Зовнішня і внутрішня середовище організації у менеджменті залежить від сукупності економічних факторів. Це здатність до конкуренції, рентабельність фірми, показники ефективності прийнятої стратегії і умови для подальшого розвитку. Якщо галузь дозволяє виходити на нові ринки (особливо закордонні), зовнішнє середовище потрібно стратегічного планування і прогнозування.
Внутрішнє середовище: загальні поняття
Внутрішнє середовище організації включає події, фактори, людей, системи, структури і умови всередині організації, які, як правило, знаходяться під контролем компанії. Формулювання місії і стиль керівництва також є підсилюють факторами. Зазвичай вони пов’язані з внутрішнім середовищем організації в менеджменті. І зовнішнє середовище буде залежати від дій попередньої.
Таким чином, саме внутрішня визначає організаційну діяльність, рішення, поведінку і стосунки співробітників. Зміни в стилі керівництва, місії організації або культурі можуть вплинути на компанію в цілому.
Зовнішнє середовище та її характеристики
Деякі фактори виникають за межами компанії, але викликають у ній зміни. В основному знаходяться поза контролем будь-якої організації такі об’єкти і поняття:
- Клієнти.
- Конкуренція.
- Економіка.
- Технології.
- Політичні та соціальні умови.
Зовнішнє середовище організації менеджменту на внутрішню може вплинути, наприклад, на її поточні операції, зростання і довгострокову стійкість.
Ігнорування зовнішніх сил може призвести до помилки. Вкрай важливо, щоб менеджери постійно відстежували і адаптувалися до зовнішньої середовищі, працюючи над тим, щоб вносити попереджувальні зміни раніше, а не застосовувати реактивний підхід, який може призвести до зовсім іншого результату.
SWOT-аналіз
Внутрішнє і зовнішнє середовище організації менеджменту стимулюють реакції менеджерів на обставини і зміни. Вони покладаються на дані “сканування”. Процес означає моніторинг обох середовищ на предмет ранніх ознак того, що може зажадати змін. Щоб врахувати потенційні можливості або загрози, потрібно внести корективи для виявлення сильних сторін компанії та боротися з її слабкостями.
Одним з найпоширеніших типів сканування середовища є SWOT-аналіз, який конкретно розглядає сильні і слабкі сторони, можливості і загрози внутрішнього та зовнішнього середовища організації. Коротко, менеджмент зводиться до аналізу всього, що відбувається навколо компанії і в ній, а також у роботі персоналу і задоволеність співробітників своїм становищем.
Менеджер почне аналізувати внутрішню середу, вивчаючи неефективність всередині організації. Потім він повинен розглядати зовнішнє середовище і речі, що відбуваються поза організації, але впливають на її успішне існування.
Фактори, що впливають на показники рентабельності
SWOT-аналіз рекомендує розібрати складові, які можуть вплинути на показники роботи фірми. На кожен з факторів доводиться кілька обставин, які можуть змінювати зовнішнє та внутрішнє середовище організації менеджменту. Приклади тому – маркетингове середовище. Це поєднання зовнішніх і внутрішніх факторів і сил, які впливають на здатність компанії встановлювати відносини і обслуговувати своїх клієнтів.
Маркетингове середовище бізнесу
Внутрішнє середовище залежить від компанії і включає власників, працівників, машини, матеріали і т. д. Зовнішня додатково розділено на дві складові: мікро і макро.
Широке середовище складається з шести компонентів:
- Демографічний.
- Економічний.
- Фізичний.
- Технологічний.
- Політико-правовий.
- Соціально-культурний.
Маркетингове середовище компанії складається з діючих осіб і сторін поза маркетингу, які впливають на здатність керування їм в плані вибудовування і підтримання успішних відносин з цільовими клієнтами (Філіп Котлер).
Зовнішній принцип регулювання відносин № 1 – конкуренція
Якщо ваша фірма не входить в число монополістів, вам доведеться боротися з конкуренцією. Коли ви засновуєте бізнес і входите на ринок зі своїм товаром, відбувається боротьба з усталеними, більш досвідченими компаніями у тій же галузі.
Після того як ви домоглися успіху, вам доведеться зіткнутися з новими фірмами, які намагаються відвести ваших клієнтів або скласти вам конкуренцію. Вона може зміцнити позиції або зламати вас. Наприклад, конкуруючи з Amazon, закрилося безліч більш дрібних магазинів. Якби фактори зовнішнього і внутрішнього середовища організації були виявлені раніше, стати конкурентоспроможним міг кожен.
Регулювання принципів № 2 – зміни в державній політиці
Зміни в державній політиці можуть надати величезний вплив на бізнес. Тютюнова індустрія – класичний приклад. Зовнішня і внутрішня середовища організації сигаретних компаній з 1950-х років були змінені державним впливом. Вони були зобов’язані розміщувати попереджувальні написи на своїх продуктах, втратили право розміщувати рекламу на телебаченні. Крім того, у курців залишається все менше і менше місць, де вони можуть палити на законних підставах.
Частка курців в Росії знизилася майже вдвічі, що відповідним чином позначилося на доходах галузі. Розглядаючи поняття зовнішнього і внутрішнього середовища організації, слід сказати, що перша спричиняє зміни у другий. Існують незалежні обставини, які “обіграти” неможливо.
Внутрішній фактор розвитку № 1 – співробітники
Якщо ви не є підприємцем в одній особі, ваші співробітники представляють собою важливу частину внутрішнього середовища вашої компанії. Вони повинні добре виконувати роботу. Менеджери зобов’язані вміти поводитися з співробітниками нижчого рівня та контролювати інші частини внутрішнього середовища.
Якщо навіть всі працівники здібні й талановиті, внутрішня політика і конфлікти можуть зруйнувати гарну компанію. Дані фактори зовнішнього і внутрішнього середовища організації потрібно виявляти. Це одна з особливостей кадрової політики підприємства.
Внутрішній фактор № 2 – фінанси
Навіть в умовах великої економії недолік засобів може стати вирішальним фактором у питанні, чи виживе фірмі чи ні. Коли фінансові ресурси дуже обмежені, це впливає на кількість людей, яких ви можете найняти, на якість обладнання і ефективність реклами, яку потрібно організувати.
Якщо подібних труднощів немає, гнучкості для розвитку і розширення бізнесу. В таких умовах легше пережити кризу або незаплановану інфляцію.
Методи внутрішнього та зовнішнього середовища організації
Коли всі фактори встановлені, потрібно переходити до методів аналізу сильних і слабких сторін. Це рекомендує система SWOT. Кінцеві отримані показники будуть використовуватися у складанні стратегічного планування, після чого стануть оптимальною платформою для створення тактичного розширення підприємства.
SNW-аналіз відрізняється від SWOT більш досконалою системою тактики, яка націлена на сильні сторони. Перший застосовується для розвинених країн, де важливими принципами побудови бізнесу є сама компанія. Другий аналіз використовується в менш розвинених країнах, де бізнес може припинити існування через впливу держави.
Також виділяють два різних аналізу (STEP і PEST), націлених на діяльність держави і одночасно малого бізнесу.
Щоб розібратися в системі макроекономічного впливу, потрібно вивчити економіку інших держав.
Організація управління середовищами
Управління змінами можна визначити як системний підхід до перетворення процесів, систем, структур, технологій і цінностей, щоб виправити недоліки та невідповідності в організації. Це тягне за собою ряд дій, які допомагають учасникам перейти від їх нинішнього способу роботи до наміченого.
У бізнесі під зміною розуміється будь-яка зміна в традиційному способі роботи. Це може бути додавання, зміна політики, процесу, методу або чого-небудь ще, що може прямо або опосередковано впливати на організацію.
Причини для здійснення змін можуть бути природними (тобто для виживання, зростання або розширення). Також вони можуть бути реактивними, тобто адаптуватися до мінливого середовища. Розглянемо деякі з них:
- Управління змінами включає в себе ретельне планування і реалізацію стратегій, одночасно консультуючись і залучаючи людей, порушених зміною. Воно допомагає організації впроваджувати, контролювати і слідкувати за змінами, дає можливість членам організації приймати зміни в існуючій середовищі.
- Визнання необхідності. Тільки шляхом визначення того, що буде покращено (тобто процес, продукт, технологія, метод). Для цього потрібна команда, яка буде ініціювати процес і керувати.
- Терміновість, з якою необхідно примусити працівників та інших членів організації усвідомити важливість змін і їх переваг. Це важливий крок, який повинен бути розглянутий і доведений до відома всіх зацікавлених осіб. Крім того, сторонам з альтернативними ідеями повинна бути надана рівна можливість викласти свої погляди, думки й пропозиції щодо одного і того ж питання.
- Бар’єри. Опір змінам є одним з основних перешкод на шляху управління змінами. Іноді керівництво може отримати підтримку від кількох чоловік, а решта можуть чинити опір змінам. Таким чином, для ефективної реалізації стратегії змін бар’єри повинні бути усунені вчасно.
- Інформованість. Зміни повинні починатися з урахуванням бачення подальшого розвитку, оскільки воно прояснює майбутні цілі організації для зацікавлених сторін. Отже, необхідно створити і донести це бачення до зачеплених сторін, щоб вони знали про те, чому це відбувається.
Однією з кращих тактик для підвищення інтересу і морального стану команди є створення невеликих віх, які легко досяжні, щоб підняти моральний дух і задоволення співробітників. Але і довгострокові цілі не слід ігнорувати, оскільки саме вони впливають на прийняття змін у зовнішній і внутрішньому середовищі організації підприємства. Часто зміни виявляються невдалими через передчасного оголошення успіху в їх реалізації.
Вони повинні бути реалізовані належним чином. Потрібно почекати деякий час, щоб виявити прогалини чи недоліки.
Навіщо потрібен PEST-аналіз
Це інструмент, призначений для виявлення аспектів зовнішнього середовища. Вони можуть вплинути на стратегію організації. Управління внутрішнім і зовнішнім середовищем неможливо без стратегії та використання однакового формату нарівні з конкурентами.
STEP-аналіз допомагає отримати хороший результат, якщо періодично застосовувати різні оцінки форм-факторів. Фіксуються показники динамічного зростання, що впливають на перспективу розвитку бізнесу. У підсумку виходить модель реакції компанії на нову стратегію, здатну адаптувати фірму під сукупність виявлених факторів макросередовища.
Характерні риси правильної організації компанії
Співробітники повинні пройти навчання для успішної інтеграції змін в свій розпорядок дня. Моніторинг змін повинен підтримувати існуючий постійний механізм, що дозволяє стежити за тим, чи правильно реалізовані зміни.
Управління змінами відноситься до процесу розробки та реалізації корпоративних стратегій, планів і методів, що виникають з різних внутрішніх і зовнішніх середовищ організації. Характеристика компетенції передбачає сукупність виняткових навичок, стратегій, ходів або технологій, які розмежовують лідера і середнього гравця в галузі. Це життєво важливе джерело конкурентної переваги фірми над своїми конкурентами.
