Оптимізація чисельності персоналу: види, цілі, заходи, порядок проведення

Працівники в кожній компанії повинні володіти потрібними навичками і здібностями, щоб справлятися з поставленими завданнями. Щоб діяльність підприємства була ефективною та вигідною, керівництво повинно піклуватися про оптимізацію чисельності персоналу. У фірмі має працювати така кількість громадян, яке необхідне для оптимального функціонування підприємства. Тому нерідко після ретельного аналізу з’ясовується необхідність звільнення, скорочення, переведення або наймі співробітників. Оптимізація може виконуватися безпосереднім керівництвом компанії або представниками сторонніх організацій, що спеціалізуються на цьому заході.

Поняття оптимізації

Оптимізація чисельності персоналу на підприємстві являє собою процес визначення кількості працівників, необхідної для ефективного та оптимального функціонування фірми. Саме за таких умов можна очікувати, що з мінімальними витратами на оплату праці працівників буде забезпечуватися прекрасна робота компанії.

Оптимізація структури та чисельності персоналу дозволяє визначити краще співвідношення витрат на оплату праці з ефективністю роботи фахівців. Керівництво різних компаній може користуватися різними методами для реалізації даного процесу, але підсумком зазвичай виступає зміна кількості працівників на фірмі. Допускається залишати кількість найманих фахівців незмінним, але при цьому виконуються перекази між різними структурними підрозділами.

Особливості процесу

Будь-який роботодавець повинен володіти інформацією про деякі нюанси, завдяки яким оптимізація чисельного персоналу буде успішною:

найбільш часто після виконання даного процесу потрібно внести певні зміни в штатний розклад фірми;
нерідко керівництву доводиться зовсім змінювати основні аспекти функціонування підприємства;
у великих компаніях оптимізація здійснюється безпосередніми працівниками фірми, що володіють потрібним освітою і знаннями;
невеликі компанії для виконання процедури залучають представників сторонніх організацій.

Саме з допомогою цього процесу фірми можуть визначити, яка кількість працівників потрібно, щоб компанія отримувала високу прибуток з мінімальними витратами на оплату праці найманих фахівців.

Які досягаються цілі?

Цілі оптимізації чисельності персоналу наступні:

зниження витрат власника бізнесу на оплату праці найманих фахівців;
підвищення кваліфікації співробітників, так як вони виконують виключно завдання, які відповідають їх навичкам, освіти й кваліфікації;
позбавлення від працівників, які не приносять якусь вигоду компанії, причому практично на кожному підприємстві є такі неефективні працівники, які не бажають покращити показники своєї діяльності, а також не зацікавлені в розвитку підприємства;
поліпшення організаційної структури фірми, що забезпечує легкість керування всіма працівниками фірми.

Хоча з допомогою грамотно організованого процесу можна дійсно досягти численних значущих цілей, важливо довіряти процедуру тільки досвідченим фахівцям.

Наслідки безграмотного оптимізації

Якщо оптимізація чисельності персоналу не буде грамотно виконана, то це може призвести до негативних наслідків для підприємства. Керівництво не зможе побачити які-небудь переваги процесу, а також це може призвести до зменшення прибутку від діяльності.

Якщо будуть звільнені або скорочені працівники, які насправді є важливими і потрібними для роботи підприємства, то це стане причиною появи збитку, погіршення іміджу фірми або звільнення інших працівників компанії. Тому процедура повинна проводитися тільки спеціалістами, які попередньо ретельно проаналізують всіх працівників фірми.

Коли потрібно процедура?

Заходи щодо оптимізації чисельності персоналу можуть бути різними. Вони вибираються в залежності від причини проведення процесу. Найбільш часто вимагається процес в наступних ситуаціях:

компанія витрачає на оплату праці великої кількості працівників надто багато коштів, але при цьому прибуток від діяльності вважається низькою;
вносяться певні корективи в корпоративну культуру підприємства, причому деякі співробітники, які є консерваторами, не можуть змінити правила своєї роботи, що призводить до зниження ефективності їх діяльності, а це стає причиною необхідності в пошуку більш лояльних і успішних фахівців;
впроваджуються у виробничий процес різні технології чи обладнання, з якими наявні фахівці раніше не працювали, тому існує ймовірність, що вони просто не зможуть справлятися з новими завданнями;
за рахунок низької прибутку керівництво фірми може прийняти рішення припинити роботу в якій-небудь сфері діяльності, тому припиняється необхідність у послугах деяких фахівців, що призводить до скорочення посад чи штату.

Основною метою цього процесу є зниження витрат на оплату праці найманих працівників і збільшення прибутку від діяльності підприємства. Але в процесі оптимізації чисельності персоналу на підприємстві необхідно враховувати причини її проведення.

Форми проведення процесу

Існують різні форми та види оптимізації чисельності персоналу. Вони вибираються в залежності від причини реалізації процесу і особливостей зміни числа працівників. Вибираються наступні форми процедури:

зменшення кількості витрат на оплату праці найманих працівників;
пошук нових співробітників, що володіють високою кваліфікацією, досвідом та іншими потрібними навичками;
реалізація різних заходів, основною метою яких виступає підвищення кваліфікації наявних працівників або використання мотивації для поліпшення результатів діяльності.

Залежно від наявної форми і вибираються оптимальні методи.

Які використовуються методи оптимізації чисельності персоналу?

Для виконання даного процесу керівництво підприємства може скористатися різними методами. Як правило, вдаються до таких прийомів:

звільнення працівників (можливо скорочення, а також звільнення за власним бажанням або на підставі спеціальної угоди сторін);
усунення з компанії окремих підрозділів, які не приносять прибуток;
лізинг працівників, аутсорсинг або аутстаффінг.

Вибір методів оптимізації чисельності персоналу залежить від причин виконання процесу, а також цілей, які повинні бути досягнуті керівництвом підприємства. Далі розглянемо кожен процес детальніше.

Які використовуються ефективні заходи?

Для оптимізації чисельності персоналу все частіше починають використовуватися різні методики, що володіють високою ефективністю і новизною для роботодавців. До них відноситься:

Аутстаффінг. Він представлений процесом, під час якого працівники виводяться за межі компанії. Вони можуть оформлятися у іншу фірму, виконуючи попередні завдання.
Аутсорсинг. Передбачає виведення за межі роботи фірми безпосереднього робочого процесу. Це призводить до скорочення витрат компанії, а також до зменшення кількості працівників.
Лізинг працівників. Він припускає, що компанія користується послугами найманого працівника, не оформленого офіційним чином. Пропонуються такі фахівці спеціальними лізинговими компаніями на підставі специфічного угоди. Протягом певного періоду часу керівництво організації оцінює здібності та можливості спеціаліста. Якщо співпраця є успішним, то полягає безстроковий трудовий договір.

У Росії вищевказані методи оптимізації чисельності персоналу в організації використовуються досить рідко, але вони ефективно застосовуються в західних країнах, так як дозволяють досягти поставлених цілей з мінімальними витратами і зусиллями з боку власників підприємства.

Правила скорочення чисельності співробітників

Керівник, який планує провести оптимізацію, повинен вивчити певні рекомендації фахівців, для чого їм вибирається відповідна фахова література. Оптимізація чисельності персоналу практично завжди пов’язана з необхідністю скорочення чисельності співробітників в компанії. Це може бути пов’язано зі зміною напрямку роботи, введенням нового обладнання або іншими факторами.

Для зменшення кількості працівників можуть використовуватися різні способи:

звільнення громадян шляхом укладання мирної угоди, за допомогою якого працівники можуть розраховувати на отримання хорошої компенсації;
якщо потрібно припинити співробітництво з працівниками, які не справляються зі своїми основними завданнями, тому їх дії призводять до поганих результатів функціонування фірми, то проводиться атестація, тому якщо з’ясовується за результатами даного процесу, що громадянин дійсно не володіє потрібними навичками і знаннями, то він звільняється за рахунок невідповідності займаній посаді;
скорочення штату або посади, але процедура повинна виконуватися на підставі вимог законодавства, тому всі працівники, з якими будуть розірвані контракти, сповіщаються про плановане процесі за два місяці, а також деякі особи мають переважне право залишитися працювати у фірмі;
звільнення працівників, які регулярно порушують трудову дисципліну, так як при таких умовах вони не приносять прибутку фірми, тому можуть бути звільнені в рамках притягнення до дисциплінарної відповідальності.

Саме необхідність припиняти співпрацю з найманими фахівцями при оптимізації норми чисельності персоналу приводить до того, що працівники негативно ставляться до цього процесу.

Причини наявності в компанії непотрібних працівників

Оптимізація чисельності персоналу практично завжди пов’язана з необхідністю розірвання трудових угод з різними працівниками. Вони можуть не справлятися з поставленими завданнями або не можуть працювати в іншій сфері діяльності. Виявити таких фахівців досить просто, але при цьому важливо знати, звідки саме вони виникають у компанії. До причин появи зайвих працівників, які не приносять компанії яку-небудь прибуток, відноситься:

якщо в компанії оновлюється обладнання та технології, то багато працівників просто не можуть впоратися з цими предметами, причому зазвичай така проблема виникає у людей після 45 років;
у фірмі використовуються погано складені і непродумані посадові інструкції, тому багато працівників не розуміють, які дії включаються в їх обов’язки;
весь офіс не поділяється на які-небудь зони та відділи, тому всі працівники знаходяться в одному приміщенні, виконуючи різні функції;
керівник фірми є новачком в бізнесі, тому під час відкриття підприємства він не сформував грамотну організаційну структуру;
відсутня в компанії кадрове планування, тому працівники наймаються стихійним чином, причому зазвичай це відноситься до підприємств, де люди запрошують на роботу своїх родичів або друзів;
у компанії немає чіткого поділу повноважень між усіма працівниками фірми;
у кожній філії головний керівник може самостійно робити функціональні служби, що нерідко призводить до нерозумної організації праці співробітників;
з працівниками, які повинні виконати тимчасову роботу, складається стандартний трудовий договір;
у компанії з’являється нове обладнання, для якого потрібні нові співробітники, а минулі фахівці залишаються в якості помічників, хоча фактично не приносять якусь користь компанії.

Щоб у майбутньому не зіткнутися з необхідністю звільнення співробітників, підприємці повинні відповідально підходити до підбору працівників. Для сезонних або разових робіт бажано складати термінові контракти.

Як виявляються зайві працівники?

Перед тим як провести оптимізацію чисельності персоналу, необхідно встановити причини її проведення, а також вибрати оптимальні методи та форми. Зазвичай процедура потрібна при виявленні великої кількості працівників, які не приносять фірмі яку-небудь користь. Визначити їх можна наступними способами:

проводиться кадровий аудит, який дозволяє визначити структуру працівників за посадами, віком та іншими критеріями;
порівнюються темпи зростання витрат на оплату праці з темпом росту прибутку від діяльності фірми;
оцінюється кількість працівників у фірмах-конкурентах.

Перед звільненням або скороченням працівників слід оцінити, чи принесе цей процес позитивний результат роботи підприємства.

Як виконується процес?

Якщо керівник підприємства усвідомлює необхідність у проведенні оптимізації працівників, то він може виконати самостійно, або звернутися до професіоналів. Якщо вибирається класичний підхід до цього заходу, то виконуються наступні методи:

директор фірми визначає перспективні напрямки розвитку компанії, а також цілі, які повинні бути досягнуті за певний період часу;
вибираються форми і методи майбутньої оптимізації;
реалізується обрана процедура, для чого можуть найматися нові фахівці, а також звільнятися або скорочуватися поточні працівники;
переглядаються всі процеси, що реалізуються в компанії, так як причиною збитків можуть виступати не тільки працівники, що не володіють потрібним рівнем кваліфікації, але і інші нюанси діяльності фірми;
складається новий штатний розклад;
вводяться нові посадові інструкції чи інші документи, на підставі яких працюють фахівці.

Якщо в компанії для зменшення кількості працівників застосовується скорочення, то роботодавець повинен підготуватися до значних фінансових втрат, так як необхідно скороченим працівникам виплачувати вихідну допомогу.

Нерідко отримують навіть бюджетні установи розпорядження щодо оптимізації чисельності персоналу. Зазвичай це пов’язано з низькою ефективністю роботи такої організації.

Висновок

Реструктуризація та оптимізація чисельності персоналу на підприємстві є складними процесами, які можуть реалізуватися у різних формах і видах. Їх основною метою виступає мінімізація витрат на оплату праці працівників. Вони можуть полягати в найманні чи звільненні різних працівників.

Процедура може виконуватися співробітниками фірми або фахівцями сторонніх організацій. Якщо планується звільнення фахівців, то важливо виконувати цей процес з урахуванням вимог законодавства, щоб таке рішення роботодавця неможливо було оскаржити.