XYZ це не те, що міг подумати любитель абревіатур. Це інструмент, подібний логарифмічній лінійці. Нехитре пристосування довгий час полегшувало життя і тим, хто любить математику і тим, хто її терпіти не може. Аналіз XYZ — приклад методу, який береже час. А час — гроші.
Гроші люблять рахунок і аналіз
Існує чимало прислів’їв про гроші. Ніби вони рахунок люблять. Нібито люблять тишу. Прислів’я про те, що до аналізу гроші ставляться так само, як до тиші і рахунку, поки немає. Але коли-небудь неодмінно буде.
Тому що гроші подібні до рослин, які добре ростуть, коли за ними добре доглядають. А це значить діяти, ґрунтуючись на аналізі багатьох факторів. Яка земля? Кисла або вапняна? Які добрива треба внести? Огородник аналізує десятки чинників перш, ніж прийняти рішення.
Але інші бізнесмени були б поганими городниками, якщо б їх гроші перетворилися в морквину або капусту, а офіси і склади в грядки. Тому що вони більше покладаються на удачу і інтуїцію. А аналіз… ну що аналіз? Справи йдуть в гору, то й так ясно, що все правильно. А ні, значить не доля.
Між тим чоловік, який покладався на закони грошей як огородник на закони рослинництва, вже створив принцип, який міг допомогти і удачі, і інтуїції. Звали його Парето.
Правило, яке відкрили, забули і згадали
Вільфредо Парето був італійцем. До шістдесяти років свого життя він встиг багато чого. Займався філософією, соціологією, машинобудуванням та економікою.
Він і відкрив закономірність, яка нині називається “принцип Парето”. Правда, відкрив він його в 1906 році, а назвали правило його ім’ям лише в 1941 році. Може бути, це і не було відкриттям, як не був ним принцип успадкування, сформульований ченцем. Мендель, просто порахував кількість жовтих горошин в урожаї на гороховій грядці свого монастиря.
Чернець Мендель став батьком генетики, не знаючи про це. Не встиг дізнатися про своє батьківство та Парето. Але нинішні аналітики щосили застосовують його формулу 20/80.
Всього 2 числа. Але без них не було б прикладів ABC-XYZ аналізу.
Трохи про закономірності
Правило, сформульоване Парето, безсумнівно, є дія якогось закону природи. Закон цей, мабуть, ще належить відкрити. Коли це станеться, знову згадають про Парето.
Хтось Фібоначчі, теж італієць, відкрив ряд чисел, грунтуючись на розмноження кроликів. Названий його ім’ям, він донині виявляє свою присутність у різних областях природи. Йому підпорядковуються співвідношення осередків ананаса, пелюстки квітів і спіралі раковин молюсків. Який закон лежить в основі цих явищ, настільки далеких від розмноження кроликів, невідомо. Поки що.
Такий принцип Парето. Він був сформульований для співвідношення розміру багатств і кількості людей, що володіють багатством. Виявилося, що 20 відсотків людей в Італії володіють 80 відсотками багатств, тоді як решта 80 відсотків населення задовольняються залишаються 20 відсотками.
Забавно, що, подібно Менделю, починав він з гороху. Ніби він прибрав урожай з грядки і почав рахувати. 80 відсотків горошин лежали в 20 відсотках стручків. Хіба міг він подумати, що тим самим подає приклад авс, xyz аналізу майбутнім аналітикам?
Виявилося, що магічне співвідношення діє не тільки для гороху і пропорції багатих і бідних. Воно діє в політиці, соціології, комп’ютерних технологіях. Гріх не використовувати його в бізнесі. Тим більше, що для нього воно і призначалося.
ABC. Початок аналізу
Принцип 20/80 вдало ліг в основу аналізу стану різних чинників бізнесу. Три перші букви алфавіту, ABC, що стали назвою методу, символізують послідовність процесу аналізу.
Перша буква означає необхідність вибору об’єкта для аналізу. Це можуть бути товарні групи, постачальник або клієнти: все, що може бути охарактеризоване грошима.
Друга літера говорить, що, якщо об’єкт вибрано, треба визначити характеристики для порівняння. Ті самі, для яких гроші є одиницею вимірювання. Можна вибрати для цієї мети виручку, дохід або витрати. Що завгодно.
Третя буква означає остання дія аналізу: поділ об’єктів на три групи. У першу групу увійдуть об’єкти, що дають в сумі 80 % параметра. У другу і третю ті, що в сумі дадуть 20 %. Друга розбивається ще на дві частини: велика, з 15 % від суми параметра і менша, яка дає решту 5 %.
Ці три групи теж позначаються літерами A, B і C. Якщо, наприклад, аналізується виручка від реалізації товарів, то в групу A увійдуть ті з них, що дали 80 % виручки. Група B буде представлена асортиментом, що приніс у касу 15 % від всієї суми продажу. Решта 5% розподіляться по товарах останньої групи.
“Все це добре”, – скаже початківець аналітик, – “Але де ж приклад XYZ аналізу, анонсований спочатку?”
Трохи терпіння. Ще трохи про ABC
Якщо відволіктися від цифр, то весь аналіз зводиться до розбивки товару на групи. Перша група приносить основну виручку. Друга — більшу частину з решти. Третя дістається товарів, які майже нічого не значать для підприємства. І це все? Так.
ABC зробив головне: дав можливість бачити ліс за деревами. Зі списку в тисячу товарів він виділив основні перспективні і нікчемні. Що робити з цими даними вирішувати замовникові аналізу. Збільшити закупівлю одних, звільнити склад від інших або зовсім відмовитися від третіх залежить від багатьох інших факторів.
Але для повноцінного аналізу цього явно недостатньо. До того ж достовірність отриманих даних тим вище, чим більше розглянутий період. Як правило, це півроку або рік. А реагувати на зміни треба частіше.
Ось тут і з’являється XYZ. У прикладі розрахунку XYZ аналізу.
Другий чобіт у парі
Один автор дотепно порівняв обидва аналізу з парою чобіт. Чоботи можна носити по одному, але буде краще, якщо надіти обидва відразу. XYZ аналізує ті ж товари, але під іншим кутом зору.
За аналогією зі своїм попередником, він теж розбиває товари на 3 групи, які позначаються X, Y і Z. Але принцип поділу тут інший. Вага, значимість товару в загальній виручці тут не грають ніякої ролі. Вони вже визначені у попередньому аналізі.
Параметр, за яким відбувається групування, називається складно: коефіцієнт варіації. Не вдаючись у математичні подробиці середньоквадратичного відхилення, його можна визначити як розкид даних щодо деякої середньої величини.
В якості даних можуть виступати ті ж виручка, дохід, оборотність, що і в попередньому випадку. Їх вибір визначається в залежності від мети аналізу. Алгоритм виконання аналізу майже збігається з тим, що застосовується для ABC.
Приклад аналізу XYZ
Так як період аналізу та список товарного асортименту вже були сформований, рекомендуються наступні кроки:
В результаті вийде таблиця із місячними коливаннями (варіаціями) відхилення продажу від середньої величини за весь період. До речі, ця таблиця — приклад XYZ аналізу в Excel
Товари з найменшим відхиленням від середнього обсягу продажів за період потрапили в групу Х. Отже, попит на них стійкий і не схильний до коливань. Їх, тому можна викласти на прилавок, розвантаживши складські потужності.
У групі Z виявилися товари, попит на які коливається біля нуля. Їх запаси слід скоротити, а, може, перейти на торгівлю на замовлення.
Критерієм віднесення товару до тієї чи іншої групи тут виступає не принцип Парето, а досить довільний діапазон значень коефіцієнта варіації:
- X (висока стабільність продажів) до 10 %;
- Y (мінливий попит) 11 % до 25 %;
- Z (випадковий, непрогнозований попит) більше 25 %.
Відсотки критерію можуть змінюватися у відповідності з конкретними умовами. Якби критерій змінювався в діапазоні 15, 35, більше 35 таблиця виглядала б інакше:
Неозброєним поглядом видно, як за рахунок розширення діапазону стійкості збільшилася група Х і зменшилася група Y. Для виконання такого прикладу розрахунку XYZ аналізу в Excel достатньо змінити формулу в колонці “група”.
Об’єднання результатів
Настала пора з’єднати обидва аналізу. Іноді це називають “аналіз ABC – XYZ”. Приклад ABC-XYZ аналізу в excel наведено нижче.
У колонці “Група XYZ” наведено приклад XYZ аналізу асортименту.
Група АХ являє собою кращі товари, які займають основне місце у формуванні прибутку. Їх частка більше, ніж всіх інших, і вони користуються постійним і стійким попитом.
Повна протилежність — група CZ. Це проблемні товари, які часто є баластом, і потребують окремих рішень.
Тепер уявіть, що всі ці розрахунки треба зробити не над десятком товарів, а над десятком тисяч. Але часи Парето пройшли і руками робити майже нічого не треба.
Excel допомогу. І не тільки
Найпростіше займатися аналізами подібного роду в старому добром Excel. Він спочатку був націлений на опрацювання табличної інформації. Найбільшу трудність представляє внесення первинної інформації.
У нашому випадку це список товарів, і обсяги продажів. Але майже в будь-якій обліковій програмі є можливість експорту даних, тому на частку людини залишається тільки правильно сформулювати завдання та інтерпретувати отриману інформацію.
Є й інші програми. Наприклад, “ABC аналіз продажів 1.0”. Дозволяє створювати до 20 звітів по будь-якому параметру, що бере участь в алгоритмі.
Є “1С:Підприємство 8”, у якій аналіз поставлений в основу управлінського обліку.
Нарешті, існують калькулятори онлайн.
Обмеження XYZ
Яким би досконалим не був той чи інший інструмент, він має обмеження і недоліки. Для розглянутих методів аналізу недоліками вважаються:
- обмежене число рівнів ранжування;
- аналізований об’єкт повинен бути присутнім у всіх періодах аналізу;
- одномірність кожного окремого звіту.
- некоректність аналізу при мінливій динаміці.
Обмеження рівнів ранжирування полягає в тому, що трьох діапазонів буває недостатньо для коректних висновків.
Відсутність об’єкта хоча б в одному звітному періоді взагалі позбавляє аналіз сенсу. Наприклад, у якомусь місяці не завезли товар.
Одномірність виражається в тому, що аналіз можливий лише по одному якомусь параметру, а це майже завжди мало.
Обмеження на постійне зміна динаміки, призведе до того, що стабільно продається товар з зростаючою ціною в кожному періоді, потрапить в групу нестабільних товарів.
Частково ефект останнього обмеження можна спостерігати на прикладі аналізу XYZ товарного асортименту, коли змінився діапазон стійкості.
Інші способи аналізу
Недоліки та обмеження розглянутих методів частково можуть вирішуватися наявністю інших видів аналізу. Наприклад, “Вікіпедія” налічує принаймні ще 3 види:
- FMR;
- VEN;
- RFM.
Кожен з них вирішує свої завдання і відповідає на питання, які не під силу вирішити іншим.
Думайте, думайте, аналізуйте і задавайте питання.
