Поняття про зовнішніх і внутрішніх потоках документів
Крім вхідної та вихідної інформації в організації можна виділити внутрішню, тобто інформацію, яка створюється і використовується тільки всередині самої організації. Ця інформація може мати певну ступінь секретності і не бути загальнодоступною навіть всередині одного підрозділу. Обмін листами між підрозділами однієї організації зазвичай не прийнято. Для документального спілкування використовуються так звані службові записки (доповідні, пояснювальні записки, довідки), що підписуються керівниками підрозділів. Крім службових записок в організації функціонують накази, вказівки, довідки, технічна документація та інша документація.
Внутрішній документопотік з цих причин має бути чітко відрегульований, щоб секретна інформація не потрапляла в місця загального доступу, навіть у вигляді уривків або частин. Тому внутрішня інформація не призначена для виходу за межі організації, а іноді і за межі одного підрозділу. У цьому разі така інформація передається з підрозділу в підрозділ тільки з дозволу керівника підрозділу та обов’язково фіксується при передачі (навіть в архів організації) в спеціальних журналах із зазначенням отримав і підтвердженням його повноважень на отримання (допуск до роботи з документами).
