Організаційна структура являє собою модель відносин між позиціями і людьми в цій організації.
Організаційна структура – це набір різних залежностей (наприклад, функціональних, ієрархічних) між окремими елементами (такими як організаційні позиції, клітинки, одиниці) організацій, які дозволяють керувати нею. Суть ОЗ – це правильна зв’язок цілей і завдань з людьми і способи впливу на них у робочих процесах, тобто створення в організації певних частин, а потім їх об’єднання для більш ефективного управління ними.
Матрична структура являє собою одну з найбільш затребуваних структур для складних організацій, для яких характерна спрямованість на проектну діяльність.
Матрична структура характеризується відходом від традиційного припущення про те, що формальна організаційна структура в цілому повинна бути постійною і незмінною системою. У цій структурі можна було поєднувати позитивні риси штатно-лінійних структур з властивостями структури.
Концепція
Матрична форма організації управління відноситься до однієї з форм організаційних структур підприємства, які достатньо широко розповсюджені в сучасних умовах. Заснована вона на перекриваються двох критеріях злиття. Функціональні відділи складають основу створення матриці. Після їх визначення підбираються і наносяться набори груп. В залежності від профілю діяльності підприємства основним критерієм виділення зазначених раніше груп є виготовлення або тимчасовий відділ, що займається конкретним завданням.
Цей тип структури пов’язаний з математичним поняттям матриці, тобто прямокутним масивом дійсних чисел, що характеризується з’єднанням стовпців і рядків.
У матричній структурі стовпці еквівалентні постійним повторюваних функцій. Кожен елемент матриці має 2 центру прийняття рішень – менеджер функцій і менеджер завдань. Її переваги – гнучкість і відкритість до змін у середовищі, підвищення відповідальності менеджера за проект, поліпшення потоку інформації і можливість для співробітників підвищити свій творчий потенціал.
Даний вид оргструктури був введений в шістдесяті роки в аерокосмічній промисловості. Провідну роль у застосуванні цієї структури зіграла NASA. Структура масиву найчастіше будується навколо проблем чи проектів, в реалізації яких бере участь організація. Вони, як правило, визнаються в рядках матриці. Стовпці матриці є аналогами постійних, повторюваних функцій.
Можливості застосування
Матрична структура застосовується в разі необхідності виконання певних спеціальних заходів, що вимагають призначення проектних команд в системі керівництва підприємством. Членами цих груп є співробітники постійних організаційних одиниць структури.
Прикріплення працівників може відбуватися в наступних випадках:
- повне відключення з вихідної комірки (відділу) на час реалізації завдання (проекту) підприємства і повного підпорядкування керуючому призначеної проектною групою (мова йде про так званих проектних колективах);
- подвійне підпорядкування співробітників: як керівнику підрозділу головної осередку, так і керівнику команди (таке рішення відповідає типовим матричним структурам).
Кожен працівник, який є одним з ланок структури масиву, є членом проектної групи, як і відділу функціональної. Результатом цієї двопартійної приналежності є факт наявності кількох керівників. Матрична організаційна структура – це досить складний захід. Не кожна компанія може його ефективно реалізувати. Застосування цієї структури може привести до безлічі явищ як позитивних, так і негативних в організації.
Переваги
Серед позитивних характеристик застосування матричної структури можна виділити:
- створення умов для міждисциплінарної роботи;
- сприяння розвитку навичок співробітництва;
- гнучкість;
- сприяння високої ідентифікації співробітників з цілями;
- створення самостійних механізмів управління і координації;
- сприяння виникненню явища синергії;
- розкріпачення творчого потенціалу співробітників;
- можливість всебічної зосередженості на детальною проблеми;
- більша відкритість і гнучкість в адаптації до змін у навколишньому середовищі;
- підвищення відповідальності менеджера-координатора за підприємство завдяки розширенню його компетенцій на весь цикл впровадження проекту;
- поліпшення потоку інформації.
Недоліки
Серед негативних характеристик застосування матричної структури можна виділити:
- високу вартість управління;
- можливість виникнення анархії;
- збільшення часу виконання завдань;
- порушення принципу єдності командування і можливості спорів про компетенції між керівниками за функціями та координаторами проектів;
- відсутність взаєморозуміння і довіри з боку керівників за функціями та керівників проектів;
- пред’являє досить високі вимоги до керівників і підлеглих, що викликає труднощі із заповненням робочих груп;
- невизначеність і загрозу, що супроводжують керівника команди та учасників у механізмі управління проектом;
- перевантаження керівників проектів поточними проблемами координації.
Особливості структури
Матрична структура рекомендується як сучасна із-за легкості, з якою організація, що працює в матричній системі, здатна реагувати на мінливі умови навколишнього середовища. Структура такого типу побудована за принципом двовимірної угруповання: стовпці є еквівалентами постійних повторюваних функцій, а лінії являють незвичайні, періодично мінливі завдання, продукти, проекти.
Якщо організація виконує кілька окремих завдань (проектів) одночасно, команди, що виконують їх, діють як би «поперечно» традиційній структурі «персонал-лінія», створюючи матрицю завдань та функцій.
Кожен елемент матриці – посаду або організаційна одиниця – це два центри прийняття рішень: менеджер по функціях і менеджер завдань (проектів). Обидві системи перетинаються в результаті проникнення старого поділу на функції з новим поділом за проектами. Це призводить до передачі інформації і координації роботи в горизонтальному розташуванні, а розвантаження зазвичай перевантажує вертикальні канали (ієрархічний поділ за функціями).
У матричній структурі, що використовує два перекриваються правила групування, присутні такі структурні особливості управління діяльністю підприємства, як:
- висока ступінь спеціалізації професійного типу;
- глибока децентралізація;
- невелика ступінь формалізації.
Матрична структура на практиці
Відомий у всьому світі американський автомобільний концерн Ford використовував підхід масиву для створення однієї з найпопулярніших моделей, а саме Ford Focus. Група, створена для цієї мети, називалася “команда фокусів”, в тому числі в її склад входили інженери, дизайнери, фахівці з маркетингу і виробництва. Організація роботи керівника здійснювалася експертами з інших областей компанії. Завдяки реалізації цієї структури і збору фахівців проект створення нової моделі був успішним принаймні на рік раніше, ніж можна було б досягти з використанням попереднього підходу, реалізованого в компанії.
Матрична структура використовується також у наступних компаніях: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid, а також Manhattan Bank. Однак матрична структура, незважаючи на всі зусилля, пов’язані з впровадженням та спробою реалізації, не знайшла застосування в таких компаніях, як Philips або Citibank. Вищевказана ситуація передбачає, що матрична структура не є структурою універсальною, придатною для впровадження на будь-якому підприємстві.
Приклад матричної структури
На малюнку нижче представлений приклад матричної структури управління та схема зв’язків всередині неї.
Як видно з малюнка, у структурі присутня як принцип функціонального, так і проектного поділу зв’язків підпорядкованості.
У керівника компанії в рамках даної структури присутні кілька заст. директора по напрямках: маркетинг, НДДКР, виробництво, економіка і фінанси, технічний відділ. У різних компаніях цей перелік може бути різним. Кожен з даних заст. директорів несе свої функціональні обов’язки за профілем.
У підпорядкуванні кожного з них можна побачити функціональних співробітників. Якщо ми візьмемо кадровий відділ, у підпорядкуванні заступника по кадрах буде менеджер з управління персоналом. Якщо візьмемо заступника з маркетингу, у підпорядкуванні буде маркетолог і т. д.
Менеджер з управління персоналом виконує свої функціональні обов’язки в області кадрової роботи, але при цьому у нього також є ще один керівник проекту (не тільки функціональний). Даний співробітник підпорядковується і виконує розпорядження ще й свого керівника за проектом, до якого він був прикріплений. У цьому виявляється сутність подвійного схеми підпорядкування.
Аналогічно можна взяти приклад спеціаліста з постачання. З одного боку, в рамках оргструктури він підпорядковується своєму начальнику відділу із закупівель, з іншого боку, беручи участь у проекті, підпорядковується керівнику по проекту у виконанні постачальницької функції.
Коли варто застосовувати матричну структуру?
Матрична структура управління та схема її застосування можливе в наступних ситуаціях:
- Коли зовнішнє середовище підприємства чинить на нього сильний тиск, наприклад у випадку високої конкуренції на ринку. Завдяки прийняттю комплексних заходів всіх комірок структури масиву, можна швидко і ефективно привернути увагу споживачів.
- У ситуації, коли на підприємстві обробляється незліченна кількість даних та інформації. Застосування цієї структури значно полегшує розподіл обов’язків і координацію виконуваних завдань.
- У разі, якщо ресурси, у яких перебуває організація, обмежені, матрична структура виявляється рятівним рішенням. Завдяки використанню обмежених ресурсів, наприклад фахівців з виробництва, може використовуватися не тільки відділ, що випускає вироби А, а також відділ, що виробляє виріб Б.
Незважаючи на труднощі, супутні створення активно діючої структури масиву, вона функціонує на підприємствах і часто сприяє успіху і прискоренню термінів реалізації проектів.
Основні принципи формування
У матричній структурі управління і схему її формування розрізняють дві окремі частини: фіксовану і змінну. Фіксована частина складається з організаційних одиниць, характерних для структури персоналу (загальна адміністрація), в той час як змінна частина складається з груп співробітників, які призначаються для виконання конкретного зобов’язання (проекту). Після завершення даного проекту ці команди роз’єднуються і можуть бути відтворені у залежності від потреб установи.
Таким чином, змінна частина структури включає в себе організаційні посади або сукупності посад, створені з прикріплених співробітників, як частина функцій, складових виробничий процес (наприклад, дослідження та розробки, планування, закупівлі, виробництво, збут), для реалізації окремих проектів. У залежності від типу підприємства призначаються менеджери проектів і інші співробітники галузевих підрозділів. Фіксована частина цієї структури складається з типових допоміжних організаційних одиниць (наприклад, персонал, фінанси, бухгалтерський облік тощо), необхідних для ефективного управління установами.
Матрична структура управління та схема її будови являють собою матрицю, в якій стовпці є функціональною ієрархією, а ряди ланок – технічної ієрархією. Таким чином, виконавчі клітинки (відділи) підпорядковані функціональному керівнику у вертикальній системі, тоді як в горизонтальній системі вони залежать від координаторів проекту.
Назву матричної структури є похідним від математики: в науці термін «матриця» відноситься до прямокутного масиву дійсних чисел, який характеризує зворотний зв’язок рядків і стовпців. Разом це створює матрицю, яка визначає взаємозв’язок між елементами рядків та стовпців.
У схемі матричної організаційної структури рядка зазвичай означають незвичайні, що періодично змінюються предметні починання, в той час як стовпці є еквівалентами постійних, повторюваних функцій, виконуваних групами персоналу. Якщо кілька або дюжина серйозних проектів виконуються одночасно, то команди, що виконують ці роботи, діють як би «хрест-навхрест» традиційної структури персонал-лінія, створюючи матрицю об’єктно – функціональних завдань. Характерною рисою матричної структури є відхід від принципу одноосібного управління.
Висновок
Матрична структура може розглядатися як універсальне рішення, особливо в тих установах, де виконуються складні індивідуальні завдання, що потребують координації та співпраці фахівців з різних галузей. Тому матрична структура особливо корисна в наукових і дослідних інститутах, конструкторських бюро, дослідних центрах і т. д. В даний час така структура використовується у багатьох великих установах (холдинги, корпорації), а також в організаційних консультаційних компаніях і рекламних агентствах. Структура матриці є гнучкою і забезпечує взаємодію між людьми на всіх рівнях управління організацією.
