Процес прийняття управлінського рішення: впливають чинники, етапи, сутність і зміст

Управління рішеннями (УР) є набором процесів для оптимізації дій. Його метою є удосконалення методу управління, використовуючи всю наявну інформацію для підвищення точності, послідовності та ефективності. Для його реалізації використовують такі інструменти, як бізнес-правила, бізнес-аналітики (BI), безперервне вдосконалення (Kaizen), штучний інтелект (AI) і прогнозовану аналітику. Щоб успішно керувати компанією, необхідно знати все про фактори, що впливають на процес прийняття управлінського рішення.

Система рішень

Вона є основою управлінських дій. Це безперервний цикл функціонування важливого складника цілісного процесу керівництва. Вирішити – це означає прийти до певного висновку для правильного вибору з множини альтернатив.

Прийнятий варіант дій команди необхідний при організаційно-планового управління, моніторингу та підборі персоналу. Вивчення факторів, що впливають на процес прийняття управлінських рішень, є обов’язковим етапом господарювання.

Вище керівництво несе відповідальність за всі стратегічні етапи, такі як бізнес-цілі, капітальні витрати, операційні події, навчання персоналу та інші елементи управління. Без таких УР ніякі дії не можуть бути прийняті, а витрачені ресурси стануть непродуктивними. Рішення повинні бути максимально точними. У сучасному бізнес-просторі вони вимагає наукового підходу.

Оксфордська термінологія і сучасність

В оксфордському словнику термін “прийняття рішень” визначається, як “дію для реалізації або реалізацій”. Він означає вибір двох чи більше альтернативних курсів. Для будь-якої бізнес-проблеми існують альтернативні шляхи зі своїми факторами, що впливають на процес прийняття управлінського рішення.

Керівники розглядають ці альтернативи і вибирають оптимальний варіант. Для фактичного виконання менеджерам слід розглянути доступну бізнес-середовище і вибрати перспективний альтернативний план. Приймаючи рішення, необхідно критично розглядати різні варіанти і вибирати з кращих. Альтернатива буває правильною або неправильною, але оцінка буде дана в майбутньому, за фактичними результатами, отриманими від її реалізації.

Етапи роботи керівника

Прийняття рішень складається з низки кроків, обраних логічним шляхом. Це раціональний процес, який вимагає багато часу і передбачає деякі правила і вказівки про те, як потрібно їх приймати, включають в себе багато організованих дій.

Пітер Друкер першим підтримав науковий підхід у всесвітньо відомій книзі «Практика управління», опублікованій в 1955 році. У ній він чітко позначив всі фактори, що впливають на процес прийняття управлінського рішення, і рекомендував науковий метод із застосуванням наступних етапів:

Визначення реальної бізнес-проблеми. Інформація, що має відношення до неї, повинна бути зібрана таким чином, щоб був можливий її критичний аналіз. Необхідно чітко розрізняти проблеми і симптоми, які можуть затінювати реальну причину. Управлінець повинен шукати критичний чинник, розглядати всі збої і з’ясовувати, вони підлягають контролю чи ні.

Аналіз ситуації. Класифікують цей параметр з метою визначення кола менеджерів, які приймають рішення, та осіб, для яких вимагається обов’язкове інформування. Фактори процесу прийняття управлінських рішень, що враховуються при аналізі: майбутній етап, обсяг впливу, кількість залучених аргументів і їх унікальність.

Збір даних про проблему. У діловому світі існує потужний інформаційний потік, забезпечена новітніми розробками в галузі інформаційних технологій. Вся наявна профільна інформація використовується для аналізу проблеми, що дозволяє пояснити всі її аспекти.

Розробка альтернативних варіантів. Керівник зобов’язаний визначити наявні альтернативи, які можуть бути використані для вирішення цієї проблеми. В процесі прийняття та реалізації управлінських рішень необхідно розглянути тільки реалістичні альтернативи. Не менш важливо враховувати обмеження часу і витрат, а також психологічні бар’єри, що гальмують їх.

Оптимальний вибір рішення – найбільш раціональний варіант. Обрана таким чином альтернатива доводиться до відома тих, хто може вплинути на реалізацію.

Перетворення рішення в дію. Без цього воно залишиться лише декларацією добрих намірів. Команда повинна реалізувати його повністю, згідно з планом, затвердженим керівництвом, отриманого з урахуванням всіх факторів процесу прийняття управлінських рішень.

Надання зворотного зв’язку. Менеджер повинен вжити заходів для забезпечення зворотного зв’язку із застосуванням постійного тестування реальних розробок з метою задоволення очікувань від реалізації плану заходів. Зворотній зв’язок можлива у вигляді організованої інформації, звітів та особистих спостережень. Вона необхідна, щоб вирішити питання, чи продовжувати вже ухвалений план або коригувати його у світлі обставин, що змінилися.

Різнорівневі чинники

Прийняття рішень є важливим аспектом сучасного управління, оскільки вони визначають організаційні дії компанія. Це основна функція господарювання. Її можна визначити як хід дій, який свідомо вибирається з набору альтернатив для досягнення бажаного результату.

Деякі фактори є більш важливими на вищих рівнях адміністрування, інші – на низьких рівнях. Існують різні типи рішень:

програмовані;
непрограмовані;
вступні дані;
забобони;
когнітивні обмеження.

Програмовані визначаються в процесі прийняття та реалізації управлінських рішень в передбачуваних умовах, коли управлінці володіють чіткими параметрами і критеріями, коли проблеми непогано структуровані, а альтернативи чітко визначені. Складності повинні бути дозволені через встановлені директиви і процедури.

Непрограмовані – наслідок унікальних обставин, а результати їх часто непередбачувані. Керівники стикаються з погано структурованими проблемами, що вимагають відповіді в режимі користувача. Вони зазвичай обробляються вищим керівництвом.

Вступні дані відіграють важливе значення, оскільки необхідно мати адекватну і точну інформацію про ситуацію, щоб прийняти рішення, інакше його якість буде страждати.

Забобони і упередження виникають при прийнятті управлінських рішень. У процесі управління через особливості сприйняття світу людиною можуть бути обрані неефективні варіанти. Оскільки сприйняття вибіркове, менеджер приймає інформацію зовнішнього світу через фільтрацію своїх почуттів. Крім того, суб’єктивне ставлення спотворює дані у відповідності з попередньо встановленими переконаннями, поглядами і цінностями.

Когнітивні обмеження також впливають на рішення проблеми. Людський мозок, який є джерелом мислення і творчості, обмежений в можливості прийняття складного варіанта з численних відокремлених структурних елементів з кількох причин. Наприклад, людська пам’ять недовговічна, здатна одночасно зберігати лише кілька ідей, слів і символів. Саме тому важко одночасно порівняти всі можливі альтернативи і зробити вибір при прийнятті управлінських рішень.

Процес управління та ризики

Рішення формуються у людини через певні особистісні якості та організаційні характеристики. На співвідношення ризику впливають такі змінні:

Розум розробника. Більш високий рівень інтелекту зазвичай призводить до дуже консервативним поглядам, такі особи беруть галузеві рішення.

Очікування успіху. Люди з високим рівнем очікувань, як правило, мають дуже оптимістичний характер і готові робити висновок навіть при меншій кількості інформації. Керівникам, які приймають дії з низькорівневим успіхом, знадобиться більше інформації у процесі прийняття управлінських рішень в організації.

Тимчасове обмеження. У сучасному світі трапляються ситуації, коли в силу ряду особистісних причин (сімейні, побутові, за станом здоров’я) виконавцю потрібно більше часу для прийняття раціонального рішення. Тим не менше існує категорія працівників, які працюють краще за менший час і можуть швидко продукувати ідеї.

Евристичний підхід. Більшість людей у відсутності часу покладаються на цей підхід, заснований на задовільних, а не оптимальних варіантах. Такі дії обмежують пошук додаткової інформації, розглядають меншу кількість альтернатив, не зосереджуючись на причини відхилень. Цей підхід також може бути використаний, коли вартість збору інформації та оцінка її є занадто високою.

Особисті звички і соціальний вплив

Особисті звички менеджерів формуються в результаті соціальних впливів навколишнього середовища і процесів персонального сприйняття, займають важливе місце в основних процесах прийняття управлінських рішень. Їх необхідно вивчати, щоб передбачити особистісний стиль керівництва.

Деякі люди дотримуються своєї думки, навіть якщо воно не є оптимальним для виробничої ситуації. Інші не можуть визнати, що вони помилялися, і продовжують діяти, ігноруючи чіткі докази, що вказують на необхідність змін. Зустрічаються менеджери, які пояснюють невдачі зовнішніми факторами, а не власними помилками. Ці особисті звички мають великий вплив на організаційні операції і ефективність.

Соціальні та групові норми також мають значний вплив на стиль прийняття рішень. Фахівці визначають соціальну норму, як шкалу оцінки, і вказують на допустиму і небажану широту для поведінкової активності, подій, переконань або будь-якого об’єкта, хвилюючого членів соціальної групи.

Іншими словами, соціальна норма є стандартним і загальноприйнятим способом вироблення суджень. Подібним чином, культурна освіта і різні її аспекти мають глибокий вплив на стиль керівництва. Наприклад, в японській організаційній системі людина приймає рішення за погодженням з іншими учасниками. Цей стиль орієнтований на культуру і значно полегшує реалізацію, оскільки кожен член команди бере участь у цьому процесі.

Аналіз процесу прийняття управлінських рішень

Це важливий етап і, можливо, найважчий. Менеджери повинні визначити переваги і недоліки кожної альтернативи і зважити їх у світлі різних ситуацій, перш ніж приймати остаточний план.

Методи розробки альтернатив:

Мозковий штурм, коли команда працює разом, щоб генерувати ідеї та альтернативні рішення.

Техніка номінальної групи – це метод, який передбачає використання високо структурованої зустрічі з порядком денним. Ця модель обмежує обговорення або міжособистісну комунікацію в процесі.

Техніка Delphi, коли учасники не зустрічаються, але керівник групи використовують письмові методи в процесі прийняття управлінських рішень та оцінці альтернатив.

Альтернативи можуть бути оцінені різними способами:

Якісні і кількісні виміри.

Аналіз витрат і вигод для кожної альтернативи.

Аналіз маржі.

Після того як альтернативи були проаналізовані і оцінені, менеджер повинен обрати найкращий варіант, який дає найбільшу перевагу у виконанні всіх необхідних критеріїв. Іноді вибір простий з очевидними перевагами, але зазвичай кращим рішенням є поєднання декількох альтернатив. У тих випадках, коли краща альтернатива не може бути очевидною, менеджер використовує оцінку ймовірностей, дослідження і аналіз на основі свого досвіду і судження.

Робота менеджерів не закінчується прийняттям рішень. Керівники несуть відповідальність за отримання позитивних результатів від реалізованого плану, ефективність якого перевіряється за допомогою систем оцінки, що забезпечує зворотний зв’язок для контролю за якістю виконання поліпшень.

Основна група факторів

Ряд факторів може вплинути на визначення процесу прийняття управлінських рішень.

Вони поділяються на три основні групи:

Проблеми сприйняття. Це можна описати, як спосіб учасників інтерпретувати своє середовище. Сприйняття людини може впливати на те, як він вирішує проблеми. Наприклад, коли необхідно зібрати інформацію про проблему, це почуття впливає на те, де ведеться пошук інформації.

Організаційна політика стосується поведінки окремих осіб і груп, які будуть впливати на інших виконавців планів компанії.

Проблеми навколишнього середовища. Вони є зовнішніми факторами, що впливають на організацію. Види зовнішніх факторів – це ринок, на якому працює фірма, економіка, державне законодавство, реакція клієнтів на продукти і послуги організації.

Стиль керівника

Розвиток процесу прийняття управлінських рішень багато в чому залежить від особистості і підходу до вирішення проблем. Кожен лідер або менеджер має свій індивідуальний стиль, доповнений досвідом і особистісними здібностями. Існує кілька стилів поведінки управлінського персоналу:

Легітимне або самодержавное дію. Менеджери, які дотримуються цього стилю, оцінюють кілька альтернатив, використовують обмежену інформацію. Вони не вважають важливим консультуватися з іншими, шукати більш повну і достовірну інформацію.

Аналітичне дію. Менеджери, які використовують цей стиль, хотіли б отримати більше інформації і розглянути ряд альтернатив перед тим, як завершити вироблення рішень. Вони шукають відповідну інформацію зі своїх джерел, знаходять і вивчають її докладно, використовуючи всі можливі ресурси. Такі менеджери – обережні люди, вони здатні адаптуватися і впоратися в унікальних ситуаціях.

Поведінковий процес прийняття рішень. Лідери, які дотримуються цієї моделі, вірять у спільне управління, враховують думку і досвід підлеглих, завжди прислухаються до них.

Концептуальне прийняття рішень. Менеджери, що використовують такий стиль, інтуїтивні у своєму мисленні і терпимі до невизначеності. Вони вивчають багато альтернатив і зосереджені виключно на довгострокові перспективи.

Технологія

Послідовність процесу прийняття управлінського рішення включає різні технологічні види. Інформаційні технології забезпечують підтримку бізнес-рішень DSS і штучного інтелекту AI. Поєднання цих систем допомагає створювати базу даних через онлайн-аналітичний процес OLAP для полегшення процедури, що вимагає значних зусиль і аналізу, що спрощує процес прийняття управлінських рішень.

Рівень технології на підприємстві забезпечує формування плану по здійсненню обраного варіанту:

Можливості обробки даних з впровадженням технологій, що допомагають швидко приймати бізнес-рішення, що забезпечують можливість обробляти величезні обсяги інформації з використанням інструментів інтелектуального аналізу даних.

Забезпечення швидкості технології процесу прийняття управлінського рішення, обробляючи величезні масиви і складні моделі обробки, допомагає створювати корисну інформацію.

Технології підтримують групове прийняття рішень, команда співробітників може використовувати систему групової підтримки для швидкоплинного процесу.

Система підтримки прийняття рішень GDSS є типом системи, яка полегшує формулювання проблем групою, прийняття командних планів шляхом інтеграції, групової роботи, можливостей DSS і телекомунікацій. Чим складніше і менш структуроване рішення, що команда повинна прийняти, тим більше може допомогти GDSS.

Гнучкі інтерактивні системи

Для того щоб приймати швидкі і важливі рішення в організації, використовується сучасна технологія:

Системи підтримки прийняття рішень DSS – це дуже гнучка і інтерактивна ІТ-система, призначена для підтримки процесу, коли проблема не структурована.

Група підтримки прийняття рішень GDSS – це система, яка полегшує формулювання групових проблем.

Географічні інформаційні системи (ГІС) – це системи, спеціально розроблені для просторової інформації.

Штучний інтелект (AI) – наука про створення машин, що імітують людське мислення і поведінку.

Експертні системи – це системи штучного інтелекту, які використовують можливості логіки для висновків.

Нейронна мережа – це інтелектуальна система, яка може навчитися розрізняти закономірності.

Генетичний алгоритм – це система штучного інтелекту, яка імітує еволюційний процес виживання найбільш пристосованих людей для розробки більш ефективних рішень.

Плюси стратегічного консенсусу

Прийняття планів є головною функцією управління. Вона починається тільки тоді, коли керівництво приймає стратегічні напрями розвитку. Без цього дії виконання стадій процесу прийняття управлінських рішень неможливо, а ресурси не будуть використані. Таким чином, ухвалення стратегії є головною функцією управління і полегшує весь процес, створюючи належний фон для першої управлінської діяльності під назвою «планування».

Воно дає конкретну форму для широких рішень бізнес-цілей, прийнятих топ-менеджером. Цей процес з безперервною функцією управління. Керівники всіх рівнів приймають рішення в межах своїх посадових обов’язків. Безперервність процесу є обов’язковою для всіх керівників та управлінського персоналу.

Подальші дії неможливі, якщо не будуть прийняті рішення. Їх потрібно формувати на регулярній основі, оскільки в бізнесі розвиваються нові проблеми, складності і збої. Це може бути пов’язано зі змінами у навколишньому середовищі. На ринку можуть з’явитися нові продукти, конкуренти, а державна політика може змінитися. Все це призводить до змін середовища навколо бізнес-структури.

Це делікатна і відповідальна робота. Керівники повинні приймати швидкі і правильні рішення, здійснюючи свої обов’язки. Фактично їм платять за їхню зрілість і здатність бути відповідальними. Активність управління можлива лише за умови прийняття відповідних планів. Правильні дії забезпечують можливості для зростання, а неправильні призводять до втрат і нестабільності для компанії.

Загальні помилки керівництва

Багато факторів, що впливають на процес прийняття рішень, що можуть призвести до помилок. Лідер групи, який своєчасно і повністю усвідомлює всі можливі типи помилок та їх причини помилок, знаходиться в кращому положенні. Деякі поширені помилки та їх види у процесі прийняття управлінських рішень:

Відхід від особистісного шаблону. Кожна людина має свій унікальний набір переваг або забобонів, які ведуть до певного стилю керівництва. Кращий спосіб впоратися з цією проблемою – намагатися бути відкритим для інформації всередині системи управління.

Зайва довіра до чужої інформації. Часто керівники покладаються на думку інших людей. Однак якщо вони не приймають безпосередньої участі в проблемній ситуації, не можуть мати необхідного рівня обізнаності для прийняття рішень.

Ігнорування інформації, отриманої від членів колективу. Ця проблема може легко виникнути у командному ситуації. У багатьох випадках працівники компанії є людьми, які найбільш тісно пов’язані з проблемою. Якщо до їхньої думки не прислухатися, виникає загальний командний збій. Найкращим способом вирішення цієї проблеми є забезпечення участі всіх членів організації в цьому процесі.

Ігнорування інтуїції. У багатьох випадках люди діють правильно на підсвідомому рівні. На жаль, вони часто схильні ігнорувати свою інтуїцію, після чого роблять неправильні дії.

Поради топ-менеджерам

Існують стратегії, які можна використовувати, щоб уникнути поширених помилок і відточити свої навички управлінця. Прийняття більш якісних і швидких рішень допоможе команді скористатися бізнес-можливостями і уникнути пасток:

Переосмислити проблему. Коли команда зіткнеться з перешкодою в діяльності, треба вивчити її повний контекст і побачити проблему з максимально можливої точки зору. Це допоможе не звертати уваги на один аспект або нехтувати іншими. Потрібно знайти не менше 3-х різних способів розгляду проблеми.

Прийняти обґрунтовані рішення. Мета управління – використовувати наукові докази при прийнятті планів, а не лише покладатися на інтуїцію.

Застосовувати дані про продуктивність для підтримки рішень.

Отримати найбільш актуальну і повну інформацію від бізнес-оточення.

Кинути виклик своїм внутрішнім почуттям і знайти об’єктивні докази в їх підтримку.

Вислуховувати думку інших.

Бути неупередженим.

Знайти способи заохочення обміну інформацією в компанії.

Бути відкритим для розмови і створювати атмосферу, в якій люди можуть бути прямими, навіть коли відкривається неприємна правда.

Розвивати почуття ризику.

Забути минулі помилки. Люди схильні робити вибір, який виправдовує минулий досвід, навіть якщо попереднє рішення не спрацювало. Вони також схильні витрачати час і гроші на виправлення минулих проблем, коли було б корисніше визнати помилку і рухатися далі.

Бути чесним з собою.

Бути рішучим.

Таким чином, цілком очевидно, що прийняття рішень є важливим аспектом сучасного управління і краще це робити професійно.