Планування проекту – це… Етапи та особливості процесу, розробка та підготовка плану

У ході планування приймаються рішення якісного та кількісного характеру, що дозволяють досягти в перспективі цілей організації. Причому в ході такої роботи вдається визначити саме оптимальні шляхи. Планування проекту – це розробка точної схеми, по якій буде проводитися розвиток організації. Це дозволяє продумати всі деталі, вибрати шляхи вирішення завдань і досягти поставлених цілей. Як проводиться така робота, буде розглянуто далі.

Призначення планування

Планування проекту – це важливий процес в управлінні бізнесом. Він дуже важливий, тому практично кожна компанія сьогодні виконує цю роботу. На неї потрібно витратити певний час і ресурси, але це себе виправдовує.

Від якості планування в процесі управління проектами залежить їх подальша реалізація. У ході подібної процедури проводиться ініціація, в ході якої затверджується статут, реєстр учасників, вибирається стратегічний напрямок для подальшого розвитку.

Спочатку виробляється черговість основних дій. Після їх затвердження опрацьовуються деталі.

Позначивши концепцію майбутнього проекту та основні стадії його просування, керівництво зможе відкоригувати всі його етапи, вибрати оптимальні шляхи для досягнення поставлених цілей.

Планування проекту – це важливий процес в управлінні. Він дозволяє згодом виконувати моніторинг, своєчасно корегуючи рух на шляху розвитку. Фактичні показники порівнюються з плановими, що розкриває інформацію про ступінь виконання поставлених завдань. У ході проведення контролю постійно беруть до уваги оновлювану інформацію з зовнішніх і внутрішніх джерел. Строки, встановлені в плані, умови і показники можуть мінятися, так як вони повинні відповідати реальній обстановці.

Планування безпосередньо впливає на всі процеси проектного управління. Тому його виконує кожна організація. Неможливо керувати чим-небудь, якщо немає чітко встановленої послідовності дій. Ці етапи є завданнями, виконання яких веде до досягнення мети. Якщо щось починає йти не так, як планувалося, менеджер виявляє причини таких явищ, приймаються рішення про правильні дії в обставинах, що склалися.

Процес планування являє собою початкову стадію життєвого циклу проекту. Без цього неможливо досягти бажаного результату.

Завдання планування

Планування цілей проекту передбачає розробку системи задач, які, подібно сходами, що ведуть до їх досягнення. Представлена робота дозволяє визначити ще до початку роботи, може обраний вид діяльності принести прибуток. Кожен інвестор прагне вкласти свої кошти в найбільш вигідний, прибутковий проект. Окреслити основні параметри і результати майбутньої діяльності, вибрати адекватні, реальні шляхи по їх досягненню вдається в ході планування.

Щоб робота була продуктивною, організація повинна буде вирішити спектр завдань. Якщо в ході розрахунків виявиться, що результат такої діяльності негативний (компанія отримає збиток), недостатньо високий, потрібно виявити причини такого явища. Внісши певні корективи, вдається підвищити результативність проекту. Поправки можуть вноситися на кожному етапі виконання поставлених завдань. Вони можуть бути наступними:

Деталізація, уточнення мети (або цілей) проектування, визначення бажаного результату заходи.
Визначення обсягу і складу майбутніх робіт.
Оцінка строків проведення кожного етапу.
Розрахунок бюджетної вартості проекту.
Складається календарний план, а також прораховується бюджет кожної фази.
Визначається потреба в ресурсах. Розрахунок роблять для кожної фази проекту та діяльності організації в цьому напрямку в цілому.
Складається план матеріально-технічного забезпечення.
Виконується оцінка ризиків, створюється методика правильного реагування при виникненні небезпечних ситуацій.
Деталі заходу детально роз’яснюються інвестору.
Деталі узгоджуються з усіма учасниками процесу.
Між виконавцями і керівниками розподіляється відповідальність за проведення робіт та виконання поставлених завдань.
Уточнюються планові взаємодії, управлінські процедури планування.

Управління проектами і планування проекту тісно взаємопов’язані. Тільки послідовне виконання поставлених завдань в обумовлені строки та в повному обсязі може гарантувати досягнення мети, отримання прибутку в процесі діяльності компанії.

Основні процеси

У процесі організації планування проекту виконується ряд обов’язкових та додаткових дій. Незалежно від діяльності організації, вони застосовуються в ході створення загальної стратегічної концепції. До обов’язковим процесів належать такі:

Опис і подальше документування всіх планових завдань, змісту проекту.
Визначення основних етапів проекту, подальша їх деталізація.
Складання розрахункового кошторису. Підраховується загальна вартість усіх ресурсів, необхідних для виконання проекту.
Складання покрокового плану дій, виконання якого призведе до досягнення поставлених цілей.
Описується послідовність робіт.
Визначаються залежно технічного характеру, а також обмеження на проведені роботи.
Розрахунок часу, необхідного для виконання кожного етапу роботи, визначення трудовитрат та інших ресурсів, які будуть потрібні на кожному етапі виробничого циклу.
Визначення типу, набору ресурсів, а також їх обсягу.
Вказівка реальних строків виконання роботи, якщо ресурси будуть обмежені.
Створення бюджету і прив’язка кошторисних витрат для кожного виду роботи.
Створення готового плану.
Збір результатів інших дослідницьких робіт в ході проведення проектування, компонування планових величин в одному документі.

В ході планування і розробки проекту ці дії виконуються обов’язково.

Допоміжні процедури

У ході планування реалізації проекту деякі процеси можуть і не знадобитися. Тільки при виникненні необхідності в них менеджер включає їх у загальний список. До таких допоміжних процесів відносяться наступні:

Планування стандартів якості, встановлення гранично допустимого діапазону. Також обумовлюються шляхи досягнення необхідного рівня характеристик готової продукції.
Планування в організації, яка передбачає розподіл функціональних компетенцій, відповідальності і субординації між усіма учасниками проекту.
Підбір персоналу з відповідним рівнем кваліфікації, досвідом роботи, діяльність яких дозволить реалізувати проект в максимально короткі терміни. У деяких випадках потрібне формування злагодженої роботи команди.
Встановлення комунікацій для забезпечення членів проекту потрібною інформацією.
Визначення різновидів ризиків проекту, їх оцінка та документування. Це дозволяє ідентифікувати і усунути ще на етапі планування чинники невизначеності, оцінити ступінь їх можливого впливу на проект. На цьому етапі проводиться розрахунок як сприятливого, так і несприятливого сценарію розвитку ситуації в ході реалізації обраної стратегії.
Планування логістичних процедур. Точно зазначається, яку сировину, інші необхідні матеріали і ресурси будуть закуповуватися у зовнішніх організацій, в якій кількості, а також з якою періодичністю будуть виконуватися поставки.

У ході планування процесів проекту можуть знадобитися і інші дії. Це залежить від цілей, які переслідує організація в ході виконання своєї роботи.

Етапи планування

Виділяють 4 основних етапи планування проекту. Їх запропонувала консалтингова компанія Booz Allen & Hamilton.

Стандартна модель планування виглядає наступним чином:

Етап 1. Формування цілей

Ставляться цілі двох типів. Вони можуть бути формальними або реальними. У першому випадку висуваються критерії для визначення корисності проекту. Формальні цілі випливають з мотивації управлінців. Реальні цілі являють собою шляхи, за допомогою яких можуть досягатися формальні цілі.

Етап 2. Аналіз проблем

В ході цього етапу планування визначається реальний стан організації. Далі робиться прогноз про її подальший стан. Після цього проводиться визначення існуючих проблем, для чого протиставляються системи цілей результатами прогнозного аналізу. Це дозволяє в підсумку структурувати проблеми.

Етап 3. Пошук альтернатив

Це варіанти рішень, які виключають одне одного.

Етап 4. Оцінка альтернатив

Визначається прийнятність кожного з існуючих варіантів розвитку подій. Оцінюється ефективність, ступінь ризику кожного рішення, після чого приймається відповідне рішення. Оптимальна альтернатива повинна бути не тільки реалізованої, але і законною, дозволяє максимально наблизитися до поставленої мети. При цьому враховують існуючі обмеження в часі, ресурсах і т. д.

Створюючи проект планування територіального, виробничого чи іншого типу, обов’язково застосовують його в подальшому для зіставлення реальних результатів з плановими. Це дозволяє управляти просуванням до спільної мети, своєчасно вносити відповідні коригування.

Календарне планування

Варто відзначити, що календарне планування проекту будується за дещо іншою схемою. У ній виділяється 5 основних етапів:

Визначення робіт та написання їх у вигляді списку. У деяких випадках менеджери допускають помилки, не вказуючи відразу всі процеси. Щоб виключити таке явище, рекомендується застосовувати метод послідовної декомпозиції в ході визначення майбутніх робіт.

Для кожної виділеної позиції визначається черговість і тривалість. Це залежить від технологічних особливостей майбутньої роботи. Для цього також застосовується методика декомпозиції, яка доповнюється експертними оцінками. Це дозволяє точно визначити планову тривалість кожної операції. Для цього можна застосовувати методику “мозкового штурму”, що дозволяє розглянути особливості технології з різних точок зору.

Визначається тип ресурсів та їх доступність. Це можуть бути фінанси, матеріали, праця, інформація тощо. Графік виконаних робіт співвідноситься з графіком матеріально-технічного забезпечення, фінансування і т. д. Всі етапи повинні бути взаємопов’язані, складати безперервний процес. Це дозволяє уникнути збоїв у процесі виробництва. При цьому окремого розгляду вимагають дефіцитні ресурси. Вони більшою мірою визначають тривалість і послідовність всього спектру майбутніх робіт.

Встановлюються обмеження ззовні. До таких належать сезонність виробництва, технологічність поставок обладнання, інші зовнішні фактори.

Створюється система реагування на виникаючі ризики в ході управління проектом. Планування проекту починається з їх аналізу. Для найбільш ймовірних і небезпечних загроз розробляються відповідні заходи реагування.

Принципи планування

У ході планування бізнес-проекту менеджер повинен дотримуватися певних принципів. Основними з них є:

Цілеспрямованість. Реалізація проекту переслідує чітку кінцеву мету, не розпорошуючись на несуттєві завдання.
Системність. Управління майбутнім проектом має бути цілісним, комплексним. При цьому враховуються особливості його розвитку та складання. У деяких випадках проект може бути розбитий на підсистеми. Вони будуть також взаємопов’язані. При цьому зміни в одній системі спричиняє зміни в іншій структурі. Розбивка проекту на кілька частин дозволяє відстежити внутрішні зв’язки і взаємодії елементів, вибрати найбільш ефективну їх структуру. Оцінка реалізації проекту в цьому випадку може бути дана з точки зору якісних і кількісних процесів.
Комплексність. Явища розглядаються з точки зору їх зв’язку і залежності. Для цього застосовують різні методи, підходи до управління.
Забезпеченість. У ході планування робіт проекту передбачається укомплектованість всіх заходів потрібними ресурсами.
Пріоритетність. Основна увага при розробці проекту приділяється основним, найважливішим завданням. Їх визначення залежить від загальної концепції розвитку в перспективі.
Економічна безпека. Розраховується ступінь збитків і втрат, які несе організація у разі нездійснення задуманого події. Ризиків уникнути зовсім не можна, але потрібно оцінювати їх і приймати обґрунтовані рішення в цьому напрямку.

Структуризація проекту

У ході планування робіт проекту потрібно виконувати структурування. Ієрархічна послідовність робіт передбачає поділ усього проекту на окремі частини. Це дозволяє деталізувати комплекси на різних рівнях. Такий підхід спрощує управління процесом.

Структурування дозволяє виконати наступне:

Визначати спектр робіт по досягненню цілей проміжного типу.
Контролювати ступінь просування проекту, оцінювати можливість досягнення всіх цілей.
Звітність складається за оптимальною структурою.
Встановлюються контрольні точки, за допомогою яких оцінюється просування проекту.
Відповідальність правильно розподіляється між виконавцями.
Всі члени команди отримують об’єктивну, зрозумілу інформацію про цілі та завдання проекту.

Помилки при структуруванні

Деякі менеджери допускають в ході структурування помилки, що негативно відбивається на досягненні поставлених цілей. Основними з них є наступні дії:

Стадія структуризації пропускається взагалі. Менеджер переходить відразу до пошуку вирішення проблем поточного періоду.
Використовуються тільки організаційні підрозділи, що не враховуються кінцеві продукти або застосовувані ресурси.
Структурування не охоплює цілком весь проект.
Елементи структури повторюються.
Не проводиться інтегрування структур у відповідності з особливостями підготовки проектної документації та фінансової звітності.
Структура деталізується надмірно або недостатньо.
Окремі елементи проекту не піддаються обробці на комп’ютері.
Не враховуються нематеріальні кінцеві продукти (сервіс, послуги тощо).