Діловий лист англійською: зразок складання, типові фрази

Діловий лист є коротким офіційним документом із заданою структурою. Воно має певний формат. Вміння писати може стати в нагоді при різних обставинах. Від подачі заяви на роботу до написання подячною записки або відправлення вибачень. У цій статті буде докладний опис, як писати ділове лист + зразок англійською мовою. Важливо, що оформлення і будова ділового листа залежить від його виду.

Основні види ділових листів

Листи про продаж, комерційні (Sales Letters). Пряма розсилка, яка використовується, щоб розповісти своїм потенційним клієнтам про те, що їм пропонують, які послуги та умови. Лист розкриває переваги співпраці і покликане зацікавити клієнта.

Листи про діловому реченні (Business Proposal Letters). Пропозиція про угоду або партнерство. У листі йдеться про те, що отримають обидві сторони від угоди, які переваги і вигода.

Відправка запиту (Making an Inquiry). Лист містить у собі запит на надання додаткової інформації про продукт або послугу у вигляді брошур, каталогів, телефонних контактів і т. д.

Відповідь на запит (Replying to an Inquiry). Успішний відповідь на запит може допомогти вам завершити продаж або призвести до нових продажу. Клієнти, які роблять запити, зацікавлені в конкретній інформації.

Бізнес привітання (Business Congratulations). Якщо хтось із ваших колишніх колег або знайомих відкрив новий бізнес або отримав підвищення, то написати лист — це чудова можливість привітати його.

Лист про звільнення (Resignation Email). Інколи за збігом обставин доводиться відправляти електронний лист замість дзвінка або особистої зустрічі. Професійно і ввічливо написане лист допоможе вам залишитися в хороших відносинах з роботодавцем.

Лист подяки (Thank you Letter). Якщо бізнес-партнер надав вам допомогу або клієнт порекомендував комусь ваші послуги, то такий лист — це хороша можливість сказати спасибі. Подячний лист на додаток до демонстрації вашої вдячності може посприяти вашій кар’єрі, допомогти отримати пропозицію про роботу і зміцнити відносини з клієнтом або постачальником.

Лист з вибаченнями (Apology Letter). Приносити вибачення може здатися складним кроком, але, впоравшись з цим, ви обов’язково проведете гарне враження. Вибачення можуть бути принесені як від власного імені, так і від імені компанії.

Пред’явлення претензії (Making a Claim). Ці листи використовуються для пред’явлення претензій у зв’язку з незадовільною роботою або продукцією компанії. У разі якщо замовник не задоволений роботою підрядника, він пише листа з вимогами виконати роботу більш якісно.

Супровідний лист (Cover Letter). Вони вкрай важливі при подачі заявки на нову посаду. Вони повинні включати короткий вступ, виділяти найбільш важливу інформацію у вашому резюме і переконувати потенційного роботодавця, що ви добре підходите для цієї роботи.

Правила написання ділового листа

Текст листа повинен бути прямим і коротким.
Інформація в тексті повинна бути достовірною.
Небажано використання скорочених слів.
Відсутність виправлень і закреслень.
Сенс не повинен бути двояким.
Неприпустимо використання сленгу.
Звернення повинно бути ввічливим.

Також якщо ви пишіть електронний лист:

Зверніть увагу на вибір розміру, кольору шрифту. Переконайтеся, що ваш лист написано простим і професійним шрифтом. Інакше адресат може навіть не виділити свій час на прочитання такого листа. Занадто маленький або незрозумілий шрифт може призвести до того, що ваш лист так і залишиться непрочитаним.
Найбільше підійдуть шрифти Times New Roman, Cambria, Calibri, Arial, Courier New.
Рекомендований розмір шрифту — 10-12. Розмір залежить від того, наскільки довго ваше повідомлення. Намагайтеся, щоб лист вміщається на одній сторінці.
Уникайте виділення жирним шрифтом, підкреслень та курсиву. Такі листи можуть бути незручними для читання.

Перед тим, як відправити лист, перевірте його на грамотність і орфографічні помилки, оскільки їх наявність може відштовхнути одержувача. Переконайтеся, що всі особові імена і назви компаній написані правильно. Для легкості читання і сприйняття інформації розбивайте текст на абзаци.

Структура листа

Почніть лист з офіційного привітання.
Можна використовувати посилання на попередній контакт або спілкування.
Далі вкажіть причину вашого листа.
В основній частині повідомте суть проблеми з необхідною аргументацією.
У заключному абзаці підсумуйте сенс написаного і завершіть лист.
Виразіть вдячність одержувачу за прочитання листа.
Внизу поставте ваш підпис і зазначте дату.

Як звертатися до одержувача в діловому листі англійською? Зразок

Ваше звернення до одержувача безпосередньо залежить від ваших з ним стосунків. Якщо ви вже знайомі з людиною особисто багато років, то доречно буде використовувати тільки його ім’я. В іншому випадку використовуйте Mr., Ms. чи Dr.

Не рекомендується використовувати фрази неформального привітання, такі як Hello або Hi (привіт), Greetings (вітаю), Good Morning (доброго ранку), Good Evening (добрий вечір). Використовуйте особисте привітання, яке включає в себе ім’я, прізвище або посаду отримувача. Наприклад: Dear Mr. Dawson (шановний містер Доусон), Dear Manager (шановний менеджер).

Якщо ви пишете цього контакту вже не перший раз, то доречно буде додати яку-небудь фразу для ввічливості. Наприклад, I hope you are doing well.

Приклади офіційного звернення

Dear First name Surname (шановний ім’я та прізвище) – напр., Dear Josh Dawson.
Dear Mr. або Ms. Surname (шановний Mr./Ms. прізвище) – напр., Dear Mr. Dawson or Dear Ms. Dawson.
Dear Mr. або Ms. First name Surname (шановний Пан. або Ms. ім’я та прізвище). Напр., Dear Mr. Josh Dawson or Dear Ms. Jane Dawson.
Dear Manager (шановний менеджер).
Dear Sir or Madam (шановний пане або шановна мадам). Пишіть так, якщо ви не знаєте ім’я адресата.
To Whom It May Concern (для зацікавленої особи). У випадку якщо у вас немає інформації, кому конкретно адресується лист.

Як підписати ділове лист англійською? Зразок

Не знаючи людини особисто, доречно почати лист з Dear Sir або Dear Madam, а закінчити його, підписавши Yours faithfully First name Surname (з повагою, ім’я/ прізвище)

Фрази Yours sincerely або Yours truly, що перекладається як «Щиро Ваш», використовуються в тих випадках, якщо до цього ви звернулися до одержувача по імені або прізвища.

Як слід підписувати ділове лист англійською? Зразок подано нижче.

Оформлення адреси

Свою адресу і контакти потрібно вказувати у верхньому кутку праворуч. Там же, за бажанням вкажіть назву компанії, адресу, номер телефону. Якщо відправляєте лист від імені фірми, власне ім’я зазначати не слід.

З лівого боку вкажіть адресу одержувача. Він повинен розташовуватися нижче вашої адреси.

Зразок оформлення ділового листа англійською (адреси) виглядає наступним чином.

Оформлення дати

Строгих правил, вказуючи, в якому місці ставити дату, немає. Зазвичай її зазначають над або під адресою одержувача.

Важливо знати, що не у всіх країнах дати пишуться однаково. Наприклад, у Великобританії спочатку йде число, а потім місяць — 26 July, 2019. В Америці — навпаки. Приклад: July 26, 2019.

Радимо писати назву місяця літерами, так як це допоможе уникнути можливого нерозуміння.

Зміст листа

Будь офіційний лист варто писати просто і ясно. Не варто розписувати все на кілька сторінок (максимум 2-3 абзаци). Як ми знаємо, стислість — сестра таланту.

Для початку зрозумійте мета вашого листа: подяка, пред’явлення претензій, пропозицію про спільну роботу і т. д.

Є фраза, з якої зручно починати перше речення: I am writing…, після якої ви можете написати мета листа.

Приклади:

to inform you about — щоб проінформувати про;
ipso facto — по одній цій причині;
to recommend – порекомендувати;
to explain — роз’яснити;
to request – запит;
in this connection — у зв’язку з цим;
in reference — стосовно;
to remind you — нагадати;
to congratulate — привітати.

У наступному абзаці розкрийте суть і мета вашого листа. Уникайте використання зайвих слів і фраз. Висловлюйте свої думки дохідливо.

І в останньому абзаці ви можете написати про те, чого тепер чекаєте від адресата. Залежно від мети написання, це може бути вимога переробити роботу, пропозиція купити товар чи послугу, вислати більше інформації і так далі.

Завершення листа

Обов’язково подякуйте одержувача за прочитання і повідомте, що сподіваєтеся на його швидкий відповідь.

Корисні фрази:

Thank you for your interesting — дякуємо за ваш інтерес.
Please, let me know what you think — будь ласка, дайте мені знати, що ви думаєте.

Приклад листа

Як оформити лист-запит? Зразок у діловому англійському стилі виглядає так.

Це зразок написання ділового листа англійською у формі запиту. Воно відправляється компаніям, які, можливо, на даний момент не займаються активним пошуком нових співробітників. Таким образом ви отримаєте шанс показати своє резюме менеджера по найму. Завдяки листу роботодавець помітить, що ви зацікавлені в компанії і на певній посаді.

У разі якщо вони не планували наймати нових співробітників, лист допоможе вам залишатися в полі зору. Коли ситуація зміниться, вас розглянуть як кандидата.

Як писати електронне ділове лист?

Для початку необхідно знати декілька правил:

Ваша адреса електронної пошти повинен виглядати професійно і просто. Наприклад, ИмяФамилия@email.com або ФамилияИмя@email.com. Переконайтеся, що ваша електронна адреса не названий як-небудь так — krasotkalisa@gmail.com.
Також важливо, щоб листи були короткими. В середньому люди не витрачають більше хвилини на прочитання одного електронного листа. Для того щоб ваше повідомлення зацікавило адресата, і він дочитав його до кінця, пишіть тільки по справі.
Використовуйте рядок з темою, щоб переконати читача відкрити ваш лист. Не робіть його занадто довгою, а увімкніть більше ключових слів. Наприклад, якщо ви пишете лист про прохання прийняти на роботу, просто вкажіть посаду і своє ім’я з прізвищем.
Завершуйте лист професійно. Витратьте час, щоб підписати його правильно. Ваша підпис повинна містити ім’я та адресу електронної пошти. Також можна вказати номер телефону, свою посаду або адресу особистого веб-сайту.
І останнє правило — редагуйте. Перевірте кілька разів, щоб електронний лист було чітко написано і відредагований. Перед відправкою повідомлення перечитайте його і виправте всі орфографічні і граматичні помилки.

Що потрібно виключити з листа?

смайлики;
помилки і друкарські помилки;
незвичайні або кольорові шрифти;
зайву та непотрібну інформацію;
зображення;
сленг або скорочені слова.

Приклади написання різних видів електронних листів

Як писати ділове лист англійською? Зразки і шаблони допоможуть вам відформатувати і впорядкувати інформацію в листі. Але незважаючи на те, що зразки можуть бути гарною відправною точкою, не забувайте робити ваш електронний лист персоналізованим.

Ось так виглядає ділове електронне лист англійською мовою (зразок на фото):

Цей вид листи — привітання з відкриттям нового бізнесу. Ваші слова підтримки і визнання запам’ятаються одержувачу, а також, можливо, принесуть користь у майбутньому.

Ось як писати ділове лист англійською мовою. Зразок на фото.

Коли ви дякуєте людини, кажете, за що конкретно. Дайте адресату зрозуміти, що це не розсилка вдячних записок. Перерахуйте те, якими способами вам допомогли. Наприклад, Сюзанна дуже допомогла в організації конференції. У відповідь Мері пропонує свої послуги, якщо буде необхідність. Це показує, що її слова не порожні і вона дійсно вдячна за виконану роботу, що готова запропонувати щось натомість.

Співпраця

Для початку співпраці і подальшого розвитку партнерства необхідно написати перше повідомлення, яке буде містити вашу пропозицію або відомості про операцію. Професійне лист зацікавить фірму або клієнта і розташує до партнерства.

Так виглядає ділове лист про співпрацю англійською (зразок).