглянемо приклад цього інструменту, розробленого для магазину автозапчастин. Для того щоб було зручно сприймати інформацію, ведення платіжного календаря відображено за 5 робочих днів, а не за місячний період.

Коментарі

Інформація, пов’язана з розподілом витрат у часі, так чи інакше, допоможе знайти самі ризиковані моменти (з точки зору появи касових розривів) і реалізувати заходи для перерозподілу тягаря платежів (наприклад, рознести на різні періоди виплату зарплати і перерахування до державного бюджету податкових платежів, вчасно скористатися кредитом та інше). Так, у наведеному вище прикладі на майбутній часовий відрізок передбачається отримання позитивного грошового потоку, рівного 736 495,40 руб. Негативний потік грошей за тиждень становить 712 379,27 руб.

Розрахунок чистого потоку

Так, чистий потік грошових ресурсів буде дорівнює 24 116,13 руб. (підвищення залишку з 39 648,96 руб. до 63 765,09 руб.). Якщо здійснити розподіл планованих позитивних, а також негативних потоків грошей відповідно до днями (на підставі рахунків на оплату, які виставлені, а також строків виплат, які передбачені договорами), то вийде, що на кінець 2-го дня у структури сформується касовий дефіцит, розмір якого складе 53 029,35 рублів. Для того щоб його усунути, необхідно перенести частину запланованих платежів (наприклад, оплату закупленої товарної продукції у постачальників або купівлю оргтехніки, меблів) на наступний день. Якщо такий розклад неможливий, слід скористатися банківським кредитом короткострокового типу у формі овердрафту.

Класифікація категорії

Розберемо основні види платіжного календаря. Найпоширенішою формою інструменту, що використовується при оперативному плануванні потоків грошей підприємства, вважається його формування в розрізі наступних розділів:

• Графіка тих надходжень грошей, які чекають.
• Графіка платежів, які необхідно здійснити.

Якщо планований вид потоку грошових коштів має однобічний характер (виключно негативний або тільки позитивний), то розробка календаря проводиться у формі єдиного відповідного розділу.

Серед основних різновидів інструменту слід відзначити наступні:

• Податковий календар. Такий плановий документ оформляється по підприємству в цілому. Як правило, він містить єдиний розділ, який називається «графік податкових платежів». Виплати зворотного характеру за податковим перерахунками грошей включаються за стандартами в календар інкасації дебіторки. У цьому платіжному календарі позначаються суми всіх різновидів податків, зборів та інших податкових платежів, які перераховуються підприємством до бюджетів різних значень, а також у позабюджетні фонди. Варто зауважити, що календарною датою оплати обирається зазвичай заключний день встановленого періоду перерахування податків усіх типів.
• Календар інкасації дебіторки. Дана різновид платіжного календаря формується зазвичай по структурі в цілому, хоча в разі наявності спеціалізованого підрозділу, зокрема кредитного відділу, вона може охоплювати угруповання платежів виключно цього центру відповідальності.

Інші види

Крім поданих вище, існують наступні різновиди категорії:

• Календар обслуговування фінансових кредитів. Згідно діючій міжнародній практиці по формуванню звітності та прогнозування потоків грошей, обслуговування таких кредитів відображається в операційній роботі підприємства, а не фінансової.
• Календар виплат зарплати. Такий інструмент розробляється, як правило, на підприємствах, що використовують багатоступінчастий графік виплати заробітної плати працівникам різних структурних одиниць (відділів, філіалів, цехів тощо).
• Календар (бюджет), в якому формуються виробничі запаси, розробляється за стандартами для відповідних центрів витрат, іншими словами, для певних структурних підрозділів, що реалізують забезпечення виробництва в матеріально-технічному плані.

Календар витрат по управлінню

Ще одним різновидом інструменту є бюджет (календар) управлінських витрат. Варто відзначити, що в його складі відображаються:

• платежі, пов’язані із закупівлею канцелярського приладдя;
• засобів оргтехніки і комп’ютерних програм, що не входять у необоротні активи;
• платежі на поштово-комунікаційні витрати;
• витрати на відрядження;
• інші статті, що відносяться до управління підприємством.

Важливо позначити, що винятком тут є витрати на оплату праці співробітників, які здійснюють професійну діяльність в адміністративно-управлінському відділі.

Календар реалізації продукту

На закінчення розглянемо останню різновид бюджету, яка вважається однією з основних. Мова йде про платіжному календарі реалізації товарної продукції. Дана форма звітності розробляється, як правило, в розрізі центрів прибутку або центрів доходів підприємства. У такому платіжному календарі міститься два розділи: «графік витрат» і «графік надходжень». У першому розділі показано надходження грошей у результаті готівкових розрахунків за продукт. Якщо відповідний центр відповідальності забезпечує контроль інкасації дебіторської заборгованості за розрахунками з покупцями товарного продукту, то у цьому розділі відображається і такий різновид надходжень. У другому розділі показані витрати на маркетинг, рекламу, зміст збутової мережі та інше.

Варто зазначити, що ми розглянули не всі відомі на сьогоднішній день різновиди категорії. Так, існує платіжний календар створення портфеля довгострокових грошових інвестицій, капітальний бюджет (платіжний календар) здійснення програми реальних інвестицій, капітальний бюджет (календар) по окремих інвестиційних проектів і так далі.