Переваги електронного документообігу
Існує багато плюсів переходу на електронну документацію, засвідчене ЕЦП. Саме за рахунок наявності численних позитивних параметрів все більше підприємців переходять на цей спосіб ведення документації. Але попередньо слід оцінити переваги та недоліки електронного документообігу. До основних плюсів відноситься:
- проводиться оперативний пошук необхідної документації за рахунок грамотної структурованості та надійності зберігання;
- структура документообігу є централізованою;
- всі документи можуть зберігатися в електронному вигляді на різних носіях і навіть у віддалених серверах, тому навіть при виникненні пожежі в офісі можна не хвилюватися, що буде знищена яка-небудь важлива документація;
- всі документи легко реєструються і узгоджуються;
- всі папери підписуються на підставі їх відправки по електронних каналах зв’язку, що дозволяє економити значну кількість часу і зусиль працівників будь-якого підприємства;
- при необхідності можна зробити за кілька секунд копію потрібного документа;
- значно спрощується аудит, так як він проводиться в електронній формі, а також можна запрошувати для цих цілей найманих фахівців, які отримують документацію по електронних каналах.
Переваги систем електронного документообігу є значущими і незаперечними, але перед переходом на них варто оцінити негативні моменти кожної системи.
