Організаційні процеси – це процес виконання роботи згідно з планом, який розпадається на три етапи. Поділ роботи, групувати в окремі блоки (відділи, сектори) і координація окремих груп.
Три приклади процесу
Можна виділити такі приклади розподілу процесів:
- Поділ роботи на окремі етапи. У такому випадку різні види робіт відводяться на окремого працівника відповідно до його кваліфікацією, вміннями та досвідом.
- Групування роботи за окремими блоками. Під окремими блоками мається на увазі сектор, відділ чи підрозділ, в якому група працівників однієї кваліфікації працює над певним проектом. При такому розподілі робота відбувається швидше.
- Координація роботи – це рішення конфліктів і побудова механізму, уникає їх.
Етапи процесу
Організаційний процес можна розділити на кілька етапів:
- Поділ роботи.
- Групування завдань.
- Координація роботи.
Але їх можна виявити набагато більше. Це залежить від самої організації та її діяльності.
Поділ роботи
Перший крок в організаційному процесі, при цьому відбувається розподіл роботи між працівниками у відповідності з їх кваліфікацією і навичками. При цьому керівництво повинно слідкувати за тим, щоб окремий працівник не робив більше або менше роботи, ніж його колеги. В основі принципу розподілу лежить уміння розподіляти робочий час співробітників. А також те, щоб вони виконували лише ту роботу, яку вміють робити найкраще.
Це дозволить зменшити час від переходу між операціями, скоротити навчання (так як працівники виконують тільки те, що вже вміють). Також поліпшується оснащення та інструменти. Існує небезпека цієї спеціалізації – монотонність праці. Вона позбавляє працівника творчих навичок та виявленні їх під час роботи. Щоб цього уникнути, менеджери найчастіше використовують два методи
Розширення поля діяльності – це надання співробітнику можливості комбінувати і робити відразу кілька робіт за його вибором. Це також може розширити виконувані завдання. Збагачення праці – це надання співробітнику самостійного контролю за просувається роботою.
Правильна групування завдань для подальшого виконання
Етап організаційних процесів компанії передбачає під собою створення різних блоків (підрозділів і секторів), які відповідають за окремі завдання. При цьому досягається максимальна працездатність і швидкість вирішення тих чи інших проблем. Як правило, в один відділ об’єднуються ті, хто робить одну і ту ж роботу.
Так відбувається розподіл роботи у дрібних організаціях.
Такі організації ділять виробничі відділи по їх функціональному ознакою. Тобто за різновиду виконуваної роботи. Кожен віце-президент окремого відділу відповідає за певну діяльність компанії – продаж і маркетинг, транспортна діяльність та фінансові операції. Також деякі сегменти можуть бути розділені ще на 2-3 відділу.
На цій схемі зображено розподіл у великих організаціях.
Рівні віце-президента сформовані за типом виробництва підприємства. Нижній рівень сформований за геополітичним розташуванням. Останній рівень організований за діяльністю одного з напрямів. Це основні види організаційних процесів. Спрощено це виглядає так, як на схемі.
Контроль роботи
Координація робіт організацій дозволяє контролювати і направляти в правильну сторону співробітників на попередніх етапах. Робиться це для того, щоб робота виконувалася правильно, у строки та згідно з планом. Координація може здійснюватися через систему підпорядкованості. Також є інший тип – вертикальний. Тут контроль поділяється на окремі ланки, що підносяться одна над одною.
Наприклад, менеджер контролює звичайних співробітників. А його роботу контролює понад вище керівництво. Чим більше кількість співробітників, тим менше треба менеджерів, з-за цього інформація швидше доходить до керівництва. Але через меншу кількість співробітників президенту доведеться вирішувати більше конфліктів на виробництві.
Є і ще один метод координації – ринковий, самий ефективний і сильний. Ринок – яскравий приклад взаємодопомоги при вертикальної координації. Тут не вимагається вища централізоване керівництво, ринок є найбільш владним для виробника і споживача. Для деяких компаній ринок є найбільш вигідним методом координації.
Чим цей тип роботи відрізняється від інших?
Організаційний розвиток – вид діяльності, який має впорядкувати процеси виробництва та управління на підприємствах. Його концепція з’явилася на засадах психології та соціології, які повинні були на практиці вирішувати утворилися конфлікти. Цей термін був введений Робертом Блэйком у 1946-1949 рр. в корпорації ” ESSO (в даний час Exxon).
Головна відмінність цього процесу від інших типів роботи з співробітниками полягає в тому, що організація розглядається цілісно, з усіма взаємодіючими елементами. Системний підхід полягає в послідовності розгляду функціональних, структурних, технічних і особистісних взаємин у рамках організації. Також програми цього типу роботи полягають в аналізі функціонування і проблем, пов’язаних з нею.
Мета таких рішень полягає у збільшенні ефективності виробництва. Концепція організаційного розвитку була створена для того, щоб підприємство активно й стабільно розвивалося. Тому в його назві є слово “Розвиток”. А зростання відбуватиметься не за рахунок “поштовхів” або “імпульсів”, а за рахунок внутрішніх ресурсів. Чого в першу чергу намагаються домогтися фахівці в області організаційного розвитку?
Насамперед балансу між витрачає ресурсами і продаваної продукцією, а також окупністю цих самих товарів. А також розвитку підприємства, його зростання і згуртованість команди всередині організації. Результати роботи цих фахівців полягають у наступному:
- готовність команди або персоналу до локальних або глобальних змін;
- позитивне ставлення працівників один до одного, а також розвиток взаємодопомоги між ними;
- оптимізація організаційної й функціональної структур підприємства;
- досягнення загального задоволення від роботи на підприємстві.
Робота такого фахівця дуже складна і, як вже писалося вище, ґрунтується на психології і соціології. Також після роботи цих людей керівники бачать поліпшення якості продукції, більш високу продуктивність, зміцнення позицій організації на ринку, зниження збитку кадрів, збільшення доходу і т. д.
Основні стадії, які проходять фахівці організаційного зростання
Організаційний ріст – безперервний процес, разделяющийся на кілька стадій.
- На першій стадії спеціаліст та керівництво усвідомлюють те, що потрібно змінити підприємство в тих чи інших структурах. Це усвідомлення може прийти в ті моменти, коли співробітники помічають ускладнення в роботі підприємства. Також важливо, щоб всі хотіли змінити компанію.
- На другій стадії після усвідомлення й появи бажання вирішити проблеми і змінити підприємство в кращу сторону фахівець починає роботу. Відбувається вирішення деяких проблем, а саме створюється система робочих взаємин для того, щоб виконати організаційні зміни.
- На третій стадії, після того як фахівець зможе потрапити у підприємства, він починає збирати інформацію про нього. Це дуже важлива діяльність і виконується строго по особливій техніці спеціаліста. Навіть якщо у фірми буде величезний обсяг інформації, вона не завжди може вказати на явні проблеми організації.
- На четвертій стадії після збору достатньої кількості інформації її потрібно буде аналізувати і вивчати. Цю стадію можна назвати діагностичної. Фахівець повинен винести “діагноз” і розпочати “лікування”, а також виконати організаційні зміни.
- На п’ятому етапі фахівця стануть зрозумілі усі проблеми, йому необхідно розробити план щодо їх ліквідації та подальшого уникнення. У цьому плані він використовує свої особливі техніки. Коли план складений, його потрібно почати виконувати. Фахівець повинен здійснювати спостереження за виконанням плану.
- Шоста стадія, вона ж завершальна. Після того, як організація змінилася в кращу сторону, потреба у фахівця відпадає. Іноді бувають випадки, що залежність компанії від фахівця стає надто великою, вона не може функціонувати без нього. Ці проблеми також вирішуються фахівцем.
Важливість організаційного зростання
Розвивається фірмі або в тій, яка знаходиться на межі банкрутства, потрібно ознайомитися з цим поняттям. А бажано найняти спеціаліста. Його робота буде коштувати грошей, але ті зміни, які він внесе в підприємство, стануть безцінними.
