Зразок
Посадова інструкція адміністратора офісу може включати в себе різні пункти в залежності від вимог конкретної організації. Однак, як правило, в ній будуть прописані стандартні умови, які беруть за зразок.
- Загальні положення.
- Вимоги до кваліфікації. Як правило, для потенційного адміністратора досить середньої спеціальної освіти. Наявність досвіду, безсумнівно, стане перевагою.
- Обов’язки. Жодна посадова інструкція не обходиться без цього пункту.
- Права. Адміністратор, наприклад, мають право вносити пропозиції щодо поліпшення діяльності підприємства.
- Додаткові положення, які можуть включати пункти, які не увійшли в інші розділи.
Посадову інструкцію прийнято надавати новому співробітнику на ознайомлення, факт якого він повинен підтвердити власним підписом.
Робоче місце
Інструкція з охорони праці для адміністратора офісу пред’являє певні вимоги до умов праці. Наприклад, робоче місце має бути розташоване таким чином, щоб працівникові було зручно виконувати власні обов’язки. Як правило, воно знаходиться поруч із кабінетом керівника і дозволяє спостерігати за іншими співробітниками.
Потрібно розуміти, що при виконанні обов’язків адміністратора, а також іншим співробітникам нерідко доводиться користуватися офісною технікою. Ось чому розміщувати її потрібно таким чином, щоб вона була доступна для нетривалої експлуатації.
Одна з важливих завдань, яке чітко не прописано в посадовій інструкції адміністратора, – виконувати роль сполучної ланки між безпосереднім керівником і підлеглими. Тому працівник повинен постаратися створити сприятливу обстановку і налагодити контакти з іншими фахівцями. Важливо не тільки коректно передавати вказівки керівника, але і вміти контролювати точність їх виконання.
З цієї причини важливим фактором у досягненні успіху на цій посаді стає вміння встановлювати контакти з оточуючими. Це стосується і керівників, і підлеглих. Що стосується особистих якостей, досить важливими з них вважаються організованість і стресостійкість, які дозволяють керувати іншими співробітниками і залишатися спокійним навіть при спілкуванні з конфліктними відвідувачами.
