Правовий відділ
Жодна структура ЖКГ не обходиться і без правової підтримки. Нерідко юридичні задачі передаються КК стороннім компаніям. Якщо є правовий відділ, він займається оформленням договорів, розробляє їх проекти за різними напрямами. Крім цього, на правовий відділ покладено завдання по веденню позовів. Саме його фахівці розглядають скарги мешканців, готують відповіді на них, на апеляції. Спостереженням за тим, щоб документи міністерства ЖКГ і співробітники даного відділу відповідали нормам закону, також.
Деколи його називають юридичним.
Діловодство
Оскільки документообіг у таких закладах завжди дуже великий, важливість грамотного оформлення документації також залишається високою. З цієї причини тут працюють професійні секретарі, діловоди, деловоды, адміністратори та іншого роду управлінці.
Незалежно від того, як у конкретному закладі буде названа дана посада, фахівець буде реєструвати усі вхідні документи, оформляти та вихідні папери. Також їм буде заповнюватися архів, обов’язково ведеться і ділова переписка, часті телефонні переговори. У випадках, якщо ЖКГ не має потребу у великому штаті співробітників, всіма цими функціями можуть займатися диспетчери, паспортисти.
У будь-якій сфері діяльності, якою займається ЖКГ – у транспорті, електропостачанні, каналізаційному забезпечення – нерідко приходять заявки від мешканців. В такому разі завжди реєструється прийом заяви. Прописується і звіт про зроблених діях, формуються протоколи.
Як правило, для фіксації такої інформації призначається окремий журнал. До його оформлення висуваються суворі вимоги аж до того, як саме він повинен бути прошитий.
Щоб діловодство йшло простіше, важливо попередньо вжити заходів щодо підготовки макетів документації. Приміром, зазвичай співробітники служби користуються готовими бланками і формами звітів.
