Бюджетування проекту. Види і призначення бюджету. Стадія проекту

Під бюджетуванням проекту слід розуміти визначення вартості тих робіт, які реалізуються в рамках певної схеми. Крім того, йдеться про процес формування на цій основі бюджету, який містить встановлене розподіл витрат за статтями витрат, видами робіт, за часом їх виконання або інших позиціях.

Формування структури бюджету

Як складається попередній бюджет проекту? Структура такого виявляється за допомогою плану рахунків обліку вартості конкретної програми. Як правило, для того щоб її визначити, достатньо мати традиційну бухгалтерську кошторис.

Бюджетування вважається планом витрат або закладкою вартості. Це означає, що після попереднього планування потрібно розуміти, скільки, коли і за що саме будуть виплачені грошові кошти. Тому в даному випадку можливе використання будь-яких методик подання збитків. Однак слід пам’ятати, що вони повинні задовольняти практичним вимогам стейкхолдерів, зацікавлених в них, а також сформованим стандартам. Крім того, вони повинні відповідати на ті питання, які цікавлять інвесторів проекту.

Форми представлення бюджету

І плановий та фактичний бюджет має певні форми подання. Так, серед них важливо відмітити наступні:

• календарні графіки, які є своєрідними планами витрат;
• матриці розподілу збитків;
• стовпчасті діаграми витрат;
• аналогічні графіки наростаючих підсумків (кумулятивних) збитків;
• лінійні діаграми кумулятивних витрат, розподілених у часі;
• відображення структури збитків кругового типу.

Варто відзначити, що на різних етапах розвитку проекту актуально різне оформлення проектної та робочої документації. Справа в тому, що мова йде про розробку різних видів бюджетів. Між собою вони різняться як необхідної точністю, так і призначенням. Варто зауважити, що допустима бюджетна похибка стає значно менше по мірі того, як розвивається проект.

Різновиди та призначення бюджетів

Зниження похибки можна аргументувати даними з таблиці, наведеної нижче. Отже, розглянемо призначення та основні види бюджетів.

Бюджет проекту і кошторис витрат

Цікаво відзначити, що бюджет проекту схожий на кошторис поточних витрат одного бізнес-елемента компанії. Основною відмінністю тут є те, що він традиційно охоплює його повністю, тобто від початку до завершення. У свою чергу, бюджет бізнес-одиниці формується щорічно або щоквартально. Для максимально ефективного контролю він повинен ділитися на дві складові: прямі витрати і непрямі збитки.

Перша різновид бюджету є ключовим засобом управління і контролю для менеджерів проекту, а також директорів функціональних підрозділів, які приймають в ньому участь. Сюди входять витрати (транспортні витрати, заробітна плата і так далі) всіх, хто включається в команду програми. В даному випадку кожен із суб’єктів виконує окремі завдання.

Варто пам’ятати, що при обґрунтуванні статей витрат на облік беруться наступні моменти:

• вартість матеріалів, які закуповуються;
• сума, витрачена на виробництво;
• вартість відхилень від звичайного використання технологій;
• сума, витрачена на введення продукту в експлуатацію;
• вартість поставок;
• інші витрати.

У свою чергу, витрати прямого типу повинні представлятися таким чином:

• в розбитому вигляді – точно по структурі проекту до рівня виконуваних завдань;
• включати витрати щотижневого характеру на заробітну плату співробітників, матеріали (виготовлені за контрактом або придбані) та інше для кожного компонента і завдання проекту проміжного значення;
• включати накладні витрати, безпосередньо пов’язані з оплатою матеріалів та праці;
• підсумовуватися у відповідності з різними завданнями, виконуваними беруть участь структурами;
• забезпечувати управлінські резерви (іншими словами, залишати певний резерв вартості і часу на всякий випадок).

Значення бюджетного процесу

Бюджетування проекту робить істотний тиск як на його менеджерів, так і на підрозділи. Справа в тому, що воно висуває таку альтернативу: якщо вкладаємося в бюджет, то діємо ефективно, якщо ж перевищуємо — робота виконана погано.

Тим не менш дана вимога часто застосовується до реального бюджетування проекту. Справа в тому, що бюджети формуються, так і реалізуються під певним тиском низки чинників як суб’єктивного, так і об’єктивного характеру.

Наприклад, менеджер проекту, якого найняли на роботу, часто змушений погоджуватись з бюджетами, розробленими і прийнятими без його участі, навіть якщо вони здаються йому нереалістичним. В іншому випадку співробітникові можуть відмовити в укладенні контракту. Тим не менш, якщо він погоджується з бюджетом, який з очевидністю не відповідає заданим строкам виконання, а також з наявними ресурсами, то як тільки досягнення певних результатів вимагає витрат вище запланованих коштів, працівник змушений пояснювати цю проблему, незважаючи на те, що спочатку бюджет був встановлений на гранично низькому рівні.

Варто пам’ятати, що бюджетування проекту може бути і раціональним. В даному випадку мета бюджету полягає насамперед у встановленні істинної вартості проекту для фірми. Тому, якщо керівне проектом особа прийме бюджет, який значно перевищить прийнятні для етапи обґрунтування витрат 15-20% похибки (інформація з поданої вище таблиці), дуже ймовірно, що ситуація не обмежиться поясненнями старшому менеджменту структури причин цього перевищення. При цьому керівник проекту, швидше за все, позбудеться роботи.

Як цього уникнути?

Щоб уникнути такої ситуації, М. Томсетт, американський учений, пропонує менеджерам формувати власні бюджети проектів. При цьому він вказує цілий ряд причин такої поведінки:

• Ви є відповідальним за звітність у відповідності з майбутніми витратами проекту і можливістю витрачати їх бюджет. Це стане неможливим, якщо ви будете працювати з попередньо визначеним бюджетом.
• Будучи менеджером проекту, ви краще інших співробітників повинні володіти інформацією про те, скільки саме варто конкретний проект. Бюджет, який закладається вами, вважається грошово вимірної метою. Вона повинна задовольняти вас за такими параметрами: давати можливість виміряти успіх проекту і бути способом вимірювання компетенції менеджера (тобто вас).
• Ви повинні передбачити деякі допущення в статтях бюджету. Це дуже важливо, якщо грають роль майбутні обґрунтування конкретних витрат. Варто доповнити, що допущення зіставляють з можливостями на поточний період, при цьому можливі ускладнення не враховуються. Тільки коли у вас буде можливість порівнювати саме на цьому рівні, бюджетний процес буде функціонувати у відповідності з наміченим планом.

Складання, відстеження і виконання фінансового плану

Необхідно знати, що проектні бюджети формуються, відстежуються і виконуються окремо від фінплану одиниць, які беруть участь в бізнесі, компанії в цілому.

На те є свої причини:

• Проекти не мають властивість повторюватися. Бюджети відділів і підрозділів формуються щорічно. Найчастіше вони переглядаються раз у півроку або частіше. Проекти закінчують існування безпосередньо після їх виконання. Справа в тому, що час реалізації програми не прив’язується до фіскального року. Перегляд бюджету небажаний. Виняток становлять випадки, коли виявляються грубі помилки в початковому варіанті або при різкій зміні навколишнього оточення (саме в ній і реалізується конкретний проект).
• В руках менеджера — прямий контроль за виконанням бюджету. Варто зауважити, що фінплани відділів і підрозділів, як правило, залежать від відносин, які складаються між кількома службами: відділ виконання дає ліміт витрат того чи іншого підрозділу, грунтуючись на інформації, наданої іншим відділом; проте рішення про персонал системі приймає топ-менеджмент. Проект, навпаки, користується бюджетом у відповідності з двома напрямами: застосування тих ресурсів, які є (досягнення і персонал), вони вже входять в розпорядження та бюджет відділу, і обмежене застосування ресурсів зовнішнього типу, які залучаються тимчасово. Наймання додаткового працівника виливається у будь-якому випадку постійні витрати; додаткова одиниця персоналу для проекту, як правило, задіює сили, вже наявні в службі.
• Успіх виконання бюджету безпосередньо пов’язаний з бездоганним дотриманням плану дій за проектом, а також графіка користування ресурсами. Також він складається в залежності від того, як добре менеджер розпланував реалізацію кожної фази, а також від того, чи дотримуються працівники, що приймають участь в команді проекту, встановленого розкладу. Якщо здійснення того чи іншого етапу або роботи в цілому затримується з причини необхідності, наприклад, в людських або тимчасових ресурсів, ніж було визначено спочатку, це так чи інакше відбивається на бюджеті несприятливим чином, тобто у вигляді збільшення вартості виконання робіт проекту.

Подібні правила, принаймні у випадку ідеальної ситуації, повинні використовуватися менеджерами всіх служб компанії, у яких є власний бюджет. Варто знати, що кожен з них несе відповідальність за відсутність перевищення бюджетного рівня і, відповідно, перевитрати грошових коштів. Однак у практичній діяльності лише менша частина фірм суворо дотримується цього правила. З іншого боку, лише деякі компанії дозволяють директорам відділів призначати бюджетний рівень, який дійсно потрібен для виконуваного у відділі проекту.

Тендери, переговори і угоди

Далі доцільно розглянути кульмінаційну стадію проекту: організацію тендерів, спеціальні майданчики, а також укладання угод про співпрацю та партнерство.

Під тендером слід розуміти конкурентні торги, в процесі яких реалізується вибір постачальників товарної продукції і послуг. Муніципальні і державні замовники здійснюють свою діяльність в рамках 44-ФЗ «ПРО контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних і муніципальних потреб».

Державні корпорації, організації, що реалізують регульовані різновиди діяльності, природні монополії працюють за законом 223-ФЗ «ПРО закупівлі товарів, робіт, послуг окремими видами юр. осіб» (наприклад, будівельні тендери).

Спеціальні майданчики

Комерційні структури діють в рамках актуального на території РФ цивільного законодавства. Вони розміщують інформацію щодо своїх планів на майданчиках тендерів. Брати участь у закупівлях має право як фізична, так і юридична особа, яка в повній мірі відповідає вимогам замовника та російського законодавства.

Існують різні тендери: відкриті (тобто для всіх учасників), наприклад, відкритий конкурс, запит котирувань, електронний аукціон, запит пропозицій; закриті (тобто для обмеженого числа осіб), наприклад, лімітовані аукціони і конкурси. Здійснюватися закупівлі можуть як в електронній формі, так і в паперовій.

Необхідно мати на увазі, що такий захід вимагає серйозної підготовки, зокрема, юридичної, фінансової та технічної. Це потрібно для того, щоб забезпечити заявку і виконання контракту. Тому керівникам варто спочатку налаштовувати свій персонал на командну роботу, адже саме від злагодженості операцій, що здійснюються співробітниками, залежить кінцевий результат.

Основні етапи реалізації тендеру

Схематично участь у подібного роду заходах можна представити так: Ринковий аналіз → Вибір і подальше одержання електронного підпису → Проходження реєстрації → Пошук майданчика тендеру → Підготовка забезпечення у фінансовому плані → Заклад спеціального рахунку (це необхідно для учасників закупівель відповідно з 44-ФЗ) → Підготовка і подальша подача заявки для участі в закупівлі → Безпосереднє фігурування в тендері. Заключний етапом, звісно, є одержання результату.

Розглянемо основну стадію представленого переліку: участь, наприклад, у будівельному тендері. Це буде електронний аукціон з 44-ФЗ. У визначений заздалегідь термін замовник починає розглядати заявки учасників. Коли ваша заявка вважається допущеною до участі в аукціоні, слід прорахувати мінімальний рівень ціни, за який ви готові поставити будівельний продукт або надати відповідні послуги, організувати роботи в рамках цього тендеру.

Електронний аукціон проводиться в режимі реального часу. Так, протягом десяти хвилин після подачі останньої пропозиції за ціною учасник має право в режимі онлайн внести власну пропозицію щодо «кроку аукціону»: від 0,5 до 5 % від НМЦК. Іншими словами, крок, який можна здійснити одноразово, не повинен перевищувати 5 % від початкової максимальної ціни угоди про партнерство (співробітництво), зазначеної в повідомленні.

Згідно з результатами аукціону складається протокол. Після того як аукціон вважається завершеним, настає стадія розгляду додаткових частин заявок.

Висновок

Отже, ми розглянули категорію бюджетування: призначення і види бюджету, стадії проекту. Крім того, розібрали основну стадію більш докладно. Варто зауважити, що виграти тендер може навіть новачок. Як здійснити це на практиці?

Електронні торги передбачають наявність клієнтів, тобто грошей. Однак тендер виключає відносини неформального плану. Домовитися ніяк не вийде. У разі невиконання умов, встановлених у контракті, можна позбутися угоди, втратити грошові кошти, а також втратити можливість приймати участь в інших торгах через дискваліфікацію. Новачки часто порушують дані правила з-за банальної неуважності.

Для початку слід набити руку на тендерах, не містять жорстких правил. Наприклад, на торгах комерційного плану. Лише після цього доцільно переходити до серйозних тендерам, які регламентовані закупівельними законодавством відповідно з 44-ФЗ і 223-ФЗ. Основна умова перемоги — не що інше, як уважність. В першу чергу потрібно думати про якість роботи, а не про суму угоди.

Уявіть, що ви все-таки здобули перемогу. У вас на руках контракт. Чи зможе фірма знайти додаткові потужності і сили, щоб виконати його без проблем? І якщо ні, то скільки саме піде грошових коштів на наймання працівників або оренду обладнання? Залишиться договір вигідним?

Варто пам’ятати, що серед помилок учасників тендерів ключовими є такі, як порушення встановлених строків, неуважне вивчення документації, спроби брати участь одночасно у багатьох тендерах, несправності технічного плану, торги в збиток. Все це здатне привести до несприятливих наслідків. Саме тому необхідно попередити всі перераховані недоліки заздалегідь.