Регулюючий документ
На будь-яку сферу діяльності є свій закон. У нашому випадку це «Положення про фінансовому відділі на підприємстві». У ньому закріплені всі важливі моменти управління персоналом та ведення документів. Розробляє документ директор з фінансів.
Складові Положення:
- Організаційно-функціональна структура фінансової служби. Представлена блок-схемою, яка найкращим чином представляє структуру фінансового відділу з усіма підрозділами.
- Чисельність штатів і структур фінвідділу. Виражена в таблиці, де вказані всі відділи, кількість службовців, посадові особи.
- Основні завдання та цільові направлення. Цілі підприємства і завдання кожного відділу залежать від стратегії розвитку організації.
- Матриця функцій. Таблиця, що містить назви функцій по вертикалі. У горизонталі написані імена працівників організаційних ланок і керівників, які відповідають за виконання тієї чи іншої функції. За допомогою таблиці можна легко відстежити завантаженість кожного підрозділу та проводити перерозподіл.
- Порядок взаємодії працівників фінвідділу. Зазвичай встановлюють внутрішній порядок між співробітниками одного відділу і між кількома підрозділами фінансової служби. Окремо встановлюється зовнішній порядок, який регламентує взаємодію з державними або приватними організаціями, клієнтами. Основою є структурна особливість підприємства, завдання та цілі відділів, а також традиції фірми.
- Дозвіл суперечок і конфліктів. Якщо виникає конфлікт, то необхідно подати апеляцію. Для цього розроблена своя ланцюжок «генеральний директор — директор з фінансів — начальник відділу — співробітник». Ця ж схема застосовується і в разі запитань від рядових співробітників. До речі, запитання можуть стосуватися завдань, рішень, заохочень, компенсацій, а також різних пропозицій, які дозволять підвищити рентабельність підприємства.
- Встановлення показників для оцінки роботи фінансової служби. У цьому пункті зазначено показники, дотримання яких свідчить про успішну роботу відділу. Важливо, щоб показники були конкретні і їх можна було виміряти. Якщо ж розпливчасті формулювання, то служити своєрідним мірилом вони не можуть.
- Підсумкові положення. Тут вказані головні вимоги щодо складання цього Положення, термінів прийняття співробітниками відділів, правилами зберігання. Згода з Положенням обов’язково повинні дати генеральний директор організації і співробітники відділу кадрів.
Як бачите, робота підприємства супроводжується організаційними труднощами, які необхідно долати. Але людині, яка знає функції фінансового відділу підприємства, ніякі перешкоди не страшні.
