Будь-якій людині щодня доводиться приймати чимало рішень. А у менеджера додається ще маса професійних завдань, які він повинен вирішувати щодня. Причому від якості знайденого варіанту залежить дуже багато. Тому необхідно вміти приймати рішення ефективно і грамотно. Розповімо про те, що таке 10 кроків алгоритму прийняття раціонального управлінського рішення і як вони допоможуть знайти правильний вихід з будь-якої ситуації.
Поняття рішення
Кожен з нас постійно шукає відповіді на безліч питань. Рішення можуть бути глобальними і малозначними, доленосними і рутинними. Але в будь-якому випадку рішення – це вибір з наявних альтернатив найбільш відповідного варіанту. При прийнятті рішення людина бере на себе передбачувані ризики і відповідальність за наслідки. Тому приймати будь-які рішення – це досить важка справа. Особливість побутових рішень зазвичай полягає в тому, що особа, яка приймає їх і виконує, найчастіше збігається.
Управлінське рішення
Робота менеджера полягає в тому, що він повинен будувати плани, відповідати на численні запитання, вирішувати виробничі завдання різного масштабу. Однак управлінське рішення має цілих ряд специфічних ознак. На відміну від звичайних, управлінські рішення мають специфічні цілі. Вони пов’язані з функціонуванням організації і впливають на діяльність багатьох людей, тому і ступінь відповідальності в цьому випадку вище, ніж у приватному житті однієї людини.
Ще однією відмінністю, яке впливає на алгоритм прийняття рішень, є наслідки. Від вибраного варіанту може залежати доля організації, розвиток та стабільність бізнесу. Масштаб таких рішень може бути різною: від кількох життів людей до цілих регіонів. Тому і значимість продуманого підходу до процесу пошуку рішення серйозно зростає.
І ще одним фактором управлінського рішення є професіоналізм особи, що його приймає. Менеджер – це спеціально підготовлена людина, якому за службовим обов’язком постійно доводиться шукати підходящі варіанти розвитку організації і усунення поточних проблем.
Види рішень
Існує кілька підстав для класифікації рішень:
- За терміном реалізації виділяють короткострокові, середньострокові та довгострокові рішення.
- За ступенем впливу на діяльність організації – стратегічні, тактичні та оперативні.
- В залежності від методу або алгоритму прийняття рішень – евристичні та послідовні.
- За провідної функції – організаційні, координуючі, мобілізуючі, регулюючі та контролюючі. По частоті прийняття – одиничні і повторювані.
- За кількістю учасників – індивідуальні, групові та корпоративні.
- За ступенем формализованности процесу – алгоритмізовані, структуровані та контурні.
Етапи прийняття рішення
Незважаючи на велике різноманіття виробничих і професійних завдань, у цілому всі складові елементи цього процесу включають в себе наступні етапи:
– Підготовчий. На цій стадії виявляються умови прийняття рішення, позначається проблема, збирається інформація.
– Оцінка альтернатив. На даній стадії виробляються критерії оцінки варіантів, проводиться аналіз можливостей і вибудовується певна система можливих рішень.
– Прийняття рішення. На цьому етапі проводиться безліч дій з оцінки і вибору варіанта.
– Реалізація. На цій стадії необхідно призначити виконавців, виробити план дій.
– Контроль. Недостатньо вибрати правильний варіант і реалізувати його. Також необхідно налагодити систему контролю виконання, виробити критерії оцінки ефективності, скласти звітну документацію.
Це самий загальний алгоритм прийняття раціонального рішення, в кожному конкретному випадку він наповнюється власним змістом. Також на нього впливають умови, в яких ведеться пошук варіантів. Процес прийняття рішень залежить і від найбільш прийнятних в даній ситуації методів їх пошуку.
Умови прийняття рішення
Найбільш бажаною умовою, в якому менеджеру доводиться шукати рішення виробничих завдань, є ситуація визначеності. У цьому випадку відомі основні очікувані наслідки і результати. Однак найчастіше ситуація складається інакше. Труднощі знаходження вірного варіанту вирішення проблеми полягає в тому, що цей процес нерідко протікає в складних умовах. Найчастіше ситуація характеризується невизначеністю або навіть ризиком. У таких випадках алгоритм прийняття управлінських рішень, характеризується високою варіативністю, так як необхідно врахувати можливі варіанти розвитку подій.
Невизначеність припускає, що відома лише частина вхідних даних, а ризик зазвичай пов’язаний з потенційними втратами ресурсів і непередбачуваністю наслідків. Різні умови призводять до того, що менеджери застосовують різні методи пошуку рішень.
Методи прийняття рішення
Кожен менеджер використовує свій напрацьований інструментарій в пошуку вирішення виробничих завдань. Традиційно методи пошуку потрібного варіанту ділять на імпульсивні, раціональні, інтуїтивні, евристичні. Однак у менеджменті кращими вважаються техніки прийняття рішень, засновані на раціональному підході. При цьому у кожного керівника для пошуку рішення зазвичай напрацьовується з досвідом власний, авторський алгоритм.
Дерево прийняття рішень – один з найпопулярніших логічних методів пошуку варіанти розвитку ситуації. Це одновимірна схема, де на кожне питання знаходиться можливий відповідь і простежуються можливі наслідки. Такий метод побудований на причинно-наслідкових зв’язках, він виключає вплив на рішення емоцій та імпульсивності. Даний метод застосовується в машинному навчанні, в логіці, в статистиці. Його найважливіша обмеження полягає в тому, що не всі наслідки можна передбачити. Також всі методи діляться на типи в залежності від числа учасників процесу пошуку рішення.
Групові методи прийняття рішення
Найвідомішим методом пошуку рішення в групі є мозковий штурм. Він особливо хороший, коли необхідно знайти креативне та нестандартне рішення. Більш традиційними методами вирішення управлінських завдань в групі є наради та дискусії. Тут відбувається обмін думками та пошук компромісу. Недоліком цього методу є великі часові витрати.
Існує японський варіант цього методу – нарада по-японськи. В цьому випадку група не збирається для обговорення, а висловлює свою думку і формулює своє бачення вирішення.
Є ще такий алгоритм прийняття командних рішень, як експертна група. У цьому випадку збирається колектив фахівців з різних областей, і пропонують свої варіанти вирішення. У даному методі головне – встановити жорсткий регламент і послідовність висловлювання думок, процедури вибору альтернативи.
Індивідуальні методи прийняття рішення
Нерідко ситуація вимагає оперативних рішень, і в цьому випадку зазвичай використовуються індивідуальні методи пошуку варіанту.Керівник може використати прийоми ранжування, випадкового імпульсу. Однак у такій ситуації алгоритм прийняття управлінських рішень тільки у кінцевій фазі є індивідуальним. На етапі підготовки рішення, формування пакету альтернатив у ньому можуть брати участь фахівці організації, експерти. А вже підсумковий вибір здійснюється менеджером, виходячи з доводів, наведених фахівцями, і особистої переконаності. Нерідко керівники використовують традиційний метод Платона, тобто метод плюсів і мінусів.
10-кроковий алгоритм
В теорії менеджменту можна виявити чимало технологій пошуку вирішення виробничих завдань. В найбільш повному вигляді вони можуть бути подані у вигляді 10 кроків алгоритму прийняття раціонального управлінського рішення. Ця розгорнута програма передбачає послідовні дії щодо вирішення проблеми.
Етап 1. Діагностика проблеми
Для того щоб вирішити будь-яку задачу, потрібно чітко сформулювати проблему, яка потребує вирішення. Саме у вербалізації проблеми фахівці бачать можливості її вирішення. Традиційно таке формулювання проводиться в негативному ключі: робиться акцент на тому, що не влаштовує організацію в даній ситуації.
Етап 2. Підготовка до прийняття рішення
Наступний крок алгоритму прийняття рішень – дослідницький. Для того щоб знайти правильний варіант розвитку ситуації, необхідно зібрати максимум інформації. Це можуть бути дані статистики, експертні думки і оцінки, результати звітів. На етапі підготовки до пошуку рішення необхідно оцінити зовнішні та внутрішні чинники, що впливають на ситуацію. У разі індивідуального рішення керівник може також звернутися до власного досвіду поведінки в подібних обставинах. При групових методах зазвичай кожен фахівець пропонує власне бачення контексту, в якому прийматиметься рішення.
Етап 3. Розробка умов і критеріїв прийняття рішення
Будь-який варіант повинен враховувати різні фактори і наслідки. Тому алгоритм прийняття рішень обов’язково включає етап, на якому відбувається оцінка можливих ризиків при тому чи іншому розвитку подій. Умови в першу чергу можуть відрізнятися за обсягом наявної інформації: визначені та невизначені. У першому випадку рішення приймати легше, так як це задача з усіма відомими, але частіше менеджерам доводиться стикатися з другою групою умов. В цьому випадку потрібно вміти прогнозувати наслідки, виходячи з невідомих результатів. Також умови можуть бути пов’язані з наявністю і відсутністю ризику. Чим вище ризики, тим складніше приймати рішення, тим вище відповідальність керівника. Крім того, умовами для прийняття рішень є корпоративні цінності і норми. Вони грають обмежуючу роль на вибираний план дій.
Етап 4. Формулювання бажаного рішення та постановка мети
Наступний найважливіший етап алгоритму прийняття рішень – це визначення мети. Перш ніж починати діяти, потрібно зрозуміти, чого хочеться досягти. Спочатку треба уявити собі мету, яку можна досягти при максимально сприятливому розвитку подій. Це своєрідний ідеал. А далі це бажане стан необхідно скоригувати з урахуванням наявних умов. Постановка мети – найважливіший етап будь-якої діяльності. У менеджменті вважається, що мета повинна бути досяжною, актуальною для виконавців та організації, обмеженою в часі, вимірної і конкретною.
Етап 5. Оцінка варіантів
Зазвичай у будь-якого рішення є кілька варіантів. Різні моделі алгоритмів прийняття рішень передбачають різні способи порівняння альтернатив. Це може бути кількісне порівняння або компаративний аналіз. Або можна скористатися методом експертних оцінок. Кожен з можливих варіантів повинен бути підданий ревізії. Зазвичай для зіставлення варіантів складається стандарт, який дозволяє не упустити самого важливого і не відволікатися на дрібниці. Цей стандарт будується на базі критеріїв, вироблених на етапі 3.
Етап 6. Прийняття рішення
Знайдене рішення має запустити новий цикл виробничого процесу. Алгоритм прийняття рішення обов’язково включає етап остаточного вибору необхідного варіанту дій. Про прийняте рішення необхідно повідомити керівництво і виконавців. Зазвичай в організації цього є налагоджені процедури інформування та діловодства.
Етап 7. Постановка завдань
Продумана і глибока розробка алгоритму прийняття рішення включає в себе і стадію формулювання завдань. Будь-яка мета – це стратегія, а для того щоб її досягти, потрібна тактика. В якості програми досягнення мети виступають покрокові завдання. Виконавцям потрібно пропонувати вирішувати конкретні завдання, на які необхідно розбити мета. Таким чином, кожен співробітник отримує свій фрагмент цілі у вигляді конкретної діяльності, яку йому треба здійснити.
Постановка завдань передбачає відповідь на три головні питання: чому, що і як. Співробітник повинен розуміти, чому це йому потрібно зробити, що саме від нього вимагається, і повинен знати, як це потрібно зробити найкращим чином. Задача повинна відповідати тим самим критеріям, що і мета. Вона повинна бути конкретною, реалістичною, досяжною, обмеженою за часом виконання.
Етап 8. Реалізація
Після того як рішення прийняте, слід переходити до найважливішої частини виробничого процесу – до його здійснення. На цьому етапі повинна здійснюватися інформаційна і менеджерська підтримка прийняття рішень. Алгоритми реалізації рішень надзвичайно різноманітні, так як вони обумовлені особливостями виробничої діяльності організації, її сферою. На цьому етапі виконавець повинен чітко виконувати поставлені перед ним завдання, дотримуючись стандартів і терміни.
Етап 9. Контроль виконання рішення
Паралельно реалізації менеджер повинен здійснювати контроль цього процесу. Його завдання – оцінювати, наскільки виконання відповідає задуму і цілям, наскільки вірно дотримуються терміни, як витрачаються ресурси. Менеджер на етапі реалізації та контролю повинен бути готовим до коректування завдань, якщо з якихось причин вони перестають відповідати генеральної мети.
Етап 10. Оцінка ефективності та звітність
Після того, як рішення буде виконано, менеджеру необхідно оцінити вірність його виконання і якість самого рішення. Наскільки воно дозволило усунути наявну проблему, з якою і починався процес прийняття рішення? Для оцінки керівник застосовує критерії, що задаються на етапі 3. Після того як зроблений остаточний аналіз рішення і ефективності його реалізації, зазвичай менеджер складає звіт, у якому фіксує позитивні і негативні результати процесу прийняття і виконання рішення.
