Робота на конкретній посаді передбачає здійснення найнятим співробітником певної діяльності. Обов’язки секретаря в школі є невід’ємною частиною посадової інструкції для людини, що обіймає дану посаду. За допомогою цього документа можна чітко окреслити не тільки коло обов’язків, але й інші аспекти професійної діяльності.
Загальні положення документа
В цьому розділі документа зазвичай вказується порядок прийому на роботу кандидата на посаду, підпорядкування секретаря при виконанні своїх безпосередніх обов’язків та вимоги до претендентів.
Для прийому на роботу і подальшого виконання обов’язків секретаря в школі від кандидата вимагається наявність професійно-технічної освіти. В якості альтернативи претендент може мати повну середню освіту і пройдені за встановленою програмою професійні підготовчі курси. При цьому вимоги до стажу роботи не пред’являються.
Прийом на роботу і звільнення з посади проводяться безпосередньо директором освітнього закладу. Підпорядковується працівник під час виконання посадових обов’язків секретаря в школі безпосередньо директору.
Чим керується секретар
Ця інформація також прописується в розділі загальних положень посадової інструкції. Вона дозволяє чітко розуміти, які документи служать керівництвом фахівця, який виконує обов’язки секретаря в школі.
В якості базової необхідно використовувати таку документацію:
- Накази, розпорядження, постанови та інші нормативні документи.
- Стандарти уніфікованої системи документації організаційно-розпорядчого характеру.
- Статут і Правила внутрішнього розпорядку навчального закладу.
- Посадову інструкцію секретаря.
- Правила і норми по охороні праці, техніці безпеки, санітарії в рамках виробництва, протипожежного захисту.
- Правила пунктуації та орфографії.
- Основні правила роботи з оргтехнікою.
Також до уваги потрібно брати ті нормативні та законодавчі акти, які стосуються безпосередніх обов’язків секретаря директора школи. Це дозволить виконувати свою роботу максимально продуктивно і ефективно.
Коло обов’язків
Безпосередні обов’язки секретаря в школі є найбільш важливим розділом посадової інструкції. У ньому визначається, які види діяльності повинен буде виконувати людина на своєму місці протягом робочого дня.
Професійні обов’язки секретаря навчальної частини в школі такі:
- Прийом кореспонденції, що надходить в навчальний заклад.
- Передача кореспонденції відповідно до розпоряджень директора школи.
- Ведення діловодства (в електронній формі).
- Виконання операцій, що мають відношення до збору і обробки інформації (в тому числі і з використанням комп’ютерної техніки).
- Спостереження за своєчасною підготовкою і розглядом документації.
- Складання листів, запитів, документів та відповідей за розпорядженням директора навчального закладу.
Секретар знаходиться в тісному професійному контакті не тільки з директором, а й з керівниками структурних підрозділів школи, педагогічним складом та заступниками директора. Крім того, виконавець на цій посаді не тільки самостійно виконує всі правила установи, але і стежить за виконанням з боку інших співробітників. Варто зазначити, що обов’язки секретаря діловодства в школі нічим не відрізняються від кола обов’язків секретаря навчальної частини.
Що повинен знати спеціаліст
При прийомі на роботу керівництво вимагає від претендента не тільки наявності певної освіти, але і багажу певних знань. І чим професійніше здобувач буде орієнтуватися в тому, що він повинен знати, тим більше ймовірність гарного працевлаштування.
У список необхідних знань входять наступні:
- Законодавчі. Нормативні і правові акти щодо регламентації освітньої діяльності.
- Правила ведення ділової документації і листування, основи етики та етикету.
- Інструкція з ведення діловодства.
- Правила роботи з комп’ютерною та організаційною технікою, використання переговорних апаратів.
- Правила, за якими відбувається створення, обробка, передача та зберігання документації.
- Структура навчального закладу.
З цими знаннями робота секретаря в школі та обов’язки, передбачені посадою, не викличуть ніяких особливих труднощів. А це, в свою чергу, підвищить ймовірність кар’єрного зростання.
Права секретаря
Крім посадових обов’язків секретаря навчальної частини в школі, кожна посада передбачає певний спектр прав фахівця. Вони також прописуються в посадовій інструкції.
У перелік основних прав людини, що обіймає посаду секретаря школи, входить витребування необхідних матеріалів та інформації від співробітників (в разі необхідності й від адміністрації), з’ясування причин затримки у виконанні переданих доручень, вимога доопрацювання документів, в яких були виявлені порушення. Також секретар має право залучати працівників школи до виконання переданих адміністрацією розпоряджень, візувати проекти документації, що має відношення до управлінської діяльності закладу, а також вносити пропозиції щодо удосконалення управлінської діяльності та поліпшення процесу роботи з документацією.
Відповідальність на посади
Секретар в школі несе дисциплінарну відповідальність за невідповідне виконання або повне невиконання своїх безпосередніх обов’язків, правил Внутрішнього розпорядку навчального закладу, невикористання прав, передбачених посадовою інструкцією. Межі відповідальності визначає чинне трудове законодавство країни.
Матеріальна відповідальність передбачена за нанесення шкоди школі або учасникам процесу освіти в ході професійної діяльності або невиконання безпосередніх обов’язків секретаря-діловода в школі, передбачених чинною посадовою інструкцією та локальної документацією, що регламентує роботу фахівця. Порядок відповідальності визначається цивільним та трудовим законодавством, що діє в країні на момент заподіяння шкоди.
Посадові взаємодії та умови роботи
У першу чергу варто відзначити, що секретар школи працює за графіком, який складається на підставі 40-годинного робочого тижня. Однак у той же час у посадової інструкції вказується, що робочий день не є нормованим. При працевлаштуванні на посаду секретаря навчальної частини варто обов’язково приймати до уваги ці факти.
В процесі здійснення трудової діяльності секретар навчального закладу контактує з педагогічним колективом школи, адміністративним і обслуговуючим персоналом. Взаємодія проводиться для подальшого надання отриманої необхідної інформації на засіданнях ради школи, учнівських та педагогічних зборах. Також у професійні обов’язки секретаря входить перевірка виконання переданих наказів, доручень і розпоряджень. Йому підлягає також кадрова та фінансово-господарська діяльність, що здійснюється навчальним закладом.
Висновок
З допомогою посадової інструкції керівництво школи чи іншого навчального закладу чітко і зрозуміло надає коло основних професійних обов’язків спеціаліста, що встановлює межі субординації, професійної взаємодії, окреслює межі відповідальності співробітника. При складанні цього документа до уваги беруться законодавчі акти, що регламентують трудову діяльність різних фахівців, освітньо-інформаційні довідники та інша методична література.
