Час – це ключовий фактор, від якого залежить успіх будь-якого проекту. Обмеження по термінах є найбільш критичними, і завершити проект у встановлені терміни – це складне завдання. На початковому етапі важливо правильно визначити предметну область і масштаб проекту. Щоб в подальшому не вносити коригування в календарний графік і уникнути проблем у процесі реалізації.
Для того щоб впоратися з обмеженнями за часом, в управлінні проектами застосовуються різні методи, одним з яких є метод оцінки PERT. Перед тим як розібратися, що він собою являє, в чому його особливості, переваги і недоліки, в статті розглядаються поняття календарного графіка і управління термінами проекту, а також термін “критичний шлях”.
Календарний план та п’ять процесів управління термінами
Для своєчасного завершення проекту та досягнення ефективного результату термінами проекту потрібно професійно керувати. У разі затягування часу негативними наслідками є перевитрата бюджету і недостатньо висока якість робіт. Основний інструмент управління термінами проекту – це календарний план, який послідовно розробляється з допомогою п’яти взаємозалежних процесів:
У проекті присутні ключові події, без настання яких подальше продовження не представляється можливим. Такі події називаються віхами. В ході виконання проекту схильний відхилень, і завдання управління термінами – скоротити їх кількість і зменшити величину. Для цього потрібно контролювати:
- терміни досягнення віхи;
- вартісні показники досягнення;
- відповідність досягнутих результатів плановим.
У типових проектах для визначення термінів і послідовності робіт використовується досвід раніше реалізованих програм. Але в силу того, що кожен новий унікальний, накопичені знання застосовуються частково.
Види календарних планів
Календарні плани поділяються на три види: базові, виконувані, фактичні. Базовий план є офіційно затвердженим графіком, з яким згодом порівнюються надходять в процесі реалізації проекту виконуються і фактичні дані. Виконуваний план містить повний перелік робіт з характеристиками і взаємозв’язками і являє собою мережеву діаграму Ганта. Фактичний план являє собою графік, який змінюється і доповнюється в міру реалізації проекту та надходження інформації про фактичне виконання робіт.
Якщо фактичне виконання починає відрізнятися від базового плану, приймається оперативне рішення про здійснення коригувальних дій.
Критичний шлях проекту
У проекті роботи виконуються послідовно або паралельно. При послідовному виробництві терміни початку і закінчення одних залежать від графіка інших. Існують чотири типи залежності робіт:
- “фініш-старт” – завершення однієї роботи залежить від початку іншого;
- “старт-фініш” – початок однієї дії залежить від закінчення іншої;
- “початок-початок” – старт однієї роботи залежить від старту інший;
- “фініш-фініш” – закінчення однієї діяльності залежить від закінчення іншої.
При паралельному виконанні ці дії не залежать один від одного і виконуються в будь-який час.
Критичний шлях визначає найтривалішу послідовність робіт, яка в результаті не вплине на термін завершення всього проекту. Він вказує критичні роботи, від початку і закінчення яких залежить фінальний термін. У разі відхилення від графіка проводиться аналіз робіт критичного шляху з наступним коригуванням. Для цього застосовуються такі методи:
- повторна оцінка тривалості робіт;
- додаткова деталізація робіт;
- пошук альтернативних способів реалізації проекту;
- паралельне виконання робіт;
- збільшення кількості ресурсів;
- організація понаднормової роботи.
PERT – оцінка і аналіз проекту
У великих, складних і довгострокових дослідницьких проектах важко визначити терміни виконання робіт і розробити деталізований графік. Для них призначений метод PERT, який розшифровується як метод оцінки та аналізу проекту і застосовується, коли точна тривалість робіт невідома.
У чому відмінності методів
Між двома методами аналізу проекту існують відмінності:
Формула розрахунку
Згідно з методом PERT, управління проектом – це контроль за загальною тривалістю при наявній невизначеності виконання робіт. Щоб застосувати його та розрахувати тривалість роботи, використовуються три оцінки:
Формула розрахунку для аналізу за методом PERT виглядає наступним чином: тривалість роботи = (найкоротший час + 4 х ймовірний час + найдовше час) / 6
Переваги і недоліки
Нижче в таблиці розглядаються переваги та недоліки використання методу PERT:
Переваги | Недоліки |
Метод корисний, коли проект новий і мало інформації про терміни реалізації подібних планів дій. | Людський фактор, суб’єктивний аналіз і неточність оцінки можуть вплинути на календарний графік. |
Метод спрощує планування і зменшує невизначеність проекту. | Оновлення і обслуговування графіка вимагає багато часу і коштів. |
Метод дає точну дату завершення проекту. | Складність в управлінні, немає гарантії, що графік залишиться незмінним протягом всього проекту. |
Пріоритетне завдання управління термінами – це розуміння того, чи потрібно втручатися в хід виконання проекту для повернення тимчасових обмежень у базові рамки. Для швидкого аналізу часових показників програми важливо розробляти детальну, зручну та детальну календарну схему. У разі масштабних проектів, коли визначити точні терміни виконання робіт важко, з допомогою методу PERT можна розробити оптимальний розклад і розрахувати найбільш ймовірні терміни реалізації плану дій.
