Оптимізація бізнес-процесів – це… Методи, етапи і помилки
Оптимізація бізнес-процесів — це досить актуальна тема. Рідко хто може правильно застосувати її з першого разу, адже новачки роблять помилки, які в кінцевому рахунку відображаються на ділі. Щоб їх уникнути, читайте нашу статтю. Почнемо лікнеп з визначення.
Поняття
Оптимізація бізнес-процесів — це заходи, спрямовані на підвищення ефективності бізнесу.
Методик оптимізації чимало, і кожна має свої переваги і недоліки.
Нижче ми їх розглянемо, але спочатку розберемося, чи так уже потрібна оптимізація.
Чи є необхідність?
Ми вже сказали, що оптимізація бізнес-процесів — це набір заходів, спрямованих на підвищення ефективності бізнесу. І це дійсно так.
Будь-яке підприємство засноване на певних бізнес-процесах, які і виконують працівники організації. До них відносять продажу, виробничі і управлінські процеси, закупівлі, діловодство та інше. Як тільки підприємство починає автоматизувати вже наявні процеси, його робота стає набагато ефективніше.
Великі організації працюють на системі менеджменту певного стандарту (ISO 9001), що говорить про високу бізнес-культурі. Система побудована таким чином, щоб організувати якомога більше процесів, при цьому виділяючи і розписуючи їх.
Раз оптимізація бізнес-процесів — це комплекс певних заходів, то по ідеї займатися цим повинен фахівець. У великих компаніях так і є. Але як би не був збудований процес, він періодично потребує реорганізації, адже змінюються умови праці, з’являються нові вакансії і процеси. Якщо не проводити оптимізацію, то виникають конфлікти, що перешкоджають нормальному функціонуванню частин організації. А це, як ви розумієте, в кінцевому рахунку відбивається на прибутку.
Щоб зрозуміти, чи потрібно проводити оптимізацію бізнес-процесів компанії, потрібно перевірити наявність проблем. Нижче наведемо перелік і якщо хоча б один пункт знайшов відображення в діяльності організації, варто задуматися про оптимізацію.
Допоможе оптимізація
Отже, з часом у будь-якій організації можуть з’явитися проблеми. Вони є лакмусовим папірцем, за яким легко визначити необхідність оптимізації бізнес-процесів компанії. Які ж проблеми можуть бути?
Посадові обов’язки повторюються. Якщо не тільки співробітники змушені робити одне і те ж, але й цілі відділи, то це виразно говорить про необхідність реорганізації. Так не може тривати вічно, а значить, що підсумком стане хаос, зайві фінансові вливання і невиправдана конкуренція між працівниками і відділами.
Керівники вміють лише керувати. Ці начальники за великим рахунком марні, адже вони нічого не знають про маркетинг, економіці та менеджменті.
В компанії немає системи підвищення кваліфікації працівників. Це серйозне упущення, яке відкидає підприємство назад. Адже якщо співробітник не отримує нових знань, то він не прагне нічого змінити і топчеться на місці.
Краще — ворог хорошого. Люди працюють в одному режимі і раптом вирішують підвищити рівень діяльності. Для цього вони вводять IT-систему управління співробітниками, продажами чи фінансами. Звучить непогано, але найчастіше працівники це роблять без оглядки на поточні процеси організації або просто копіюють чиюсь. За підсумком величезні суми витрачені незрозуміло на що, а економічний ефект так і не досягнуто.
Чого ж допомагає домогтися оптимізація бізнес-процесів в організації?
Підвищує якість обслуговування клієнтів.
Зменшує тимчасові і операційні витрати.
Дозволяє досягати нових цілей.
Підвищує керованість компанії.
Всі ці пункти впливають на кінцеву собівартість продукції чи послуг у бік її зменшення. До того ж оптимізована компанія залучає набагато більше нових клієнтів, а отже, і прибуток стає вище, і конкурентоспроможність підвищується.
Будь-яке використання матеріалів допускається тільки при наявності гіперпосилання.
Важливо розуміти, що всі процеси бізнесу пов’язані між собою. Тобто оптимізація бізнес-процесів в організації вплине на роботу всього підприємства тим чи іншим чином. Щоб було не так відчутно, керівництво компанії починає оптимізувати спочатку невеликі процеси, не витрачаючи надто багато часу і грошей. Поступово моделювання та оптимізація бізнес-процесів переходить на інші відділи.
Спроби змінити все разом зазвичай закінчуються дуже сумно, і в майбутньому бажання щось змінити в роботі компанії буде зустрінуте негативно.
З чого починати?
Моделювання та оптимізація бізнес-процесів починаються з того, що методи колишньої роботи морально застарівають. Оптимізація необхідна кожній фірмі, за винятком державних корпорацій. Чим швидше підприємство переймає нові методи роботи та впроваджує їх у свої процеси, тим більш успішним воно буде.
Ті фірми, що постійно розвиваються, мають цілий відділ, який і займається оптимізацією бізнес-процесів малого бізнесу чи великих організацій. Адже лише щедре фінансування сучасних технологій — запорука успішної справи.
Критерії оцінки
Щоб вірно провести оптимізацію, потрібно виділити пріоритети. Останні підбираються за певними критеріями. Вони наведені нижче у вигляді списку:
Важливість процесу. Перед тим, як оптимізувати роботу, треба виділити головні процеси, поліпшення яких приведе до високих результатів. Для визначення такого процесу досить дізнатися, яку роль він відіграє у всій діяльності організації. Є і зворотна сторона: якщо процес вже займає головне місце і ефективно працює, то оптимізація буде марна. Звичайно, можна спробувати вже поліпшити процес, але це буде зайвою витратою коштів, які б стали в нагоді для іншого. Краще витратити час і гроші на проблемні бізнес-процеси.
Проблемність процесу. Звучить знайомо, але що це означає? В цьому контексті розуміється різниця між тим, що виходить за підсумком, і бажаними діями. Тобто якщо якийсь процес працює зовсім не так, як повинен, то це явний привід провести оптимізацію.
Можливість реалізації процесу змін. Оптимізація бізнес-процесів малого бізнесу або великого починається з того, що вибирається найбільш простий варіант для початку процесу. Наприклад, вибирають саме той, що потребує якомога менше коштів для поліпшення особистого часу і трудових ресурсів. Важливо звертати увагу на негативні фактори, які неминуче з’явиться, і враховувати їх.
Ось і виходить, що потрібно враховувати всі критерії і чинники для успішної реорганізації. Як правило, оптимізації піддаються найбільш великі процеси, адже саме за рахунок них працює підприємство.
Принципи
Методи оптимізації бізнес-процесів різні, але перш ніж вибрати якийсь один, потрібно дізнатися принципи покращення. Без їх дотримання ви не досягнете потрібного ефекту. Розглянемо принципи нижче:
Основу. Перед тим як починати оптимізувати процеси, потрібно зрозуміти, який процес за що відповідає. Тобто перш за все треба розібратися в структурі бізнесу і лише потім братися за оптимізацію. Якщо цього не зробити, то незрозуміло, що потрібно реорганізовувати, а значить і ефекту не буде.
Спочатку потрібно усунути помилки. Перш ніж реорганізовувати підприємство, необхідно усунути дрібні помилки, які будуть заважати при оптимізації.
Неоднозначні рішення. Так називається ситуація, коли оптимізація одного процесу негативно впливає на інший. З цієї причини, перш ніж покращувати який-небудь процес, треба прорахувати всі позитивні і негативні сторони і тільки тоді прийняти правильне рішення.
Неприйняття змін. Часто співробітники організації не приходять в захват від змін, а значить, вони опираються всіма силами. Причому опір може бути неусвідомленим або вираженим.
Рівні оптимізації
Оптимізація бізнес-процесів в логістиці або іншій сфері ділиться на декілька рівнів, кожен з яких по-своєму впливає на підсумок. Наприклад, адміністративно-управлінські процеси відповідальні за прийняття вірних рішень і дії керівного складу. Завдяки їм збирається інформація про робочому процесі організації, задіяному в головному бізнес-процесі.
Ефективність оптимізації бізнес-процесів може бути різна, але в будь-якому випадку вона призведе до зменшення фінансових витрат. Який з рівнів вибере підприємство, залежить від безлічі факторів. Наприклад, якщо керівництво бажає заощадити, то вибір впаде на один рівень, а коли метою є досягнення стратегічного результату, вибір впаде на інший.
Розглянемо всі рівні автоматизації та оптимізації бізнес-процесів:
Перший рівень. Ця щабель пов’язана з фінансовими витратами. Кожний відділ підприємства створює витрати на власні потреби. Зате цей рівень можна назвати самим швидким, якщо метою є скорочення витрат. Обумовлено це тим, що рівень не зачіпає інтереси інших відділів компанії, а значить, не потрібно додаткових погоджень. Недоліком рівня вважається невелика економія. Як правило, вона не буває більше 20 %. Важливо розуміти, що не всі витрати приписуються одному відділу, деякі виникають під час виконання завдання. Приміром, один відділ замовляє іншій інформацію по аналітиці організації, у цій ситуації всі витрати понесе виконавець.
Другий рівень. Приклади оптимізації бізнес-процесів другого рівня дозволяють переконатися в тому, що витрати зменшуються до спільного процесу між замовниками та виконавцями. Рівень передбачає діяльність обох сторін, одностороння робота просто неприпустима. Зменшення витрат відбувається тільки у випадку, коли всі учасники оптимізації обговорили і дійшли до єдиної думки з приводу того, як будуть проходити процеси і спільна робота. Другий рівень передбачає економію більше 20 %, на ньому можна домогтися оптимізації різних функцій підприємства. Головною умовою є те, що всі функції повинні мати однаковий результат і бути спрямовані на досягнення результату.
Третій рівень. Цей підхід до оптимізації бізнес-процесів забезпечує до 30 % економії. Щоправда, є певні складнощі: щоб працювати з витратами, потрібно розуміти всю систему бізнес-процесів організації. Обумовлено це тим, що оптимізація цього рівня передбачає велику кількість активностей.
Методи оптимізації
Бізнес-процеси в кожній організації протікають по-своєму, але це не заважає експертам виділяти основні методи оптимізації. Розглянемо їх докладніше:
SWOT-аналіз. Суть методу в тому, щоб вивчити сильні та слабкі межі бізнес-процесу. Так називають спосіб стратегічного планування, який використовується для оцінки явищ і чинників, що впливають на підприємство або бізнес-проект. Є кілька параметрів, характерних для методу: сильні сторони, можливості, слабкі сторони, загрози. Цілі оптимізації бізнес-процесів за цим методом — пошук і виправлення вразливих місць, а також зниження ризиків і можливих загроз.
Причини – наслідки. Спосіб характеризується діаграми Ісікави, або причинно-наслідкового діаграмою. Вона входить в сім найбільш відомих інструментів оцінки, контролю, вимірювання та підвищення якості виробничих процесів. Метод дозволяє знайти взаємозв’язки між параметрами, що допомагає провести точні дослідження необхідного бізнес-процесу. З допомогою діаграми набагато легше визначити основні фактори, які впливають на виробничий процес.
Бенчмаркінг. Метод оцінки плюсів і аналізу переваг конкурентів і партнерів для виявлення найбільш продуктивних факторів. Бенчмаркінг має щось спільне з промисловим шпигунством, але не до кінця. Для реалізації методу досить поверхневого спостереження, а не впровадження до конкурентів.
Оптимізація і аналіз бізнес-процесів на основі показників. Використовується принцип постановки цілей бізнес-процесу, після досягнення яких мета або підвищується, або, якщо до неї наблизитися не вдалося, аналізуються методи для її здійснення. Технологія оптимізації бізнес-процесів така, що в першу чергу аналізується результативність.
Мозковий штурм. Метод являє собою активне обговорення завдань, озвучування різних варіантів. З усього запропонованого за підсумком вибирають саме вдале пропозицію.
«6 Сигма». За рахунок зменшення кількості виробничих помилок досягається підвищення показників продуктивності.
Зміна та розрахунок фрагментарності процесів. Метод полягає в тому, що збільшуються чи скорочуються складові частини бізнес-процесу.
Аналіз бізнес-логіки. Метою є усунення неефективних процедур, зв’язування паралельних робіт, розподіл відповідальності за процеси та розподіл повноважень щодо прийняття рішень, фіксування інформації у джерела і обробка її в реальній діяльності компанії.
Функціонально-вартісний аналіз. Метод спрямований на те, щоб досягти найвищої функціональності об’єкта за рахунок мінімальних витрат як для покупця, так і для продавця.
Імітаційне моделювання бізнес-процесів. Оптимізація логістичних бізнес-процесів дозволяє представляти за допомогою комп’ютерної моделі дії людей і застосування технологій. Під час моделювання потрібно дотримуватися чотири етапи: побудова моделі, запуск моделі, аналіз отриманих показників ефективності, оцінка інших можливих сценаріїв. Метод ефективний лише в тому випадку, якщо використовуються актуальні та точні величини для побудови моделі.
Аналіз і розрахунок трудомісткості і тривалості процесу. Спосіб дозволяє розрахувати потрібну кількість працівників і навантаження, яким вони піддаються.
Аналіз матриці розподілу відповідальності. Це функціональна наочна таблиця, яка розподіляє організацію по ланках, одиницям і так далі. тобто метод дозволяє призначити завдання для структурних підрозділів.
Етапи оптимізації
Робота по оптимізації бізнес-процесів поділяється на п’ять етапів. Поговоримо детальніше про кожного з них:
Опис процесів організації. Аналіз і оптимізація бізнес-процесів нерозривно пов’язані між собою. Без визначення функцій кожного відділу і співробітника неможливо розпочати ефективну оптимізацію. Начебто крок здається само собою зрозумілим, але насправді більшість компаній про це забувають, і це велика помилка. Краще почати вивчення процесів через ланцюжок доданої вартості. Є компанії, які постачають в вашу організацію ресурси або товари або виконують додаткові функції, яких потребує ваш клієнт. Зрозумійте, на якій стадії і яким чином здійснюється формування доданої вартості кінцевої продукції. Застосування такої стратегії дозволяє швидко вирахувати точки виходу і входу в компанію. Таким чином, ви зможете вивчити робочий процес підприємства цілком, роз’яснити персоналу, хто і чим займається, відокремити робочі процеси, які потребують першочергової оптимізації, визначитися зі способами поліпшення якості послуги або товарів. Під час проведення досліджень ви зрозумієте, що крім основних процесів є ще й підтримують. Як правило, їх не потрібно фінансувати, адже вони формують інфраструктуру підприємства і допомагають безперервного функціонування головних процесів. Існують ще процеси розвитку, які відповідають за майбутню прибуток.
Призначення відповідальних осіб. Система оптимізації бізнес-процесів побудована таким чином, що не може функціонувати без контролю. А тому призначається відповідальний за її проведення. Причому один чоловік повинен здійснювати загальне керівництво, а інші – контролювати кожен етап. Керуючий повинен бути не тільки обов’язковим, але і вміти координувати роботу підлеглих. Таких керівників можна порівняти з вічною батарейкою, тому що вони повинні постійно працювати і оптимізувати виробництво. З цієї причини посадові обов’язки повинні бути чітко викладені, для цього достатньо прописати обов’язки у внутрішньому регламенті підприємства.
Здійснення оптимізації. Ось ми і підійшли до оптимізації бізнес-процесів підприємства. Для неї відведено лише третій етап, тому що спочатку потрібно підготуватися. Не варто думати, що в кожній організації повний порядок. На будь-якому підприємстві можна виявити кілька десятків проблем. А після виявлення треба діяти у відповідності з планом. Спершу потрібно дати оцінку всіх процесів компанії, а також виключити повторення посадових обов’язків. Наступним кроком стане обчислення часу на кожного з бізнес-процесів, проведення порівняльного аналізу з середніми показниками, підгонка під реальні показники. Далі треба організувати експлуатаційний аналіз ресурсів виробництва. Потрібно простежити переміщення цінностей і відомостей компанії і викорінити ділянки, на яких є втрати і того, і іншого. Завершальним етапом стане аналіз ефективності використання ресурсів на кожному процесі.
Автоматизація основних процесів підприємства. Не дарма цей крок прописаний у четвертому пункті, адже перш ніж приступати до нього, необхідно чітко розуміти, як буде проходити оптимізація. Якщо на підприємстві панує повна плутанина, то як не оптимізуються процес, толку буде нуль. Єдине, чого вдасться досягти, — великих фінансових витрат і втрати часу.
Оцінка підсумків. Оптимізація управління бізнес-процесами подолана, як і сама реорганізація. Саме час підвести підсумки. Якщо операція була правильно проведена, то результатом стане ліквідація повторюваних посад і обов’язків співробітників, курирування виконання роботи трудящими, зменшення кількості помилок і зниження впливу людського фактора у виробництві, впровадження системи коефіцієнтів корисного використання, яка мотивує співробітників, сформована база знань про процеси організації, зменшення порушень на виробництві через брак кадрів або відсутності ресурсів, знаходження фінансів, що не беруть участь в обороті, і їх ліквідація, мінімізація закупівель непотрібної продукції.
Поширені помилки
Щоб оптимізація дала результати, треба постаратися не робити помилки, які роблять інші підприємці. Наведемо деякі з них.
Першою помилкою є неправильна постановка задачі. Якщо керівник не знає, що конкретно потрібно зробити для поліпшення роботи підприємства, то він не доб’ється успіху. Початковим кроком стане розуміння, якого результату ви чекаєте від оптимізації. Наприклад, марно складати характеристики бухотдела, якщо безпосередньо доходів у організації немає. Відсутність прибутку — це робота відділу збуту, а ніяк не бухгалтера. Тобто в цій ситуації потрібно змінити роботу саме цього відділу, а бонусом буде зміна роботи інших служб. Якщо говорити коротко, то починати оптимізацію варто з опису процесів підприємства, про це ми вже говорили вище.
Друга помилка — невідповідність зусиль і завдань. Часто можна побачити опис процесів, які абсолютно не пов’язані з головною метою підприємства. Перебільшеним прикладом, але явно відображає суть, є спілкування керівника і секретаря для того, щоб зателефонувати заступнику. Зрозуміло ж, що сенсу у процесу немає і ніякої цінності він не несе. Виходить, що організація даремно витрачає гроші на цей процес.
Третя помилка — це неправильний вибір засобів опису. Для того щоб охарактеризувати процеси, що використовують різні засоби, в тому числі і програми різної потужності. Вартість таких програм досить висока, вона починається з 100 доларів і не має верхньої межі. Зрозуміло, що потужність програми повинна відповідати розміру компанії. Виходить, що марно маленькій фірмі купувати масштабну програму. Інструмент повинен бути вибраний відповідно до завдань і цілей підприємства, які керівництво і намагається вирішити за рахунок оптимізації. Але не потрібно думати, що основним інструментом є саме програмне забезпечення. Це всього лише допоміжний інструмент. На оптимізацію найбільше впливає її правильна організація.
Допоміжна література
Крім інформації в інтернеті керівникам компанії варто почитати книги, які допоможуть у цьому складному процесі. Нижче наведемо кілька книг:
«Бізнес-процеси. Моделювання, впровадження, управління» Володимира Рєпіна. Якщо ви вирішили змінити бізнес-процеси і спробувати новий підхід, то ця книга для вас. Не можна сказати, що вона легко читається, але тим не менш в ній приховано багато важливої інформації. Кожну главу доведеться осмислювати й опрацьовувати. Видання включає дуже багато малюнків, таблиць і схем, які допомагають розкрити процес. Примітно і те, що в інших відкритих джерелах про це немає ні слова.
«Системний підхід до безперервного вдосконалення. Теорія обмежень Голдратта» Вільяма Детмера. Всі книги автора змітають з прилавків як гарячі пиріжки. А все тому, що він допомагає вирішити багато проблем, такі як протиріччя між строками виконання послуг і якістю, між фінансовими витратами та ціною. Раніше було не знайти повних відомостей від автора, зате зараз випущена книга, розкриває всі секрети.
«Управління бізнес-процесами. Практичне керівництво щодо успішної реалізації проектів» Йохана Нелиса, Джона Джестона. Книга розповідає про основні засади керівництва бізнес-процесами, їх користь і позитивні риси. Видання багато і прикладами того, як здійснювати менеджмент. Книга підійде в якості довідника для підприємств, що реалізують проекти управління процесами. Це обумовлено тим, що описаний матеріал розповідає про засоби, які можна застосовувати на практиці, а також допомагає ефективно реалізувати бізнес-проекти.
«Мета. Процес безперервного совершеноствования» Еліяху Голдратта. Видання пояснює, що особистість, яка побачила якусь проблему в бізнес-проекті, зобов’язана побудувати причинно-наслідкові зв’язки між підсумками та процесами. Людині потрібно розуміти основні принципи досягнення ефективності робочого процесу організації.
«Бережливе виробництво програмного забезпечення: від ідеї до прибутку» Том і Мері Поппендик. Посібник надасть допомогу в ситуаціях, коли необхідно сформувати найбільш ефективні процеси. Топ-менеджерам варто прочитати цю книгу, як і управлінцям, розробникам компанії. Тобто інформація буде корисна саме тим, хто займається програмним забезпеченням.
Висновок
Як бачите, щоб грамотно провести оптимізацію, потрібно багато знати і багато в чому розбиратися. Реорганізація не допоможе, якщо керівник не розуміє, з чим працює. Найчастіше таких начальників багато, що і є причиною краху багатьох компаній.
Якщо навіть засновник не розбирається в питанні сам, його завдання – знайти компетентних співробітників, які будуть працювати не з користі, а тому що віддані своїй справі. Настільки самовідданих працівників залишилося дуже мало, а значить, якщо вам пощастило і ви знайшли їх, то постарайтеся не відпускати. Саме від компетентності штату залежить, наскільки буде процвітати організація. Навіть самий талановитий керівник не зможе витягнути фірму поодинці, а тому не треба нехтувати професіоналізмом штату. Зрештою, мова йде про ваші гроші та час.
