Правила співробітництва з іншими фірмами
Кожна компанія, що впроваджує таку систему в роботу, бажає застосовувати електронну документацію при співпраці з основними контрагентами. Для цього при складанні угоди з іншою компанією слід вносити в текст документа пункт про те, що всі папери будуть передаватися по електронних каналах зв’язку. Після цього потрібна документація складається та підписується раніше оформленої ЕЦП. Всі засоби ЕЦП обов’язково повинні бути сертифіковані, а інакше ними неможливо користуватися під час роботи фірми.
Набагато простіше налагодити такий документообіг з різними державними установами, наприклад, з ФНС або ПФ. Це обумовлено тим, що в таких організаціях вже є необхідне програмне забезпечення для роботи з електронною документацією.
Як зберігаються документи?
Основна перевага електронного документообігу полягає в тому, що не потрібно в організації виділяти окреме приміщення, призначене для створення архіву, так як всі папери зберігаються на комп’ютерах, серверах або різних електронних носіях. Але все одно кожна компанія повинна приділити грамотному зберігання документації, щоб до неї не був отриманий доступ сторонніми особами або організаціями.
Під час зберігання електронних документів враховуються наступні правила:
- обов’язково складається номенклатура справ для всієї компанії, причому її зовнішній вигляд і зміст залежать від того, в якій сфері діяльності працює підприємство;
- проводиться експертиза цінності документів;
- на кожній документації ставиться відмітка про використання електронного документообігу;
- всі документи обов’язково архівуються.
При обліку даних правил не складе працю грамотно зберігати документацію в електронному вигляді.
