Підприємством управляти складно, і одному керівнику це не під силу. З цієї причини створюються численні відділи, одним з найважливіших є фінансовий. Можна сказати, що він – серце всієї організації. Розглянемо цілі та функції фінансового відділу докладніше.
Чим займається?
Кожен відділ наділений певними обов’язками, що стосується фінансового відділу, то вони наступні:
- Фінансовий контроль. Це найважливіша функція. Співробітники стежать за виконанням планів, а також їх формуванням. Фінансовий відділ повинен не тільки займатися аналізом та обліком, але й контролювати виконання бізнес-процесів в організації.
- Управління грошима. Другою функцією відділу є управління фінансами підприємства. Крім того, сюди відноситься контроль за станом взаєморозрахунків і створення платіжного календаря. Не можна недооцінювати ці обов’язки, адже на них в тому числі і тримається фінансовий відділ.
- Ведення податкового і бухгалтерського обліку і його організація. Тут не потрібно нічого пояснювати, і так все зрозуміло.
Важливо відзначити, що деякі функції можуть бути схожі з обов’язками головного бухгалтера, але це не зовсім так. Потрібно чітко розмежовувати їх.
Відмінності
Головний бухгалтер несе відповідальність за ведення податкового та регламентованого обліку, який повністю відповідає вимогам закону. Він зобов’язаний вчасно формувати податкову і бухгалтерську звітність, відображати факти господарської діяльності організації на регістрах бухобліку.
Функції фінансово-економічного відділу, а точніше його керівника, полягають у тому, що він планує діяльність компанії, фінансовий результат. Причому начальник повинен робити так, щоб його дії не суперечили законодавству нашої країни, яке постійно змінюється. Прямим обов’язком фінансового директора організації є податкове планування.
Як же взаємодіють головний бухгалтер та фінансовий директор, адже їх обов’язки схожі? Так швидко на це серйозне питання не відповісти. Бухгалтер, за законом «Про бухгалтерському обліку», має підпорядковуватися генеральному директору підприємства, але і в зону відповідальності фінансового директора він теж входить, а значить, повинен виконувати накази і його. Вірним буде підкорятися і тому, й іншому.
До речі, найчастіше обов’язки відділу не обмежують завдання, які стоять перед директором служби.
Поняття
Ми вже зазначили, що функції фінансово-економічного відділу досить великі, але ще не давали визначення цієї секції. Насправді все просто. ФЭО – структурне утворення, яке займається виконанням управлінських функцій в організації.
На кількість співробітників підприємства і конкретно фінансового відділу впливає характер виробленої діяльності, а також організаційно-правова форма.
Від виробничого обсягу і характеру діяльності організації залежить фінансовий оборот, кількість платіжних документів за розрахунками з партнерами. Сюди відносяться постачальники, замовники, кредитори, приватні банки й сам бюджет. Від того, наскільки масштабні касові операції, залежить кількість і склад співробітників ФЭО.
В попередніх пунктах ми вже згадували, що відділ фінансового контролю планує бюджет. Крім того, він здійснює аналітичну й оперативну діяльність.
Про фінансах
Що варто розуміти під бюджетом досліджуваного відділу? Фахівці відзначають, що мова в цьому випадку йде:
- Про аналізі власних потреб обороту підприємства.
- Про планування кредитів та фінансів. При цьому повинні враховуватися всі необхідні витрати.
- Про виявлення можливостей фінансування роботи організації.
- Про участь у складанні бізнес-плану.
- Про розробку проектів вкладення капіталу, враховуючи всі особливості.
- Про проектуванні касових планів.
- Про участь в плануванні і реалізації продукції організації.
- Про аналіз рентабельності та супутніх витрат.
Таким чином, бюджет – це весь грошовий оборот, вироблений відділом.
Оперативна робота
Відділ фінансового контролю здійснює діяльність в цьому напрямку. Служба передусім зайнята тим, що виконує різні завдання. Серед них:
- Забезпечення поповнення бюджету через платежі у встановлений час. Сюди ж відноситься контроль за виплатою платежів по позиках – як довгостроковими, так і короткостроковими, видача зарплати співробітникам точно в термін, всі касові операції.
- Платежі постачальникам за роботу або товари.
- Покриття витрат на витрати, включені в плани.
- Оформлення кредитів за договорами.
- Щоденний контроль за реалізацією продукції, прибутку, що надходить від неї, та інших джерел доходу організації.
- Контроль за здійсненням вимог матеріального плану і всієї матеріальної ситуації організації.
Але на цьому функції фінансово-економічного відділу не закінчуються.
Контрольно-аналітична робота
Вище вже було сказано, що ФЭО займається тим, що постійно контролює грошові надходження. Цей обов’язок вважається однією з найголовніших функцій фінансово-економічного відділу. Але вона не єдина, що не менш важливо розраховувати доцільність використання бюджету підприємства і позикових коштів. До останніх належать і банківські кредити.
Раніше всі обов’язки ФЭО виконували бухгалтери. Але з часом кожен став відповідати за свої проекти. Так сталося, тому що завдань у досліджуваного відділу стало більше, а значить, прийшла пора відгалужуватися в самостійну службу. Більше завдань стало після того, як з’явилися некомерційні організації і різна організаційно-правова форма останніх. Залишив слід і те, що об’єкти державної і муніципальної власності стали передавати у приватні руки, а також активізувався зростання самостійності суб’єктів.
Якщо підприємство невелике, то функції фінансового відділу організації бере на себе бухгалтер. Пов’язано це з тим, що працівників на підприємстві мало і оборот коштів, відповідно, невеликий. Але коли мова йде про велику організації або відкритому або закритому акціонерному товаристві, функції відділу виконує сама служба. Це пов’язано з великим обігом коштів і численними співробітниками.
Фінансовий менеджмент
Часто можна почути цей термін, але не завжди зрозуміло, про що йдеться. Так називають керування всією прибутком і витратами. Він необхідний для того, щоб найбільш ефективним способом використовувати кошти з бюджету підприємства та залучені зі сторони для збільшення прибутку організації.
Функції фінансового відділу підприємства включають в себе аналіз звітів за кількома показниками, а заодно і систему прогнозування доходів у майбутньому. ФМ розробляє максимально вигідну стратегію і тактику для вирішення грошових питань. Саме за рахунок цього фінансова служба підприємства незамінна.
Обов’язки фінвідділу підприємства досить різноманітні, ніж ви вже встигли переконатися. Але службу створили у першу чергу для того, щоб організація процвітала і її прибуток росла.
Що таке фінансова робота?
Функції та завдання ФЭО тісно переплітаються, а тому керівництво організації покладає на працівників служби:
- Фінансування госпдіяльності.
- Раціональне планування і використання коштів бюджету підприємства і позикових грошей.
- Ведення партнерських відносин з господарськими та фінансово-кредитними суб’єктами.
- Забезпечення надходжень до бюджету вчасно, відрахувань банкам, оплати робіт співробітників і постачальників.
Якщо підвести підсумок, то вийде, що фінансова служба займається кругообігом фінансів, при цьому строго плануючи, куди витратити кошти. Сюди ж можна додати ведення партнерських відносин для збільшення комерційного прибутку.
Якщо ФЭО немає
З функціями і завданнями фінансового відділу все більш чи менш зрозуміло, перейдемо до розбору ситуації, коли така служба відсутня.
У разі погано налагодженого управлінського обліку, директор отримує дані про збитки і прибутки тільки по закінченні місяця закриття розрахункового періоду. Тобто начальник ніяк не може вплинути на ситуацію, що погано позначається на роботі організації. Як же бути?
Потрібно правильно розпланувати все, бажано, щоб план був на кожну тиждень. В такому випадку необов’язково чекати бухгалтерських відліків, можна самостійно контролювати витрати, не допускаючи зайвих витрат.
Правильне планування стане чудовим інструментом для процвітання бізнесу.
Структура відділу
Як і будь-яка служба, фінансовий відділ має свою структуру. Вона залежить від масштабу організації, обсягів виробництва, напрямки діяльності і цілі підприємства.
Відділ ділиться на такі підрозділи:
- Бухгалтерія. Головною функцією є бухгалтерський облік, ведення та складання звітності бухгалтерського балансу. Сюди ж відноситься звіт по витратам і прибутку, складання загальної звітності згідно вимогам та законодавству.
- Відділ аналітики. Ці співробітники стежать за загальним станом підприємства і аналізують фінансові дані. Підготовка річного фінзвіту як для підприємства, так і для акціонерного зборів. Аналітичний відділ займається проектуванням інвестиційного фонду та фінансовими показниками організації.
- Фінпланування. Функції планово-фінансового відділу полягають у тому, щоб здійснювати розробку проектів різного терміну дії і керувати бюджетом організації.
- Податкове планування. Працівники зобов’язані розробляти правильну податкову політику, складати звіти та податкові декларації, подавати документи в певні органи. Співробітники відповідають ще й за те, щоб податки своєчасно сплачували повністю. Також повинні бути звірені розрахунки основного бюджету та інших фінансових джерел.
- Відділ операцій. Працівники служби взаємодіють з дебіторами і кредиторами, банками та іншими фінансовими організаціями. Співробітники відділу контролюють всі дрібні групи трудящих з приводу податкової, платіжної та розрахункової дисципліни.
- Секція валютного контролю та цінних паперів. Функції відділу фінансового контролю та цього відрізняються, і це природно, адже кожен підрозділ виконує свою роботу. Тут співробітники формують пакет цінних паперів, керують їх рухом. Вони стежать, щоб всі фінансові операції проходили у відповідності із законодавством нашої країни. Виходить, що підприємство тримається саме на цьому відділі.
Скільки начальників фінансового відділу, стільки і думок з приводу структури служби. Одні вирішують дотримуватися класичної схеми, інші набирають відділи у відповідності з цілями підприємства.
Співробітники
Якщо функції фінансового відділу адміністрації та інших підрозділів ми з’ясували, то перейдемо до розбору працівників.
Служба включає:
- Контролера.
- Скарбника.
- Головного бухгалтера.
- Директора з фінансових кошторисів.
- Ревізора.
- Адміністратора або керуючого по податках.
- Директора з планування.
- Фінансовий комітет.
Розглянемо кожного співробітника докладніше.
Хто такий контролер?
Ми розглянули основні функції фінансового відділу, переключаємося на співробітників. Чим же займається контролер? Працівник зобов’язаний вести контроль всередині відділу. Також уповноважений розробляти різні стратегії щодо обліку витрат, щоб підвищити рентабельність виробництва.
Всю отриману інформацію працівник передає наверх: головному керуючому, віце-президенту компанії, раді директорів. Він також несе відповідальність за розробку фінансових кошторисів.
Посадова особа зобов’язана проводити аналіз фінансової ситуації в організації, оцінювати стан, прогнозувати подальші події, пропонувати ті чи інші варіанти, які тільки підвищать рентабельність.
У корпорації співробітника призначає на посаду контролера рада директорів, при цьому посадові обов’язки закріплюються у статуті організації. Призначення на посаду повинен підтримати і президент компанії разом з фінансовими комітетами.
Чим зайнятий скарбник?
За виконанням функцій фінансового відділу забезпечення стежить скарбник. Також він працює з готівкою підприємства та цінними паперами. Всі грошові операції, чи то передача, інкасація, інвестиції, виплата або позику фінансів, проводить саме скарбник. Підпорядковується він віце-президенту або президенту компанії. Примітно, що останнім лише у виняткових випадках.
Співробітник здійснює взаємодію з банками та контролює кредитні та касові операції організації. Щоб правильно спрогнозувати ситуацію з фінансами, скарбник працює в парі з директором з фінансовими кошторисами. Іноді підключається контролер.
Функції та завдання відділу фінансового забезпечення, на перший погляд, здаються схожими з іншими підрозділами, але це лише ілюзія. Те ж саме відбувається і з обов’язками скарбника: якщо копнути глибше, то знайдуться принципові відмінності в уявній схожості.
Скарбник наділений повноваженням підтверджувати підписом усі чекові документи організації, і неважливо, про велику суму йдеться або про дрібної. Можна сказати, що він управляє касою і сумами. Або це роблять підлеглі з його відома.
Іноді скарбник є ще й секретарем, який підписує накладні, контракти, закладні, сертифікати та інші фінансові документи.
Скарбник відіграє важливу роль в управлінській системі організації, але важливо пам’ятати, що він підпорядковується віце-президенту.
Обов’язки головбуха
Вище ми говорили, що функції бухгалтерії та фінансового відділу багато в чому схожі. Поговоримо ж про ті обов’язки, які їх зв’язують. Чим займається головний бухгалтер? Він має практично ті ж обов’язки, що і контролер, тільки з невеликим уточненням — головбух підпорядковується останньому, а значить, його функції менш масштабні.
Працівник несе відповідальність за планування, розробку і практичне здійснення стратегій з обліку витрат та витрат підприємства. В його компетенції знаходяться і методи ефективної ревізії. Все перераховане є швидше побічними функціями, в той час як ведення фінансової звітності та бухгалтерського обліку — головне завдання.
Працівник зобов’язаний готувати статистичні і фінансові звіти. Їх згодом отримує контролер, керуючий або скарбник. Але якщо організація невелика, то функції фінансово-економічного відділу на підприємстві, а саме контролера і головбуха, поєднуються. На продуктивність роботи це не впливає.
Хто такий директор з фінансових кошторисів?
Великі компанії мають і такого співробітника. Він займається системної звітністю та фінансовими кошторисами.
Директор з фінансових кошторисів підпорядковується контролера, так як має схожі з ним функції. Керуючий зобов’язаний правильно оцінювати перспективи і можливості робочої сили та сировини. Дивлячись на отриману інформацію, співробітник буде формувати проекти на основі адміністративних і виробничих фінансових кошторисів, які надаються керівництву підприємства.
Крім того, директор зобов’язаний формувати остаточні варіанти кошторису і показувати їх усім керуючим відділів та начальникам.
Ще одним завданням директора з кошторисами є своєчасне пропозицію удосконалення як кошторисів, так і планів виробництва.
До нас їде ревізор!
Всі читали в школі культову комедію, тому приблизне уявлення, про кого піде мова, є. Відзначимо відразу, що ревізор обов’язково повинен бути у фінансовому відділі кожного підприємства. Але якщо така посада передбачена, то потрібно знати обов’язки.
Першочерговим завданням цього працівника є перевірка звітів, точніше того, наскільки правильно вони ведуться. Ревізор працює не один, у нього є помічники, представники відділів та працівники канцелярії.
Перевіряючий може підкорятися кому завгодно: починаючи від контролера і закінчуючи радою директорів і президентом організації.
Якщо один начальник незадоволений роботою або не бажає її приймати, то ревізор може звернутися до вищестоящому керівникові.
Найчастіше саме цей співробітник працює з бухгалтерами, які проводять ревізію книг організації.
Іноді посада ревізора та директора за кошторисами об’єднують.
Адміністратор по податках
Ми вже бачимо, що іноді відбувається дублювання функцій відділів фінансової служби, але це не стосується адміністратора по податках. Співробітник підпорядковується скарбникові, але завдання йому може дати і контролер. Адже для того, щоб вирішувати податкові питання, потрібно взаємодіяти як з відділом загального обліку, так і з відділом ревізії.
Адміністратор зобов’язаний здійснювати страхові операції. Якщо компанія велика, то на кожен вид операції є свій адміністратор. Ну а якщо підприємство не може похвалитися масштабами, то за все відповідає одна людина.
До речі, у великих організаціях адміністратор підпорядковується вже фінансового комітету або президенту компанії безпосередньо.
Директор з планування
Вище ми вже пояснювали, які функції фінансово-аналітичного відділу існують, але чи збігаються вони з обов’язками директора з планування?
Звичайно, адже це його пряма сфера діяльності. Навіть якщо посади як такої на підприємстві не передбачено, функції виконує інший працівник.
Посаду директора вважається престижною, адже він безпосередньо взаємодіє з керівниками компанії. Як правило, до директора з планування може дослужитися головбух або директор з кошторисами.
Співробітник розробляє фінансові плани, визначає цільові напрями в різних сферах.
Якщо приймається рішення про покупку нової філії або ліквідації підприємства, думка директора з планування обов’язково враховується. Він дає оцінку не лише економічної ситуації організації, але і прораховує стан ринку в майбутньому і сьогоденні.
Функції начальника фінансового відділу та директора дуже схожі, але на схожості справа не закінчується. По суті, директор з планування займається роботою всіх перерахованих вище працівників, то ж правило діє і у зворотний бік. У разі якщо посада не передбачена масштабами підприємства, обов’язки ділять між собою контролер, начальник ФЭО і директор з кошторисами.
Природно, що функції начальника фінансово-економічного відділу будуть ширше, ніж інших службовців. Адже відповідальність в першу чергу несе керівництво.
Фінансовий комітет
Що за комітет ми згадали в заголовку? Для чого він потрібен, ніж завідує? Останнім часом у нього з’явилися функції фінансового відділу контролю, вирішального найбільш важливі стратегічні завдання. Іншими словами, кожне серйозне рішення на підприємстві — результат роботи фінкомітету.
Про створення такого органу приймає рішення рада директорів. Зустрічі організовують, тільки якщо на порядку денному є привід для обговорення. Головою може бути як член ради директорів, так і фінансовий керуючий або президент організації. Якщо компанія невеликого розміру, то в комітет входять всі відповідальні посадові особи.
Але подібна діяльність неосновні. Крім усього перерахованого, комітет виконує функції відділу фінансової безпеки. Адже саме він дає згоду на великі кредити, попередньо прораховуючи всі ризики.
Якщо з посадами все більш чи менш зрозуміло, то перейдемо до напрямків діяльності відділу.
Як працює?
Для управління підприємством фінансовий директор застосовує різні методи. Це може бути:
- Оподаткування.
- Кредитування.
- Самофінансування.
- Планування.
- Самострахування. Так називають утворення резервів.
- Система безготівкових розрахунків.
- Страхування.
- Лізингові, трастові, факторингові, заставні та інші операції.
Будь-який з методів передбачає можливість проведення фінансових операцій.
Робота відділу спрямована в три сторони:
- Управління фінансовим оборотом на даний момент.
- Планування фінансових коштів. Сюди відносяться витрати, капітал, доходи.
- Контроль і аналіз всіх грошових операцій.
Як розробляють бюджет?
Щоб зробити це правильно, треба врахувати дуже багато даних. Серед них:
- Прогнози та інформація про прибутковість послуги, продукту або роботи.
- Постійні та загальні витрати. Аналіз потрібно проводити по кожному окремому продукту, адже тільки так можна з’ясувати рентабельність.
- Змінні виробничі витрати в кожній товарній групі.
- Прогноз на зміну активів організації, джерел інвестицій, оборотних показників прибутковості обороту активів.
- Податкова платоспроможність компанії, кредити, відрахування коштів позабюджетним організаціям.
- Прогноз прибутковості бартерної роботи, складання звітів після аналізу прибутковості.
- Загальний стан справ в організації. Сюди можна віднести знос обладнання, складу деяких засобів, їх рентабельність і відсоток оновлення.
Щоб успішно керувати бюджетом компанії, потрібно враховувати наступне:
- Використання методів обліку і звітності.
- Аналіз потенціалу фірми.
- Розробка системи управління коштами.
- Облік структури персоналу.
- Підготовка коштів бюджету до використання і звітності по них.
Спочатку призначають директора з бюджету, який і втілює все життя. Працівник займається тим, що координує діяльність підструктур і служб підприємства.
Якщо в організації є директор по бюджету, то саме він очолює фінансовий комітет.
Регулюючий документ
На будь-яку сферу діяльності є свій закон. У нашому випадку це «Положення про фінансовому відділі на підприємстві». У ньому закріплені всі важливі моменти управління персоналом та ведення документів. Розробляє документ директор з фінансів.
Складові Положення:
- Організаційно-функціональна структура фінансової служби. Представлена блок-схемою, яка найкращим чином представляє структуру фінансового відділу з усіма підрозділами.
- Чисельність штатів і структур фінвідділу. Виражена в таблиці, де вказані всі відділи, кількість службовців, посадові особи.
- Основні завдання та цільові направлення. Цілі підприємства і завдання кожного відділу залежать від стратегії розвитку організації.
- Матриця функцій. Таблиця, що містить назви функцій по вертикалі. У горизонталі написані імена працівників організаційних ланок і керівників, які відповідають за виконання тієї чи іншої функції. За допомогою таблиці можна легко відстежити завантаженість кожного підрозділу та проводити перерозподіл.
- Порядок взаємодії працівників фінвідділу. Зазвичай встановлюють внутрішній порядок між співробітниками одного відділу і між кількома підрозділами фінансової служби. Окремо встановлюється зовнішній порядок, який регламентує взаємодію з державними або приватними організаціями, клієнтами. Основою є структурна особливість підприємства, завдання та цілі відділів, а також традиції фірми.
- Дозвіл суперечок і конфліктів. Якщо виникає конфлікт, то необхідно подати апеляцію. Для цього розроблена своя ланцюжок «генеральний директор — директор з фінансів — начальник відділу — співробітник». Ця ж схема застосовується і в разі запитань від рядових співробітників. До речі, запитання можуть стосуватися завдань, рішень, заохочень, компенсацій, а також різних пропозицій, які дозволять підвищити рентабельність підприємства.
- Встановлення показників для оцінки роботи фінансової служби. У цьому пункті зазначено показники, дотримання яких свідчить про успішну роботу відділу. Важливо, щоб показники були конкретні і їх можна було виміряти. Якщо ж розпливчасті формулювання, то служити своєрідним мірилом вони не можуть.
- Підсумкові положення. Тут вказані головні вимоги щодо складання цього Положення, термінів прийняття співробітниками відділів, правилами зберігання. Згода з Положенням обов’язково повинні дати генеральний директор організації і співробітники відділу кадрів.
Як бачите, робота підприємства супроводжується організаційними труднощами, які необхідно долати. Але людині, яка знає функції фінансового відділу підприємства, ніякі перешкоди не страшні.
