Професійні комунікації: засоби, функції, принципи організації процесу

Професійні комунікації є неодмінною умовою, що дозволяє співробітникам компанії ефективно взаємодіяти один з одним. Від того, наскільки швидко і доступно буде відбуватися передача інформації, безпосередньо залежить темп роботи всього підприємства.

Професійні комунікації відіграють важливу роль при прийнятті керівником найбільш ефективних рішень і донесенні їх до колективу. Якщо вони налагоджені погано, то це загрожує виникненням негативних наслідків, які можуть виразитися в помилках в обраних рішеннях, у виникненні непорозумінь між працівниками і керівником, а також погіршення міжособистісних відносин.

Визначення поняття

Професійні комунікації являють собою взаємодію, що здійснюється у сфері офіційних відносин. Їх основною метою є досягнення намічених результатів, рішення поставлених завдань, а також оптимізація певної діяльності. При цьому кожен з учасників професійних комунікацій має своїм статусом, будучи начальником, підлеглим, колегою або партнером.

У тих випадках, коли між собою спілкуються люди, що знаходяться на різних рівнях кар’єрних сходів (виконавець і керівник), можна говорити про субординаційних комунікаціях. Адже тут явно проглядається вертикаль відносин. При здійсненні взаємодії, заснованого на принципі рівного співробітництва, можна говорити про горизонтальних комунікаціях.

Актуальність питання

З професійним спілкуванням люди стикаються щодня. Воно має місце на роботі і в школах, в університетах і в офіційних установах. Це спілкування студентів і викладачів, підлеглих і начальників, конкурентів, партнерів і колег. Для того щоб досягти стоїть перед ним мети, кожна людина повинен бути знайомий із засобами і принципами подібних комунікацій, адже партнерам необхідно спілкуватися на одній мові (і в прямому, і в переносному сенсі), володіти загальним соціальним досвідом і розуміти один одного.

Дотримання основних умов ділового спілкування

Як зробити так, щоб комунікація в професійній діяльності була максимально результативною? Для цього необхідно виконання ряду умов. Насамперед, спілкування повинно мати зрозумілу мету. При цьому в її досягненні важлива зацікавленість всіх залучених в цей процес осіб. Прикладом може служити укладення договору, налагодження зв’язків, узгодження проведення заходів, розробка найбільш вигідних умов співпраці і т. д.

Всім учасникам професійно-ділової комунікації необхідно контактувати між собою, причому робити це незалежно від особистих симпатій чи антипатій. Обов’язковим при цьому є дотримання субординації, посадових ролей, ділового етикету і формальних обмежень. Останнє поняття має на увазі під собою не тільки виконання різних протоколів, розпорядків та регламентів, але і банальну необхідність у контролі над силою власних емоцій і повагу до співрозмовника.

Крім цього, однією з необхідних умов для максимально ефективного здійснення ділової комунікації у професійній діяльності є її керованість. Про подібному моменті повинен заздалегідь подбати керівник компанії як найбільш зацікавлений у вирішенні поставлених перед колективом завдань людина. Йому важливо мотивувати своїх співробітників на пошук оптимального рішення, адже в іншому разі вони залишаться пасивними спостерігачами, не пропонують ніяких ідей.

Засоби ділового спілкування

Професійна комунікація – це осмислене бажання однієї людини або цілої групи людей мотивувати одного співробітника або весь колектив до дії, здатному хоч якимось чином змінити ситуацію, що виникла, або повернути розмову в інше русло.

Для здійснення наміченого є ряд інструментів. Так, до засобів професійної комунікації можна віднести:

Звичайну пошту. З усіх засобів ділового спілкування вона є самим древнім. І в зв’язку з цим у традиційної пошти є ряд недоліків. Полягають вони у низькій швидкості передачі повідомлень, більш складному оформленні листів (у порівнянні з іншими видами комунікацій) і т. д. І це не кажучи про те, що працює дана система далеко не завжди на належному рівні. Але звичайна пошта все ж і сьогодні використовується в якості засобу професійних комунікацій. Основною її перевагою є досить прийнятний спосіб передачі між партнерами важливих документів. У ділових стосунках може бути використаний і такий спосіб, як передача телеграм. Така послуга також надається поштою.

Телефонний зв’язок. Це досить оперативне засіб ділового спілкування. Однак ведення переговорів по телефону не володіє юридичною силою. Цей момент варто врахувати при застосуванні професійних комунікацій, задіявши при цьому інші засоби.

Електронна пошта. Це порівняно новий засіб ділового спілкування користується заслуженою популярністю. Одним з основних його переваг є поєднання форми письмових комунікацій (зафіксований текст) з тими якостями, якими володіє усне спілкування, у вигляді швидкості передачі інформації та можливості отримання практично миттєвої відповіді. Подібні якості дозволяють зробити електронну пошту одним з основних засобів, застосовуваних для передачі повідомлень неофіційного характеру.

Факс. Використовуючи спеціальний апарат, можна дуже швидко передати партнерові копію будь-якого документа. Швидкість є безперечною перевагою факсимільного зв’язку. Однак документи, передані таким чином, не мають юридичної сили, адже на них немає справжніх підписів і печаток. Саме тому в більшості випадків факс як засіб комунікації знаходить своє застосування лише для оперативної передачі документів. До виконання вони можуть бути прийняті лише в тому випадку, коли слідом за ними будуть відправлені звичайною поштою оригінали. Варто мати на увазі, що за допомогою факсів заборонено передавати документи з грифами «Для службового користування» або «Таємно».

Ділове спілкування

В основі професійної комунікації незмінно перебував і перебуває усний контакт. Здійснюється він між людьми, які пов’язані між собою інтересами справи, а також володіють необхідними повноваженнями для вирішення виниклих проблем та встановлення партнерських відносин.

Такі бесіди являють собою засіб професійних комунікацій, укладаючи в собі всі ті переваги, яких позбавлені телефонний зв’язок і обмін письмовою інформацією. Справа в тому, що ділове спілкування:

проводиться в умовах тісного контакту, коли є можливість зосередити свою увагу тільки на одному співрозмовника або на невеликій групі людей;
створює умови, при яких можливе встановлення особистих взаємовідносин;
передбачає безпосередній контакт.

Під діловою бесідою в першу чергу розуміється усна мова. А вона, порівняно з письмовою формою, володіє цілим рядом істотних відмінностей. Під час проведення такої бесіди з’являється можливість безпосередньо впливати на співрозмовника чи групу людей. При цьому використовуються жести і міміка, інтонація тощо. Крім того, безпосереднє спілкування не залишає часу на попереднє обдумування. Саме тому в діловій розмові нерідко використовуються невимушені форми спілкування, а також мають місце деякі стилістичні та граматичні особливості.

Використовується в якості основи професійної комунікації ділова розмова відрізняє передусім логічність побудови думки. Виходячи з існуючої практики, можна стверджувати, що бізнесмени, які чудово оперують думками і поняттями, здатні переконливо доводити і робити вірні висновки, набагато швидше досягають успіху, ніж ті ділові люди, які цими навичками не володіють.

Для професійної розмови характерна своя психологічна культура. Полягає вона в умінні співрозмовників справляти хороше враження на оточуючих, створювати дружню атмосферу зустрічі, застосовувати спеціальні прийоми, що захищають від некоректних питань, до кінця слухати своїх опонентів і при необхідності спростовувати їх доводи, використовувати техніку, що дозволяє проводити безконфліктне спілкування.

Міжкультурні зв’язки

На сьогоднішній день світ все більше і більше охоплює процес глобалізації. Саме тому на перший план висувається міжкультурна професійна комунікація. Для її здійснення потрібні фахівці, які не просто знають іноземну мову. Їм необхідно володіти ним з точки зору ділового спілкування.

Найчастіше мають місце такі професійні комунікації англійською мовою. Він є основним засобом спілкування на міждержавному рівні.

Англійська мова у сфері професійної комунікації є модернізованим і спрощеним варіантом англійської мови в цілому. Для нього характерна наявність стандартних фраз-кліше, а також всіляких шаблонів. Їх спеціалісту необхідно знати і вміти використовувати в тих чи інших ситуаціях.

Якщо на ділову зустріч бізнесменом запрошений перекладач, професійної комунікації такий фахівець не стане виходити тільки з свого життєвого досвіду і тієї поведінки, яке прийнято в його рідній культурному середовищі. Врахування особливостей поведінки інших народів дозволить уникнути непорозумінь, помилок і проблем в розмові.

При міжкультурної професійної комунікації необхідно знати міжособистісні норми відносин, що прийняті у конкретному суспільстві. А саме – невербальні і вербальні мови спілкування. До перших з них відносять різні безсловесні сигнали, які учасники комунікацій посилають один одному. Роблять вони це часто просто несвідомо. Варто мати на увазі, що знання невербального і вербального мов при професійній комунікації міжкультурного характеру є запорукою успішності зустрічі. Фахівець повинен бути обізнаний про прийнятих у того або іншого народу тембрі мови, гучності вимови, інтонації, міміки, пози і т. д. Норми їх застосування під час бесіди можуть мати деякі відмінності. Яскравим прикладом є традиційна американська посмішка. У Росії її вважають нещирою і штучною. Американці ж, навпаки, вважають, що росіяни занадто похмурі, грубі і серйозні.

Підготовка фахівців

Яким чином вирішуються проблеми з міждержавним діловим спілкуванням? Для успішного ведення переговорів необхідно присутність висококваліфікованого перекладачів у сфері професійної комунікації, що володіє як спеціалізованими, так і загальнокультурними знаннями. Підготовкою таких фахівців займаються російські університети.

При цьому активно застосовується програма, яка носить назву «Перекладач у сфері професійної комунікації». Вона дозволяє набути навичок, що дозволяють ефективно спілкуватися в рамках сучасного обміну діловими і культурними зв’язками.

Основні функції

Серед особливостей професійної комунікації виділяють її досить складну систему. Вона складається з багатьох рівнів, які охоплюють не тільки конкретну організацію, але і зовнішню середу. Розглянемо основні функції професійної комунікації.

Інформаційна. Професійні комунікації покликані відігравати роль певного посередника. З його допомогою між співробітниками відбувається обмін задумами, рішеннями та повідомленнями. Інформаційна функція ділового спілкування необхідна для досягнення поставлених перед організацією цілей, а також для усунення виникаючих у ході даного процесу проблем.

Мотиваційна. Професійні комунікації сприяють виникненню у працівників бажання більш якісно виконувати поставлені перед ними завдання. У цьому полягає мотиваційна функція професійних комунікацій. В цьому випадку керівник використовує такі засоби, як наказ, переконання, навіювання і прохання.

Контрольна. Використовуючи ієрархічну підпорядкованість, дана функція покликана стежити за поведінкою співробітників компанії.

Експресивна. З допомогою даної функції професійні комунікації сприяють задоволенню соціальних потреб за допомогою виразу переживань і почуттів з приводу того, що відбувається.

Комунікативна. Дана функція дуже специфічна. З її допомогою виявляються і вирішуються типові помилки і проблеми, що виникли при діловому спілкуванні, а також формулюються принципи оптимального поведінки.

Функції професійних комунікацій можуть бути розглянуті з точки зору забезпечення життєдіяльності компанії в цілому. При цьому має місце:

Регулятивна функція. При спілкуванні відбувається опосередкований чи безпосередній вплив на працівника, який є об’єктом управління. Подібна функція сприяє організації в колективі спільних дій, координації та оптимізації керівником усіх виконуваних колективом дій.

Функція соціального контролю. Будь-який з способів вирішення завдань організації, а також її форми і принципи роботи мають яскраво вираженим нормативним характером. Регламентація всіх цих положень, що знаходиться у вказівках і розпорядженнях керівника, сприяє забезпеченню організованості і цілісності установи, а також узгодженості спільних дій кожного з членів колективу. Для підтримки цього напряму і здійснюють свій соціальний контроль професійні комунікації.

Функція соціалізації. Вона є однією з головних у роботі будь-якого керівника. Дана функція дозволяє включатися у спільну діяльність молодим працівникам, які починають освоювати комунікативні навички та вміння, навчаються орієнтуватися в ситуації спілкування, говорити і слухати. Все це дуже важливо не тільки в цілях міжособистісної адаптації, але й для здійснення професійної діяльності. Молодь при цьому набуває терпиме, зацікавлена і доброзичливе ставлення до інших співробітників і вміння діяти в цілях виконання колективного завдання.

Соціально-педагогічна. У процесі здійснення професійних комунікацій має місце процес навчання, виховання і розвитку особистості працівника при передачі йому практичного досвіду. Завдяки систематичним контактів, які з’являються в ході проведення спільної діяльності, всі учасники спілкування отримують знання про себе самих, так і про партнерів, а також про оптимальні варіанти вирішення поставлених перед колективом завдань. Оволодіння практичними вміннями часом стає для деяких співробітників можливою компенсацією відсутніх професійних знань. І це забезпечується соціально-педагогічною функцією комунікацій.

Основні принципи

Професійні комунікації протікають на основі:

Межличностностности. Таке спілкування характеризується багатоплановістю, відкритістю взаємодії людей. Даний принцип заснований на особистому інтересі один до одного. І це незважаючи на те, що спілкування має ділову спрямованість. Подібна комунікація неминуче несе в собі риси міжособистісного контакту.

Цілеспрямованість. Даний принцип професійних комунікацій є багатоцільовим, адже процес ділового спілкування одночасно з наміченої інформаційної навантаженням несе в собі приховану мету. Наприклад, керівник, повідомляючи колективу про наявних у нього статистичних даних, бажає вказати на проблемні моменти того чи іншого напрямку діяльності. При цьому, найімовірніше, на неосознаваемом рівні він прагне продемонструвати присутнім своє красномовство, ерудицію та інтелект.

Безперервність. Це ще один з принципів професійних комунікацій. Полягає він у тому, що, потрапляючи в поле зору свого ділового партнера, ми стаємо ініціаторами безперервного контакту з ним. При цьому спілкування відбувається не тільки на вербальному рівні. Партнер постійно отримує та поведінкові повідомлення, з яких він може робити відповідні висновки.

Багатовимірність. В ході проведення професійних комунікацій реалізовуються як мінімум два аспекти міжособистісних відносин. Перший з них являє собою передачу ділової інформації і підтримання створеного контакту. Другий є трансляцією емоційного ставлення до партнера (воно буває позитивним і негативним).

Моральні норми професійних комунікацій

Кожен з учасників ділового спілкування повинен володіти:

Чесністю. Маючи таку рису характеру, що люди утримуються від брехливих вчинків і обману. Проте навіть тим, хто вважає чесність непорушною нормою ділового поведінки, іноді все ж доводиться брехати. У цьому випадку людям доводиться робити вибір між не задовольняють їх альтернативами. Однак говорити правду потрібно завжди. Брехня виправдана лише при виборі з двох зол меншого, коли того вимагають обставини.

Порядністю. Дана характеристика, притаманна людині, знаходить своє вираження в єдності дій та переконань. Порядну поведінку є повною протилежністю лукавства і лицемірства. Така людина завжди виконує те, що обіцяв. Наприклад, співробітник обов’язково допоможе своєму колезі при виконанні службового завдання. Це відбудеться навіть тоді, коли зробити це йому не так вже й просто, але він дав обіцянку.

Справедливістю. Дана риса характеру передбачає відсутність упередженості і об’єктивність в оцінці інших людей і їх вчинків.

Відповідальністю. Дана риса учасника ділових відносин проявляється в тому, наскільки він відповідає за свої слова, дотримується моральні норми і виконує взяті на себе зобов’язання.