Одним з найбільш цінних ресурсів будь-якої компанії є персонал. Проте він досить дорогий. Тому вкрай важливо визначити таку кількість співробітників, при якому можна домогтися максимального економічного ефекту з найменшими витратами. Для цього застосовуються спеціальні методики і підходи. Визначення потреби в персоналі є однією з пріоритетних завдань менеджменту. Як виконується цей процес, буде розглянуто далі.
Види потреби в трудових ресурсах
Процес визначення потреби в персоналі являє собою систему збудованих комплексних заходів. Його завданням є досягнення конкретно поставлених цілей перед виробничим процесом. Це досить складна процедура, оскільки потрібно визначити не тільки кількість працівників, які будуть виконувати необхідні завдання, але і створити максимально ефективну систему виробництва. Тому персонал підбирають також у відповідності з їх кваліфікацією, досвідом. При необхідності проводяться навчання.
В організації планування повинно охоплювати кілька різних напрямків розвитку. У цьому випадку процес планування в галузі трудових ресурсів буде максимально ефективним.
Існують різні підходи і методи визначення потреби в персоналі. Найчастіше їх поділяють на 2 основні види:
- Перспективне. Цей підхід ще називають стратегічним. Він пов’язаний з майбутнім організації. Потреба в персоналі в цьому разі визначається згідно з обраним курсом діяльності організації. При цьому в довгостроковій перспективі прораховується не тільки кількість трудових ресурсів, але і рівень кваліфікації співробітників.
- Ситуативне. Таке планування дозволяє забезпечити виробництво необхідною кількістю ресурсів у найближчій перспективі. При такому підході приділяється увага плинності кадрового складу, а також досліджуються показники кількості відпусток, лікарняних, декретних та довгострокових відпусток, скорочення та інше.
Процедуру планування проводять безперервно в різні періоди часу. Так, подібна процедура може бути:
- Короткострокової – до 12 місяців.
- Середньострокові – від 1 року до 5 років.
- Довгостроковою – більше 5 років.
Також досвідчені менеджери проводять визначення якісної та кількісної потреби в персоналі. У другому випадку можна встановити точну кількість співробітників компанії. При якісній оцінці визначається потреба в персоналі певної кваліфікації.
Кількісна потреба
Визначення якісної та кількісної потреби в персоналі значно відрізняються. Планування проводиться в обох напрямках. При визначенні кількісних показників вибирається метод, за допомогою якого можна розрахувати оптимальну кількість співробітників у штаті. Визначення цієї величини проводиться в певних часових рамках.
Визначення кількісної потреби в персоналі відбувається за допомогою декількох основних показників:
- Спискова чисельність працівників. Це кількість працівників за списком на певну дату. При цьому враховується число вибулих і прибулих працівників в день проведення аналізу.
- Явочное кількість. Чисельність працівників, які перебувають у штаті компанії і які повинні з’явитися в цей день на роботу для виконання своїх трудових обов’язків. Якщо знайти різницю між середньообліковою і явочним кількістю, виходить показник целодневных простоїв через відпустки, відрядження, хвороби співробітників.
- Середньооблікова кількість працівників. Щоб відстежити кількість персоналу за певний період застосовується цей показник. Його використовують у ході розрахунку середньої зарплати, продуктивності праці, коефіцієнтів обороту, плинності кадрів і т. д. Якщо потрібно знайти середньооблікова кількість працівників за місяць або інший період, спискову чисельність за кожен день складають, ділять на кількість днів. При цьому враховуються вихідні, святкові дні. Якщо потрібно визначити середній показник за рік, підсумовують середня кількість працівників за кожен місяць. Отриманий результат ділиться на 12.
Для визначення представлених показників на виробництві ведеться облік облікового і явочного складу. При цьому джерелом інформації є накази про прийом на роботу і звільнення з займаної посади, про переведення, заміщення, тимчасовій відсутності працівника з поважних причин і т. д.
Щоб розрахувати кількість працівників на певну дату, застосовують різні методи визначення потреби в персоналі:
Якісні показники
Визначення якісної потреби в персоналі характеризується значними труднощами. Аналітик повинен визначити в ході такого дослідження не тільки кількість персоналу, але і ступінь професіоналізму, кваліфікації працівників, яких потребує організація.
Складність полягає в тому, що на даний момент не існує єдиної системи визначення якості праці, потенціалу співробітників. Існує тільки основний перелік характеристик і якостей, які визначають ступінь кваліфікації, вмінь працівника:
- Економічні. Визначають складність праці, який виконує працівник, його кваліфікацію, умови діяльності, стаж та галузеву належність.
- Особистісні. Наявність певних навичок, дисциплінованість, оперативність, сумлінне виконання своїх обов’язків, творчість і креативність.
- Організаційно-технічні. Технічне оснащення праці, його привабливість, рівень організації технології виробництва, раціоналізація.
- Соціально-культурні. Активність у соціальному плані, колективізм, моральний та загальнокультурний розвиток.
Визначення потреби в персоналі організації за якісними ознаками відбувається на основі наступних даних:
- Організаційна структура.
- Розподіл працівників за професійно-кваліфікаційним рівнем (зазначається у виробничо-технічній документації).
- Вимоги, що висуваються до робочих місць.
- Штатний розпис структурних підрозділів компанії.
- Регламент організаційно-управлінських процесів.
По кожному якісному ознакою проводиться визначення потреби в чисельності персоналу. Загальна кількість співробітників, яка потрібна для правильної роботи організації, визначається за допомогою підсумовування результатів по кожному критерію. Для цього розробляються наступні організаційні документи:
- Системні цілі, на основі яких побудована оргструктура компанії.
- Загальна організаційна структура підприємства і його підрозділів.
- Штатний розклад.
- Посадові інструкції. Вони також застосовуються в ході розрахунку трудомісткості функцій основного і начальницького складу.
Фактори, що впливають на потребу в трудових ресурсах
Існують певні чинники, які впливають на процеси планування персоналу і визначення потреби в персоналі.
Вони можуть бути прямими або непрямими, внутрішніми або зовнішніми. Найбільший вплив мають наступні фактори:
- Умови ринку праці. Їх визначає кілька особливостей. У число умов входять демографічна ситуація, безробіття, якість освіти, пропозиція і попит на робочу силу в різних галузях, залученість служби зайнятості в процеси підготовки фахівців.
- Технологічні нововведення. Активний прогрес у сучасному світі призводить до спрощення людської праці, змінює його зміст. Це вимагає своєчасно проводити перепідготовку для кваліфікованих фахівців.
- Зміни у сфері законодавства. Цей фактор погано піддається прогнозуванню. Мається на увазі законодавство в галузі охорони праці і зайнятості.
- Підхід до набору кадрів конкурентів. Організація повинна постійно контролювати і вивчати методики і підходи до роботи з персоналом конкурентів. На основі цієї інформації проводиться коригування власної кадрової політики організації.
- Цілі компанії. Вони можуть бути короткостроковими або довгостроковими і підпорядковані загальній стратегії.
- Фінансування. Кожна організація має певними фінансовими можливостями. На основі цього вибирається і кадрова політика організації.
- Потенціал кадрів. Це основа успішності реалізації маркетингового плану. Якщо кадрова служба підприємства може розглянути зону розвитку, можливостей персоналу, це дозволяє вчасно закривати з’являються вакансії.
Етапи проведення роботи
Існує кілька основних етапів визначення потреби в персоналі. Найчастіше виділяються три великих процесу в ході виконання подібної задачі.
На першому етапі підприємство проводить аналіз власних ресурсів. Це необхідно, щоб визначити, чи можливо в майбутньому задовольнити такі потреби своїми силами. При цьому важливими показниками є прибуток, оборот компанії. У неї має бути достатньо ресурсів, щоб оплатити роботу співробітників.
Далі, на другому етапі, проводиться аналіз потреби в персоналі в минулому періоді. Робиться висновок про доцільність та ефективність застосування трудових ресурсів. Аналітик виявляє слабкі сторони цього процесу. Розробляється перспективний план, який дозволяє повністю усунути або максимально знизити негативний вплив стримуючих факторів.
На третьому етапі приймається рішення про конкретні дії в області кадрової політики на даний момент. При цьому враховуються загальні цілі й завдання організації. Приймаються рішення про утримання та скорочення тих чи інших співробітників. Після проведеного аналізу визначення потреби в персоналі може бути прийнято кілька рішень:
- скорочення штату працівників;
- залучення кадрів зі сторони;
- навчання та перенавчання персоналу.
Причому перераховані дії можуть проводитися одночасно. Це залежить від ситуації, яка склалася в організації.
Методи визначення потреби
Визначення потреби підприємства в персоналі здійснюється у відповідності з певними методиками.
Існує кілька популярних технік:
Формули розрахунку
Визначення потреби в персоналі здійснюється за допомогою спеціальних розрахунків.
Перед вибором формули потрібно визначити, до чого підприємство більше схильне в процесі проведення своєї кадрової політики:
- До збільшення обсягу виробництва, що вимагає залучення додаткового персоналу.
- До скорочення кількості виготовлення продукції, що веде до вивільнення трудових ресурсів.
- Обсяг виробництва не планується змінювати. Потреба в кадрах визначається природним рухом персоналу в разі звільнення, декрету, досягнення пенсійного віку і т. д.
Тому в планових відділах підприємств відбувається розрахунок і обгрунтування зростання виробництва. Для підвищення продуктивності праці враховують усі чинники. Щоб визначити планове число співробітників, застосовується формула:
Ппбп = Чбп * І + ОІ,
де Чпсп – середня планова чисельність персоналу в плановому періоді, Чбп – чисельність персоналу у минулому (базисному) періоді; І – індекс зміни обсягу виробництва в майбутньому, ОІ – загальна зміна чисельності персоналу в базисному періоді.
Середньооблікова кількість працівників
Визначення потреби в персоналі може бути виконано і за іншою формулою. Визначити середньооблікова кількість працівників можна так:
Чсс = Чяв * Ксс,
де Чсс – чисельність середньооблікової складу, Чяв – кількість працівників, яка необхідна для виконання завдання протягом однієї зміни, Ксс – коефіцієнт середньооблікової складу персоналу.
Способи покриття потреби
Коли потреба в трудових ресурсах буде визначена, намічають шляхи її покриття:
- Зовнішні. У цьому разі звертають увагу на випускників профільних навчальних закладів, центрів кадрової перепідготовки, а також на пропозиції кадрових агентств, відкритий ринок праці.
- Внутрішні. Персонал компанії проходить перепідготовку, підвищує свою кваліфікацію. Для цього проводиться підвищення кваліфікації для можливості кар’єрного росту. Цей підхід знижує плинність персоналу.
Чисельність допоміжного персоналу
Визначення потреби в персоналі допоміжного типу проводиться також за простою формулою:
Чсвр = Крм * РС * Ксс,
де Чсвр – спискова чисельність допоміжних працівників, Крм – кількість робочих місць допоміжних працівників, РС – кількість робочих змін в одних добі.
