Коректність і своєчасність розрахунку зарплати — це питання, яке цікавить не тільки бухгалтерський відділ, але і самого працівника теж. Є різні види платежів, такі як авансовий платіж, відпускна оплата, компенсаційні виплати, і кожен з них має свої власні правила і затверджені еталони.
Що таке аванс
Частина винагороди, яку одержують працівники протягом розрахункового місяця, зазвичай називається авансом.
Якщо звернутися до законів у сфері трудових відносин (ТК РФ), то цей момент чітко не визначений на законодавчому рівні. Однак у нормативних актах регулюється порядок виплати зарплати. Закон 03.07.2016 № 272-ФЗ вніс суттєві зміни в ст. 136. В новій редакції цієї статті встановлюється, що працівники мають отримувати винагороду не рідше одного разу в два тижні і не пізніше 15 календарних днів з моменту завершення розрахункового періоду.
Нормативно-правові акти Росії зобов’язують всіх роботодавців у країні виплачувати зарплату персоналу два рази на місяць, тому практика справляння часткових (авансових) і підсумкових платежів є буденним явищем на сучасних підприємствах.
Нарахування авансу по зарплаті розраховується на базі даних про годинах роботи протягом поточного місяця. Гроші виплачуються у середині місяця або з іншої дати, визначеної компанією.
Ясно, що повністю вирахувати зарплату за місяць складніше, ніж стягувати аванс. Тому на практиці організація спочатку визначає дату виплати зарплати. В узгодженні зі ст. 136 ТК РФ, вона повинна бути встановлена в період з 1 по 15 числа наступного місяця. Якийсь певний день вибрати в даному проміжку — це залежить від організації бухгалтерського обліку в компанії. Чим краще організований обмін інформацією, тим раніше співробітники зможуть отримувати заробітну плату.
Після визначення дати виплати зарплати для компанії потрібно додати 14 днів (15 днів). Так встановлюється дата авансового платежу в узгодженні з вимогами ТК РФ.
Наприклад, якщо термін виплати зарплати становить 4 числа, то аванс повинен бути виданий не пізніше 19, якщо 8, то не пізніше 23 і т. д.
Що буде, якщо видати аванс раніше 15 днів? Приміром, на 19-й день з дати виплати зарплати 5 числа? У даному випадку встановлений ТК РФ ліміт в 15 днів буде перевищено, що є порушення законодавства. Організація може нести провину за порушення порядку оплати.
Порядок розрахунку
Розглянемо, як розраховується аванс, у відповідності з діючими правилами.
Міністерство праці вказує у своїх листах, що розмір авансового платежу повинен визначатися спільно з управлінням компанією і профспілкою при складанні колективного контракту.
Міністерство праці зазначає, що невелика сума авансових платежів зобов’язана відповідати витратам за тарифною ставкою, яка застосовується до реально відпрацьованого часу.
Можна вирахувати суму авансового платежу по заробітній платі різними методами, наприклад, у відсотках від фонду зарплати, у вигляді фіксованої суми або за відпрацьований час.
Останній варіант є більш розумним і комфортним для обох сторін, так як він враховує, як практично кожен працівник відпрацював за період. Відсутня переплата, якщо працівника не було на робочому місці деякий період.
Методика розрахунку: потрібні показники
Як розраховується аванс? Застосовувана методика обчислень буде розглянута нижче.
При розрахунку авансових платежів бухгалтер не має кінцевої інформації про роботу компанії і кожного працівника за початкову частину місяця у зв’язку з тим, що ці відомості можуть бути підготовлені лише за результатами відпрацьованого місяця.
В результаті обчислення може виявитися помилковим, корректируемым під час підсумкового розрахунку зарплати.
Бухгалтер може застосовувати наступні документи та дані для розрахунків:
- розмір зарплати за минулі місяці, якщо працівник працює в організації протягом тривалого часу;
- тарифна сітка із збільшеннями і надбавками;
- штатний розклад;
- накази на відпустку, прийом та переміщення службовців.
При розрахунку авансового платежу враховується кількість днів роботи в період розрахунку і тих днів, які практично були відпрацьовані під час нарахування.
Нові правила розрахунку в 2017-2018 рр ..
Нові правила розрахунку авансового платежу в 2017 році, які були передбачені ТК РФ, торкнулися в головному лише дати. А при визначенні суми авансового платежу слід виходити з часу, яке практично було відпрацьовано за половину місяці.
Крім того, офіційні особи радять врахувати при розрахунку авансового платежу лише ті складові зарплати, які конкретно прив’язані до робочого часу (заробітна плата, витрати на суміщення тощо). Щодо платежів, сума яких може бути визначена лише до закінчення місяця (наприклад, премії за реалізацію плану), вони, за даними Мінпраці, не повинні вживатися при розрахунку авансового платежу.
Приклад 1. Кількість робочих днів – 20, заробітна плата інженера В. І. Анісімова становить 25000 руб. В першій половині Анісімов В. І. працював 9 днів. Як розраховується аванс, представлено нижче:
A = 25000 руб. / 20 днів × 9 днів = 11250 рублів.
Щоб розрахувати суму авансу, нова формула авансового платежу враховує реальний час, витрачений на працю з першого по п’ятнадцятий день поточного місяця.
Даний спосіб розрахунку надзвичайно трудомісткий. Практично, він збільшує роботу бухгалтерських послуг, які пов’язані з нарахуванням виплат. Тому на практиці при визначенні того, як розраховується аванс із заробітної плати, зазвичай встановлюється певний відсоток від суми зарплати.
Мінздоровсоцрозвитку у своєму листі від 25 лютого 2009 року № 22-2-709 радить видавати зарплату і авансові платежі у порівнянних кількостях. Так як по авансовій оплаті прибутковий податок з фізосіб звичайно не утримується, то для забезпечення порівнянності платежів найкращим рішенням було б встановити аванс у розмірі 40-45 % від зарплати.
Приклад 2. Як розрахувати аванс працівнику? Зарплата В. І. Анісімова – 25000 руб. Компанія встановила розмір авансового платежу – 40 %. ПДФО для Анісімова В. І. не вживається. Розрахунок авансу:
A = 25000 руб. × 40 % = 10000 рублів.
А зарплата у розмірі:
H = 25000 руб. – 25000 руб. × 13 % – 10000 рублів. = 11 750 руб.
Звичайно, працівник може пропустити частину розрахункового місяця на робочому місці (через захворювання, через відпустки тощо). В даному випадку краще визначити аванс, відштовхуючись від часу роботи.
Мінімальний розмір
На практиці, велика частина компаній сплачують у вигляді половини місячного окладу, з урахуванням зарплати (тарифної шкали), щомісячних допомог.
При розрахунку авансового платежу премії, допомоги по захворюванню, надбавки та інші суми не враховуються. При розрахунку мінімального значення щомісячні суми спочатку зменшуються на кількість утриманих податкових платежів, і вже з суми, що залишилася беруть сорок відсотків.
Нюанси
Головною аспект, який повинен бути врахований при розрахунку авансового платежу полягає в тому, що в законодавчих документах він позначається як оплата праці за першу половину місяця, іншими словами, при розрахунку його потрібно дотримуватися ті ж правила, що і при розрахунку зарплати.
Відмінності передоплати від основної заробітної плати полягають у наступному:
- при розрахунку авансового платежу вони не враховують суми премій, надбавок, соціальних допомог;
- відсутність вирахування прибуткового податку з працівника та інших видів відрахувань з зарплати;
- не включаються суми оплати відпустки, по захворюванню, добові і т. д.
У підсумку, до розрахунку авансового платежу потрібно підходити так само акуратно, як у випадку розрахунку зарплати.
Чи треба платити ПДФО
При оплаті праці роботодавець є податковим агентом, утримуючи податок на доходи з доходу працівника. Заробітна плата стає доходом виходячи з переконань оподаткування в останній день поточного місяця (пункт 2 статті 223 НК РФ). Однак на момент виплати авансу дохід працівника за даний час не отримано і, при цьому, немає підстав для сплати прибуткового податку з працівників.
Але якщо дата отримання авансового платежу встановлюється остаточний день місяця, податкові органи можуть визнати даний платіж як дохід за минулий період. В даному випадку компанії доведеться розраховувати ПДФО двічі за місяць.
Якщо не повністю відпрацьовано час
Це не рідкість для службовців працювати не весь місяць, а тільки частину.
Передумови до цього надзвичайно різноманітні, наприклад:
- вихід не з самого початку місяці;
- звільнення;
- листок непрацездатності;
- відпустка (звичайний, навчальний, без вмісту);
- часткова або неповна робота.
Щоб зрозуміти, як правильно розрахувати аванс, необхідно звернутися до законодавства. Вимоги Міністерства праці полягають у тому, що роботодавець повинен виплачувати аванс на зарплату за реальні відпрацьовані години, тому він стягується, навіть якщо перша половина місяця має 1 робочий день.
Для розрахунку зарплати за неповне час роботи для співробітників слід знати число робочих днів.
Приклад розрахунку. Працівник з заробітною платою 45000 руб. трудився протягом 5 днів і пішов на лікарняний, який до часу розрахунку авансу не був переданий в бухгалтерію.
Щоб вирахувати, потрібно знати повну кількість робочих днів за місяць, з яких враховуються лише 3 дні.
Приклад того, як розраховується аванс по заробітній платі:
- 45000 / 20 = 2250 рублів – середня денна зарплата;
- 2250 x 5 = 11250 рублів – зарплата за відпрацьовані години;
- 11250 x 13 %= 1463 – податок на доходи з нарахованої зарплати;
- 11250 – 1463 = 9787 рублів – заробітна плата за мінусом прибуткового податку.
А як щодо відпустки?
Як правильно розрахувати аванс у разі відпустки? Розглянемо це питання більш докладно.
Є правила для нарахування авансового платежу у випадках, коли працівник працює неповний звітний період. Найважливішою передумовою є відсутність відпустку, незалежно від його типу (оплачений або за власний рахунок).
Приклад того, як розраховується аванс після відпустки. Отже, якщо вихідні завершилися 12-го числа, а працівник почав роботу 13-го числа, адміністрація повинна виплатити йому зарплату протягом 3 робочих днів (13, 14 і 15).
Якщо відпустка завершується 15-м числом, а працівник приходить на роботу 16-го числа, то бухгалтерський відділ має право не видавати йому аванс, так як у першій половині місяця практично не було часу. В даному випадку працівник не може опротестувати рішення адміністрації.
Особливості при відрядженнях
Як розраховується аванс по зарплаті при відрядженні? Розглянемо відповідь нижче.
Час від часу недосвідчений бухгалтер може видавати аванс людям у відрядженні. В даному випадку працівник робить свої службові обов’язки, перебуваючи на іншій території, в зв’язку з чим не повинно бути жодних питань з нарахуванням авансового платежу.
Якщо у бухгалтера немає інформації про те, що працівник з якоїсь причини не виходить на роботу (наприклад, хворий), то всі дні вважаються робочими, але його заробітна плата не стягується за тарифною ставкою, а на підставі середнього доходу за 12 місяців з отриманням премій, лікарняних та відпускних.
В цьому випадку аванс повністю списується на першу частину розрахункового періоду при розрахунку кількості робочих днів, але не враховується по заробітній платі, а за середнім заробітком.
Нерідко трапляється так, що в даному випадку працівник втрачає зарплату. Адміністрація може видати розпорядження про компенсацію збитків, а при розрахунку кінцевої заробітної плати для працівника суми будуть перераховані.
Особливості оформлення авансу при лікарняному
Якщо працівник відсутній на протязі місяця з-за захворювання, то аванс нараховується йому лише на дні роботи, а на кількість днів, зазначених у переліку лікарняних, нараховується допомога.
Приклад того, як розраховується сума авансу: листок непрацездатності видається з 1 вересня по 8.09.2018 року. 11 вересня працівник відправився на роботу, у зв’язку з тим, що 9 і 10 вересня пішов на вихідні.
При розрахунку авансових платежів бухгалтерський облік буде враховувати лише робочі дні з 11 вересня по 15.09, тобто 5 робочих днів. Виплата допомоги протягом 6 робочих днів буде включена в підсумковий платіж за місяць.
Розрахунок, як розраховується ЗП і аванс, буде наступним.
Заробітна плата 45000 рублів ділиться на число робочих днів у місяці, і виходить середня денна зарплата:
45000 / 21 = 2143 рублів в день.
Результат множиться на відпрацьовані дні:
2143 х 5 = 10715 руб.
Розрахунок суми, яка належить до прибуткового податку з фізосіб:
10715 х 13% = 1393 руб.
Як правильно розраховується аванс, що підлягає оплаті:
10715 – 1393 = 9322 руб.
Загальна: працівнику виплачується аванс у розмірі 9322 рублів.
Порядок оплати
В узгодженні з коригуваннями до статті 136 ТК РФ передбачаються 2 терміни виплати зарплати:
- з 1-го по 15-й день, коли оплата робиться за другу половину витраченого місяця;
- з 15-го по 31-й день – дні отримання зарплати за першу половину місяця, що передбачає аванс.
Визначена дата оплати вказана в одному з головних документів, які регулюють відносини між працівниками і роботодавцем:
- правила внутрішнього розпорядку;
- трудове або колективну угоду.
Визначення «авансового платежу» в правилах не вживається, обидва платежу називаються заробітками.
Висновок
Умови авансу і зарплати в узгодженні з ТК РФ встановлюються таким чином, щоб виплати працівникам проводилися не рідше одного разу на два тижні. Порядок розрахунку авансового платежу не визначено точно ТК РФ.
Урядові органи радять сплачувати аванс, відштовхуючись від реального відпрацьованого часу, витраченого на першу половину місяця. А також, зі слів керівних осіб, аванс і розрахунок на місяць повинні бути порівнянні за розміром.
