Правильне оформлення документації при веденні бухгалтерського обліку дуже важливо для процесу формування відомостей бухобліку і визначення податкових зобов’язань. Тому необхідно ставитися до документів з особливою уважністю.
Фахівці бухгалтерських служб, представники малого бізнесу, які ведуть самостійний облік, повинні знати головні вимоги до створення, оформлення, руху, зберігання паперів.
Поняття документа
Нормативних актів з бухобліку поняття документа не розкривають. Тому варто скористатися визначенням, яке встановлено 15489-1-2007 Гост Р ІСО.
Облікові документи – це зафіксована на матеріальному носії ідентифікується інформація, створена, отримана і зберігається фізичною особою або організацією як доказ при підтвердженні ділової діяльності або правових зобов’язань.
Первинними документами називають документи, які містять вихідні дані про процеси і операції. Це облікові документи, виступають основою для здійснення бухгалтерських проводок.
Первинними обліковими документами називають документи, за допомогою яких відбувається оформлення фактів господарської діяльності. Регламентується дане поняття ФЗ «ПРО бухгалтерському обліку» статтею.
Головна вимога, що висувається до їх складання, вони повинні складатися, коли відбувається факт господарської діяльності або відразу після його закінчення (якщо така можливість є).
Первинні папери
Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення господарської операції, а якщо це не представляється можливим — безпосередньо після її закінчення.
Основними первинними документами є:
Різновиди первинних документів
Жоден нормативний акт не містить групування і класифікації бухгалтерських документів. Можна виділити наступні різновиди облікових документів, це документи з урахуванням:
Форми первинної облікової документації
Оформлення в бухгалтерському обліку облікових документів – це, насамперед, застосування уніфікованих та самостійно розроблених форм. Використання багатьох уніфікованих з 2013 року не є обов’язковим.
Всі форми первинки повинні бути затверджені керівником організації. Обов’язковими до використання в даний час є наступні:
Стандартна форма передбачена також для платіжного доручення. У процесі оформлення уніфікованих форм заповнення облікових документів, а саме всіх передбачених граф (рядків) обов’язково. Якщо яка-небудь інформація відсутня, а у відповідній графі повинен бути поставлений прочерк.
Варто зазначити, що застосування облікових документів, які в даний момент не обов’язкові, як і раніше в організаціях використовуються. З урахуванням внутрішніх потреб підприємства ці форми можуть доопрацьовуватися. Їх можна зробити більш доступними і зручними для фіксації конкретних господарських дій. Наприклад, можна відмовитися від використання реквізиту друку і позначок лицьового і зворотного боку.
Затвердження документів первинного обліку
На організації покладено обов’язок стверджувати застосовувані форми первинки (пункт 4 1/2008-ПБО). Важливо пам’ятати при цьому, що простий посилання на альбом уніфікованих форм буде недостатньо.
В обліковій політиці повинні перераховуватися конкретні типи документів з альбомів, які організація буде використовувати, а також список осіб, які мають право підпису первинних документів.
Форми можуть затверджуватися та іншими локальними нормативними актами. Наприклад, наказом про затвердження форм первинних облікових документів. Облікова політика повинна містити в собі посилання на такий наказ.
Обов’язкові реквізити документів обліку
402-ФЗ регламентує вимоги до обов’язковим реквізитам документів первинного обліку. Всього таких реквізитів сім:
Деякі документи, які не представляють собою первинну документацію, можуть застосовуватися в якості таких.
Якщо організація відображає витрати на орендну плату, то подібні облікові документи – це акти і договір оренди. 611 і 622 статті ЦК встановлюють, що в подібному випадку обов’язково повинні оформлятися двосторонні акти прийому-передачі підзвітної об’єкта. Якщо ж розглядати 753 статтю ЦК, то первинними документами можуть виступати акти одностороннього характеру.
Оформлення документації у бухгалтерському обліку
Важливо розглянути окремі випадки, які часто зустрічаються при оформленні документації.
Відмова від використання печаток. Основним призначенням друку є посвідчення підпису, поставленого відповідальною особою. З 2015 року підприємства печатку ставити не зобов’язані. Інформація про печатки повинна відображатися в Статуті організації (82-ФЗ). Печатка необхідна лише у випадках, встановлених федеральними нормативними актами.
Вона повинна бути на наступних документах: подвійні складські свідоцтва, акти про виникнення нещасних випадків на виробництві, документах, наданих до органів митниці, довіреності, що дозволяє представляти інтереси юридичної особи у судових інстанціях.
Обов’язковим реквізитом друк не є, однак її присутність може передбачатися формою документа первинного обліку, яка затверджена керівником господарюючого суб’єкта.
Документи, складені іноземною мовою. До обліку можуть бути прийняті документи виключно російською мовою. Якщо документ складений на іншій мові, то повинен бути переклад на російську мову, причому він повинен бути построчным. Засвідчення перекладу не потрібно за винятком випадків, обумовлених Гаазької конвенції:
402-ФЗ допускає оформлення первинних документів господарюючими суб’єктами не лише в паперовому, а й в електронному вигляді.
В електронному документі повинні міститись усі обов’язкові реквізити, встановлені для облікових документів, а також електронний підпис.
Електронні підписи бувають трьох різновидів – прості, посилені некваліфіковані, посилені кваліфіковані. На думку Мінфіну, може використовуватися будь-яка з цих трьох підписів.
Доручення на підпис документів первинного обліку
У співробітника організації є право підпису, якщо складено один з наступних документів:
Якщо порівнювати з наказом, який дає право підпису, довіреність може видаватися особам, які не є співробітниками організації не є. За угодою сторін для підпису первинних документів може застосовуватися факсиміле (стаття 160 ЦК).
Графік здійснення документообігу в бухгалтерському обліку
Під графіком документообігу розуміється опис, яке може мати вигляд таблиці або схеми, процедур створення, руху, обробки, зберігання облікових документів. Затверджено графік може як додаток до облікової політики або як локальний нормативний акт. У другому випадку облікова політика повинна містити посилання на цей акт.
Графік документообігу повинен обов’язково відображати:
Журнал з обліку первинної документації
Ведення такого журналу є швидше правилом раціонального ведення документообігу, а не бухобліку. Він необхідний для реєстрація облікових документів – вхідних і вихідних первинних документів. Фахівці радять вести подібний журнал і в тих випадках, коли бухгалтерський облік ведеться без застосування спеціалізованих бухгалтерських програм.
Приміром, при використанні 1С журнал документації можна сформувати і вивести на друк при першій же необхідності. Так, реєстр документів надходження відобразить документи постачальників, а реєстр касових документів, відповідно документацію по касі підприємства.
Бухгалтерський облік, на відміну від податкового, допускає відображення фактів господарської діяльності при відсутності документів первинного обліку, але тільки в тому разі, якщо пізніше вони все одно надійдуть.
У цьому випадку факти господарської діяльності повинні відображатися в обліку з використанням оцінного значення. Коли документ надходить, його сторнування не здійснюється. Слід лише скорегувати дату його надходження.
Даний підхід регламентується 21/2008-ПБО, 119н-П Мінфіну, АКПИ16-443-Р ВС.
Винятком з даного порядку виступають документи, що стосуються посередницьких угод. Посередник зобов’язаний передавати всю документацію. У випадках, коли звіт за вчиненим правочином оформлений з допущенням помилок або неточностей, довіритель має право висувати заперечення протягом 30 діб з моменту його отримання (999, 1008 статті ЦК).
Зберігання та знищення документів бухобліку
Порядок зберігання первинки визначається 558-П Мінкультури. Загальний період зберігання документації, у відповідності з 402-ФЗ “ПРО бухгалтерський облік”, стаття 9, становить 5 років. Відповідає за організацію зберігання документації керівник підприємства.
Деякі документи повинні зберігатися протягом більш тривалого періоду:
Якщо строк зберігання внутрішніх облікових документів закінчився, їх можна знищити. Рішення про можливість знищення повинна приймати експертна комісія, створювана кожен рік або діє постійно. За результатами діяльності такої комісії повинен бути складений акт, в якому відображається список документів, що підлягають знищенню.
Ліквідувати документацію підприємство може власними силами або передавши її для цього спеціалізовану організацію.
Відповідальність за зберігання первинки
Штрафні санкції передбачаються за грубі порушення вимог до бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Одним з найбільш грубих документів є відсутність у господарюючого суб’єкта обов’язкових первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку, бухгалтерської звітності, аудиторського висновку.
При виявленні подібних порушень накладаються штрафи в таких сумах:
