Вимоги до дипломатичної документації
Розглянемо основні вимоги до архівів і документів дипломатичного представництва, актуальні як у минулому, так і сьогодні. Одним з них є грамотність написання титулу. Папір може іноді містити щось неприємне для співрозмовника, однак формули ввічливості, так чи інакше, повинні бути дотримані. Важливо відзначити, що будь-дипломатичний офіційний документ починається із звернення. Точна прізвище і титул людини, якому він адресується, часом вважаються не менш важливими, ніж зміст паперу. Будь-які скорочення, спотворення в даний час неприпустимі так само, як і в минулому.
Дипломатична документація в будь-якому разі передбачає відповідь. Його відсутність, як правило, сприймається як реакція виразно негативного плану. Так, на вербальну ноту відповідають вербальною нотою, на особистий лист – аналогічним. В суспільстві вважається вкрай неввічливим на особистий лист відповідати, наприклад, вербальною нотою або на лист з особистим підписом – листом з прізвищем, яка надрукована на машинці.
Архіви і документи дипломатичного представництва при будь-яких обставин повинні мати ідеальний зовнішній вигляд. До речі, саме це є причиною того, що всі дипломатичні папери друкуються на матеріалі вищої якості. Конверти для документації повинні мати відповідний розмір і якісні характеристики. Друк повинна бути поставлена на строго встановленому для неї місці, тобто внизу папери, а текст – красиво розташовуватися по всьому листу. Розглядаючи принципи дипломатичного листування, не можна не згадати документи, що виходять від вищих органів законодавства, до яких відносяться звернення до парламентів різних держав щодо питань запобігання ядерної війни, роззброєння, спільних комюніке парламентів за результатами візитів, а також переговорів парламентаріїв.
