Професійні комунікації: засоби, функції, принципи організації процесу
Засоби ділового спілкування
Професійна комунікація – це осмислене бажання однієї людини або цілої групи людей мотивувати одного співробітника або весь колектив до дії, здатному хоч якимось чином змінити ситуацію, що виникла, або повернути розмову в інше русло.
Для здійснення наміченого є ряд інструментів. Так, до засобів професійної комунікації можна віднести:
Звичайну пошту. З усіх засобів ділового спілкування вона є самим древнім. І в зв’язку з цим у традиційної пошти є ряд недоліків. Полягають вони у низькій швидкості передачі повідомлень, більш складному оформленні листів (у порівнянні з іншими видами комунікацій) і т. д. І це не кажучи про те, що працює дана система далеко не завжди на належному рівні. Але звичайна пошта все ж і сьогодні використовується в якості засобу професійних комунікацій. Основною її перевагою є досить прийнятний спосіб передачі між партнерами важливих документів. У ділових стосунках може бути використаний і такий спосіб, як передача телеграм. Така послуга також надається поштою.
Телефонний зв’язок. Це досить оперативне засіб ділового спілкування. Однак ведення переговорів по телефону не володіє юридичною силою. Цей момент варто врахувати при застосуванні професійних комунікацій, задіявши при цьому інші засоби.
Електронна пошта. Це порівняно новий засіб ділового спілкування користується заслуженою популярністю. Одним з основних його переваг є поєднання форми письмових комунікацій (зафіксований текст) з тими якостями, якими володіє усне спілкування, у вигляді швидкості передачі інформації та можливості отримання практично миттєвої відповіді. Подібні якості дозволяють зробити електронну пошту одним з основних засобів, застосовуваних для передачі повідомлень неофіційного характеру.
Факс. Використовуючи спеціальний апарат, можна дуже швидко передати партнерові копію будь-якого документа. Швидкість є безперечною перевагою факсимільного зв’язку. Однак документи, передані таким чином, не мають юридичної сили, адже на них немає справжніх підписів і печаток. Саме тому в більшості випадків факс як засіб комунікації знаходить своє застосування лише для оперативної передачі документів. До виконання вони можуть бути прийняті лише в тому випадку, коли слідом за ними будуть відправлені звичайною поштою оригінали. Варто мати на увазі, що за допомогою факсів заборонено передавати документи з грифами «Для службового користування» або «Таємно».
