Правила впровадження системи в роботу компанії
Переваги електронного документообігу в порівнянні з паперовим вважаються незаперечними, але нерідко в процесі його впровадження в роботу організації виникають певні складності. Тому до правил цього процесу відноситься:
- спочатку призначається з допомогою наказу керівника фахівець, який буде займатися перекладом паперових документів в електронну форму;
- встановлюється на кожному робочому комп’ютері спеціальне програмне забезпечення, яке дозволяє підписувати документи раніше оформленої ЕЦП;
- при складанні, оформленні та узгодженні різної документації враховуються основні правила діловодства, які застосовуються і до паперовим документам;
- на електронних документах повинні мати всі необхідні реквізити, печатки і ЕЦП;
- у нормативні акти компанії може вноситися інформація щодо того, які методи підтвердження дій з цими документами будуть застосовуватися.
Процес вважається не надто складним, якщо в ньому добре розібратися.
