Що таке документопотік
Документопотік – це рух документів між пунктами створення інформації, пунктами обробки інформації, пунктами зберігання інформації і безпосередніми користувачами інформацію. Документопотоки дуже сильно відрізняються по вигляду документів та їх змістом, режиму і циклічності, способів руху і т. д.
Документопотоки в організації (маються на увазі й підприємства теж) за напрямом поділяються на вхідні та вихідні. Кожен вид потоку необхідно відокремлювати один від одного, щоб уникнути помилок і плутанини в роботі з документами.
Вхідний документопотік складають приходять в організацію документи поштою, електронною поштою, принесені навмисне (кур’єрами). Документи при вході обов’язково повинні сортуватися, непотрібні – віддалятися в сміття. Потрібні або можливо потрібні документи повинні фіксуватися в журналах (паперових або електронних) із зазначенням дати надходження, найменування документа та його реквізитів (дати документа, найменування відправника і т. д.), підрозділи організації, в яке відправлений документ.
Вихідний документопотік становлять документи, створені і оформлені або оброблені в організації. Всіх вихідних документів обов’язково присвоюється порядковий номер, вони перевіряються на наявність необхідних реквізитів та правильність їх, вони повинні фіксуватися в журналах із зазначенням дати (як правило, це дата підписання документа), вихідного номера і коду підрозділу, який підготував документ.
При неможливості обробки документопотоку відразу ж (його різкому збільшенні) необхідно збільшувати штат оброблювальних документи співробітників, щоб уникнути помилок і зволікань, обходяться організації часто дуже дорого.
Види документопотоків можуть бути самі різні, все залежить від виду діяльності організації і методів її роботи.
Для великих організацій та підприємств правильно вибудуваний документопотік так само важливий, як і потік матеріалів або випущеної продукції. Для великих потоків документів розробляються і застосовуються навіть документаційні технологічні процеси.
