Інша значуща перевага
Додатково багато компаній співпрацюють з підприємствами, що знаходяться в інших регіонах чи країнах, тому набагато простіше обмінюватися різними документами при веденні електронного документообігу. Це дозволяє значно збільшувати ринки збуту і налагоджувати контакти з безпосередніми виробниками.
Це є додатковим значущим перевагою електронного документообігу. Підвищення якості управління спостерігається з першого дня запровадження відповідної системи.
Як вводиться?
Спочатку керівником підприємства оцінюються переваги та недоліки системи електронного документообігу. Якщо приймається рішення ввести його в компанії, то для цього реалізуються такі етапи:
- Проводиться збори акціонерів, де проводиться голосування за впровадження цієї системи.
- Якщо рішення є позитивним, то видається відповідний наказ директором фірми.
- Доцільно розробити внутрішній нормативний акт, що регулює правила застосування електронної документації.
- Вибирається підпис, яка буде застосовуватися в процесі підписання різної документації.
- Якщо вибирається проста підпис, то вона проставляється на підставі кодів та паролів, а також інших коштів, причому доступ до неї є обмеженим, тому призначається конкретну особу, яка буде займатися візуванням електронної документації.
- Вибирається засвідчує центр. Він представлений спеціалізованою організацією, яка займається електронним документообігом. Важливо вибрати фірму, з якою буде вигідно і комфортно співпрацювати. Слід заздалегідь оцінити вартість пропонованих послуг, а також різні функції, якими можна скористатися під час співпраці. Визначається, яку відповідальність несе вибраний центр за різні помилки, які можуть виникнути в процесі ведення електронного документообігу.
- Готуються документи, на підставі яких укладається договір з обраним центром.
- Подпоясывается договір з обраної організацією. Після цього центр створює і видає своєму клієнтові сертифікат ключа ЕЦП.
- Відбувається безпосереднє впровадження електронного документообігу в роботу організації. Для цього всі паперові документи переводяться в електронну форму, а також налагоджується процедура обміну електронною документацією.
Рахунки-фактури можуть складатися в електронному вигляді, але попередньо слід впевнитися, що для контрагента використання такої документації буде зручним. Це обумовлено тим, що в компанії мають бути технічні засоби, що дозволяють здійснювати обробку цих документів.
