Для керівництва будь-якої компанії завжди важливим є питання про те, яка повинна бути чисельність персоналу, щоб вона ефективно функціонувала. Багато підприємств змушені скорочувати працівників з-за витрат, що не завжди позитивно позначається на розвитку виробництва. Існує поняття оптимальної чисельності людей, при якій фірма може ефективно функціонувати.
Чим вище склад і кількість співробітників компанії, тим складніше ним керувати. Тому визначення оптимальної кількості працівників є важливим моментом.
Чисельність персоналу становить одну з найважливіших категорій для кадрового дослідження в компанії. Вона не повинна бути не вище і не нижче оптимального показника. Розглянемо, як її визначити.
Концепції, які потрібно приймати до уваги
Чисельність персоналу компанії є найважливішим кадровим показником фірми, який характеризує її стан. Дане поняття може бути конкретизовано концепцією облікового, явочного і середньооблікової кількості штатних одиниць.
Під категорією чисельності розуміють статистичний і економічний показники, що відображають кількість людей, які здійснюють трудові функції на фірмі і входять до складу різних категорій працівників.
Склад персоналу
Під структурою розуміють об’єднання її співробітників у групи і функціонують одиниці за різними ознаками. Виділяють наступні групи за складом, відображені в таблиці нижче.
Групи | Характеристика | Етап класифікації | Характеристика |
Непромисловий | Ті працівники, які безпосередньо не беруть участь у процесі виробництва продукції. Трудівники соціального сегмента | _ | _ |
Промислово-виробничий | Ті працівники, які зайняті у виробничому процесі | Керівники компанії | -низовий рівень (майстра); -середній (керуючі структурними підрозділами); -вищий (генеральний директор, заступники) |
| _ | _ | Службовці | Секретар, касир, табельник, експедитор. Всі співробітники з оформлення документації, фінансово-розрахункової роботи |
| _ | _ | Фахівці | Інженери, економісти, юристи, технологи, кадровики, бухгалтера і т. д. Виконання адміністративних, економічних, інженерно – економічних і юридичних завдань |
| _ | _ | Робочі | Ті, хто безпосередньо створює продукцію фірми, яка виробляє кінцевий товар, надає послуги. |
На структуру і чисельність персоналу можуть впливати такі фактори:
- Автоматизація та комп’ютеризація виробництва.
- Використання сучасних технологій.
- Застосування новітніх матеріалів.
- Організація виробництва.
Структура чисельності
У неї можна включити кілька категорій працівників:
- Обліковий склад.
- Співробітники, які здійснюють трудові функції за цивільно – правовими договорами.
- Сумісники.
Обліковий склад співробітників – це повністю всі працівники, які працюють на підприємстві: штатні, сезонні, тимчасові і т. п. Принциповим моментом є той факт, що у всіх них є запис у трудовій книжці. Кожен такий працівник враховується у складі лише однієї компанії. Також вважаються ті люди, які не вийшли на роботу з будь-яких причин. Коли розраховують зайнятість, вживають саме даний список. Якщо людина врахований у списковому складі, отже, він не є безробітним.
Для тих, хто працює за цивільно-правовими договорами, що укладаються угоди підряду або трудові угоди. Подібні працівники протягом звітного періоду можуть бути задіяні в декількох компаніях і вважатися повноцінними працівниками.
Їх кількість не можна визначити без урахування зовнішніх і внутрішніх сумісників. Зовнішні сумісники – це співробітники, які зазвичай знаходяться в переліку однієї компанії, а на півставки (відповідно до законів у сфері трудових відносин) зайняті на проектах в іншій організації. Внутрішні сумісники – це працівники компанії, які додатково виконують оплачувані завдання у власній організації.
При підрахунку середньої кількості людей роботу зовнішніх сумісників враховують по витраченому ними часу. Про те, в яку підгрупу включений новий чоловік, повідомляється у розпорядженні про прийом на роботу і в укладеному договорі з компанією. Сумісники і працюючі на договірній основі не включаються в список для визначення зайнятої частки персоналу для того, щоб не допустити повторного рахунку.
Види чисельності
Серед основних видів чисельності персоналу виділяють наступні:
- Планова.
- Нормативна.
- Штатна.
- Середньооблікова.
- Явочна.
- Фактична.
У таблиці відбиті основні види чисельності персоналу та їх характеристики.
Чисельність | Характеристика |
Планова | Може бути визначена факторами продуктивності праці і специфікою організації на ринку. Показник наближений до реальності |
Нормативна | Формується на основі норм праці в галузі та обсягу робіт |
Штатна | Формується з числа співробітників, які складаються в штаті без урахування сезонних і тимчасових працівників |
Середньооблікова | Визначають середнє число працівників за період |
Явочна | Тільки ті працівники, які в даний момент знаходяться на робочому місці |
Фактична | Чисельність реально працюючих співробітників в компанії |
Методики
Аналіз чисельності персоналу організації проводиться у кілька етапів, відображених у таблиці нижче.
Етап | Характеристика |
Порівняння чисельності та складу штату з організаціями – аналогами в галузі | Вивчають процентне співвідношення якісних і кількісних категорій складу. Визначають нормативне відношення до загальної чисельності персоналу |
Зіставлення темпів зростання прибутку і витрат на весь персонал компанії | Темпи зростання фонду оплати праці повинні бути нижче темпів збільшення продуктивності |
Перерахунок ієрархії в компанії | Можливість визначити зайві ланки в управлінні |
Аудит і ревізія кадрів | Аналітика кадрового складу за віком, стажем, статтю, рівнем освіти і т. д. |
Середньооблікова кількість працівників
Середньооблікова чисельність персоналу може бути визначена за формулою, поданою нижче:
СрЧ = (СрЧ1+СрЧ2+….СрЧ12)/12. Знаменник – кількість місяців у році.
де СрЧ1, СрЧ2 … – середньооблікова чисельність персоналу за місяцями року (осіб).
Для розрахунку показника СрЧ1, СрЧ2 і т. д. застосовують значення облікової чисельності по місяцях року з урахуванням святкових і вихідних днів.
Приклад розрахунку наведено нижче.
Вихідні дані:
- Чисельність на кінець грудня становить 10 осіб.
- З 11 січня прийнято ще 15 осіб.
- 30 січня звільнено 5 осіб.
Вихідні дані виглядають так:
- З 1 по 10 січня – 10 осіб.
- З 11 по 29 січня – 25.
- З 30 по 31 січня -20.
Розрахунок показників чисельності:
((10 днів*10 осіб) + (19 днів * 25 осіб) + (2 дні * 20 осіб))/31 = (100 + 475 + 40)/31 = 19,8 або округлено 20 осіб.
Планування
Під плануванням чисельності персоналу розуміють процес розробки планів по забезпеченню компанії необхідною кількістю кадрів.
Процес вирішує наступні завдання:
- Недолік робочої сили в компанії.
- Недолік кваліфікаційного складу для розвитку бізнесу.
Етапи планування відображені в таблиці нижче.
Етап | Характеристика |
Аналіз поточного положення справ | Виявлення відповідності працівників компанії існуючим вимогам |
Оцінка потреби у наймі | При дослідженні наступних напрямків: -вид роботи компанії; -особливості ринку; -обсяг виробництва; -управлінські завдання; -фінансові ресурси. Процес може бути здійснено у відповідності з тим, наскільки технічно оснащена фірма |
Формування нового складу | Безпосередньо сам процес залучення співробітників з допомогою найму |
Оцінка ефективності | Розрахунок показників ефективності залучення нових співробітників |
Нормативи
Існують різні нормативи чисельності персоналу. Серед них норми виробітку, норми обслуговування і т. д. Щоб знайти, скільки чоловік потрібно для реалізації певної трудової функції, вживаються розрахунки на підставі чисельності праці персоналу.
Опора на нормативи дозволяє планувати кількість і склад співробітників компанії, що практично призводить до рівнем продуктивності праці, який відповідає технічним характеристикам фірми.
Наведемо кілька варіантів розрахунку.
Спосіб 1. Узгодження із нормами виробітку. Вони визначаються як обсяг роботи (наприклад, кількість готової продукції), який команда (або співробітник з достатньою кваліфікацією) зобов’язана виконати у відповідності з наявними організаційними критеріями на одиницю робочого часу.
Спосіб 2. У відповідності з нормативом чисельності. Основою для цього розрахунку є фіксована кількість співробітників з певною кваліфікацією, необхідну для вирішення управлінських або промислових завдань. Головним недоліком використання цього нормативу є не дуже висока точність характеристик. Це пов’язано з тим, що при визначенні стандартів кількості співробітників враховуються лише звичайні обсяги. Чим складніше реальний робочий процес, чим більше він відхиляється від типового. Тому точність розрахунку зменшується.
Спосіб 3. Узгодження із нормами часу. Тут треба враховувати кількість часу, який витрачається на реалізацію одиниці промислового процесу працівником або командою.
Спосіб 4. В узгодженні з нормативами обслуговування. У цих розрахунках основою є кількість одиниць промислового обладнання (наприклад, верстатів, голів тварин), яке група службовців повинна обробляти протягом певного часу. Це правило практично таке ж, як і для працівників, які виконують функції послуг. Нерідко при підрахунку кількості працівників в організації (як звичайного, так і нормативного) показники чисельності персоналу є дробовими і потребують округлення. Отримані значення вживаються в якості доказів для прийняття різних управлінських рішень у сфері кадрової політики.
Оптимальна кількість співробітників
Для оптимального розрахунку чисельності персоналу в галузі виробництва застосовують інші методи.
Спосіб 1. Хронометраж. Для вимірів використовують секундомір і засікають, яку кількість часу займає кожний наступний крок робочого процесу. Потім всі придбані значення підсумовуються. Спосіб хронометражу використовують в основному менеджери виробництва, фінансисти і нормировщики. Головним недоліком способу є його трудомісткість і тривалість, особливо при значній кількості співробітників компанії.
Наприклад, середній час виробництва якої-небудь деталі можна обчислити лише після 30 замірів, під час яких дії здійснюють різні робочі. При всьому цьому точність вимірювань буде недостатньо високою. Швидкість роботи знижується у співробітників, які знають, що на даний момент за ними спостерігають. Інший мінус хронометражу – відсутність гнучкості. Якщо потрібно розрахувати швидкість виробництва тотожних деталей, які мають незначні відмінності, зробити це можна буде лише за допомогою вимірів для кожної з них.
Спосіб 2. Зіставлення з компаніями-суперниками. Оптимізація кількості працівників в організації проводиться також шляхом порівняння кількості співробітників у вас і у ваших суперників, користуються тими самими промисловими технологіями. Це надзвичайно швидкий спосіб, але він принесе свої плоди лише у тому разі, якщо надані реальні відомості про роботу конкуруючих компаній. Зіставлення також допомагає усвідомити, яке місце займає компанія на ринку, виходячи з переконань кількості працівників і продуктивності бізнесу.
Спосіб 3. Мікроелементного планування. В основі цього методу лежить припущення, що будь-яку робочу операцію можна звести до певної кількості простих дій, а час, що на них витрачається, вже відомо. Тоді для розрахунку нормативу буде потрібна лише сума підсумків вимірів. На підставі цих відомостей можна буде провести оптимізацію кількості співробітників в компанії. Нормування за допомогою мікроелементів операцій підходить лише для тих видів робіт, які виконуються вручну і складаються з циклічних дій. Щоб застосувати цей спосіб, необхідний фінансист, який пройшов спеціальне навчання.
Кількість допоміжних працівників
Для розрахунку чисельності персоналу в області допоміжних операцій застосовують метод факторного планування. Він досить трудомісткий. В даному випадку використовуються ключові критерії по кожному процесу та виробничої операції. Визначення ступеня впливу факторів на чисельність персоналу відбувається наступним чином: робочий процес ділиться на елементи, кожен з яких залежить від одного фактора. Результати такого нормування порівнюються з подібними значеннями в порівнянних підрозділах організації.
Висновок
Чисельність персоналу підприємства визначається тим, який характер діяльності властивий компанії, а також складністю технологічних процесів виробництва. На його значення надають автоматизація, механізація та інші фактори. На основі даного значення формується планова і нормативна чисельність.
Для будь-якої компанії управління персоналом відіграє найважливішу роль. Без відмінних професіоналів ніяка організація не зуміє вдало продовжувати свою діяльність. В наш час існує багато нових принципів організації виробництва. Однак реалізація цих можливостей залежить від службовців компанії, тобто від живих людей. Основне значення мають їх грамотність, знання, кваліфікація. Для досягнення компанією намічених цілей необхідне формування оптимального значення чисельності робочого персоналу.
