У більшості громадських закладів перші, кого ви зустрічаєте, ледве встигнувши переступити поріг, – це адміністратор. Даних фахівців наймають готелі, салони краси, ресторани і, звичайно, офісні установи. На них покладають чимало обов’язків, починаючи з спілкування з гостями і партнерами і закінчуючи обробкою документації.
Особливості
Варто сказати, що адміністратор – досить універсальна професія, яка може включати в себе різні обов’язки. Перевага для початківців фахівців полягає в тому, що вона не вимагає яких-небудь глибоких знань у певній сфері.
Більшу увагу потенційні роботодавці приділяють особистим якостям. Потенційний кандидат на посаду адміністратор офісу повинен бути в міру товариським, вміти встановлювати контакти з різними людьми, грамотно висловлювати власні думки. Також перевагою стане наявність інтересу до обраної сфери діяльності та вміння проявляти стресостійкість. Останнє неодмінно стане в нагоді майбутньому адміністратору. Йому доведеться спілкуватися з величезною кількістю відвідувачів, серед яких неодмінно будуть попадатися конфліктні. Однак навіть у подібних ситуаціях адміністратор повинен вміти залишатися ввічливим.
Варто відзначити, що в залежності від політики компанії в питанні набору кадрів, можуть пред’являтися вимоги до наявності вищої освіти, вміння працювати з офісною технікою і т. д.
Робочий графік на цій посаді зазвичай визначається режимом роботи закладу, так як саме адміністратор відкриває його вранці і закриває ввечері. Однак при цілодобовій роботі для співробітників складається змінний графік. Як правило, офіси в подібному режимі не працюють.
Варто також звернути увагу на той факт, що адміністратор і офіс-менеджер – це різні професії. Офіс-менеджер фактично керує іншими співробітниками. Адміністратор, на відміну від нього, цю функцію не виконує. Він лише виконує власні функції, при необхідності взаємодіючи з іншими співробітниками офісу.
Основні обов’язки
Адміністратор офісу, перебуваючи на робочому місці, повинен виконувати чималу кількість завдань, які на нього покладає керівництво. Давайте коротко перерахуємо їх.
- Прийом і подальший розподіл телефонних дзвінків. Під час переговорів адміністратор повинен зафіксувати інформацію і передати її співробітникам. При необхідності варто переадресувати дзвінок в інший відділ.
- Обов’язки адміністратора офісу включають пункт, згідно з яким працівник повинен надавати первинні консультації потенційним клієнтам.
- Необхідність обробки вхідної, а також вихідної документації.
- Розміщення оголошень про вільні вакансії на спеціалізованих порталах і в кадрових агентствах. Також обов’язки адміністратора офісу передбачають проведення первинних співбесід з потенційними кандидатами.
- Закупівля канцелярських товарів, а також витратних матеріалів, необхідних для забезпечення безперебійної роботи оргтехніки.
Крім перелічених вище обов’язків адміністратор офісу фактично постійно взаємодіє з людьми. Це і потенційні клієнти, і діючі співробітники компанії. Саме на цього фахівця лягають обов’язки, пов’язані з складанням графіків для співробітників.
Права
Кількість прав, на відміну від обов’язків, значно менше. Отже, що дозволяє адміністратору офісу інструкція?
- Діяти від імені компанії, представляючи її інтереси у взаємодії з іншими підприємствами.
- Здійснювати взаємодію з іншими працівниками в межах покладених повноважень.
- Вносити на розгляд пропозиції, спрямовані на поліпшення діяльності організації.
Функції адміністратора офісу
Перебуваючи на робочому місці, даний фахівець повинен виконувати чимала кількість покладених на нього завдань:
- Підготовка офісу.
- Підтримання порядку.
- Обслуговування відвідувачів.
- Телефонне обслуговування.
Фактично кількість функцій може бути більше. Це залежить від списку посадових обов’язків адміністратора офісу в конкретному закладі.
Підготовка офісу
Виконання покладених функцій, як правило, починається з підготовки до нового робочого дня. Прибуваючи на своє робоче місце, адміністратор перевіряє роботу оргтехніки, наявність витратних і канцелярських матеріалів. Далі фахівець повинен ознайомитися зі списком відвідувачів і створити умови для їхньої зустрічі.
Підтримання порядку
Адміністратор не повинен безпосередньо займатися прибиранням та іншими заходами для підтримки порядку в офісі. Однак у числі його обов’язків – необхідність координувати роботу обслуговуючого персоналу. Він повинен скласти графік прибирання, а також вказати її тривалість.
Обслуговування відвідувачів
Обов’язки адміністратора полягають також у тому, щоб домовлятися з відвідувачами про час візиту, погоджувати їх з керівником. Графік візитів повинен бути складений таким чином, щоб не виникало накладок і нікому не доводилося витрачати час на очікування. Крім цього адміністратор повинен зустрічати відвідувачів. Саме він створює перше враження.
Телефонне обслуговування
Ця функція покладається на адміністратора, щоб звільнити керівника від переговорів і не відволікати його від робочого процесу. Деякі питання співробітник може вирішити самостійно або записати відвідувача на прийом у відповідності з розкладом керівника. При виконанні даних функцій співробітник неодмінно повинен дотримуватися конфіденційність, не розголошуючи стороннім доступну йому інформацію.
Зразок
Посадова інструкція адміністратора офісу може включати в себе різні пункти в залежності від вимог конкретної організації. Однак, як правило, в ній будуть прописані стандартні умови, які беруть за зразок.
- Загальні положення.
- Вимоги до кваліфікації. Як правило, для потенційного адміністратора досить середньої спеціальної освіти. Наявність досвіду, безсумнівно, стане перевагою.
- Обов’язки. Жодна посадова інструкція не обходиться без цього пункту.
- Права. Адміністратор, наприклад, мають право вносити пропозиції щодо поліпшення діяльності підприємства.
- Додаткові положення, які можуть включати пункти, які не увійшли в інші розділи.
Посадову інструкцію прийнято надавати новому співробітнику на ознайомлення, факт якого він повинен підтвердити власним підписом.
Робоче місце
Інструкція з охорони праці для адміністратора офісу пред’являє певні вимоги до умов праці. Наприклад, робоче місце має бути розташоване таким чином, щоб працівникові було зручно виконувати власні обов’язки. Як правило, воно знаходиться поруч із кабінетом керівника і дозволяє спостерігати за іншими співробітниками.
Потрібно розуміти, що при виконанні обов’язків адміністратора, а також іншим співробітникам нерідко доводиться користуватися офісною технікою. Ось чому розміщувати її потрібно таким чином, щоб вона була доступна для нетривалої експлуатації.
Одна з важливих завдань, яке чітко не прописано в посадовій інструкції адміністратора, – виконувати роль сполучної ланки між безпосереднім керівником і підлеглими. Тому працівник повинен постаратися створити сприятливу обстановку і налагодити контакти з іншими фахівцями. Важливо не тільки коректно передавати вказівки керівника, але і вміти контролювати точність їх виконання.
З цієї причини важливим фактором у досягненні успіху на цій посаді стає вміння встановлювати контакти з оточуючими. Це стосується і керівників, і підлеглих. Що стосується особистих якостей, досить важливими з них вважаються організованість і стресостійкість, які дозволяють керувати іншими співробітниками і залишатися спокійним навіть при спілкуванні з конфліктними відвідувачами.
