Обсяг документопотоку
Обсяг документопотоку – це кількість документів (як оригіналів, так і копій), яке може бути виражене як кількістю самих документів, так і кількістю аркушів, знаків, кількістю виконавців та осіб, з якими документ узгоджується. Наприклад, кількість організацій-партнерів, з якими потрібно погодити договір, або з якими потрібно його підписати.
Обсяг документообігу організації включає загальна кількість документів у всіх потоках.
Удосконалення роботи з документопотоками в організації
Для вдосконалення цієї роботи необхідне дослідження всього процесу діловодства, встановлення чітких рекомендацій, які роблять процес технологічно грамотним: прибирати дублювання при роботі з документами, виключати узгодження документа підрозділами, що не мають до нього відношення. Чим більше документообіг, тим більше завантажений управлінський апарат організації, або хоча б більша частина.
Одним з головних моментів покращення роботи персоналу з документами є рівень його професійної підготовки на всіх етапах руху документопотоку, оптимальна завантаженість персоналу роботою, чітка регламентація роботи з документом в кожному підрозділі.
Регламентація та стандартизація при великих документопотоках дають можливість застосування механізації і автоматизації діловодства, знижують чисельність працівників, які працюють з документами, до оптимальної кількості.
На жаль, відомості про обсяги документопотоків зазвичай занижені, що пов’язано з недосконалими методиками обліку.
