Складання, відстеження і виконання фінансового плану
Необхідно знати, що проектні бюджети формуються, відстежуються і виконуються окремо від фінплану одиниць, які беруть участь в бізнесі, компанії в цілому.
На те є свої причини:
- Проекти не мають властивість повторюватися. Бюджети відділів і підрозділів формуються щорічно. Найчастіше вони переглядаються раз у півроку або частіше. Проекти закінчують існування безпосередньо після їх виконання. Справа в тому, що час реалізації програми не прив’язується до фіскального року. Перегляд бюджету небажаний. Виняток становлять випадки, коли виявляються грубі помилки в початковому варіанті або при різкій зміні навколишнього оточення (саме в ній і реалізується конкретний проект).
- В руках менеджера — прямий контроль за виконанням бюджету. Варто зауважити, що фінплани відділів і підрозділів, як правило, залежать від відносин, які складаються між кількома службами: відділ виконання дає ліміт витрат того чи іншого підрозділу, грунтуючись на інформації, наданої іншим відділом; проте рішення про персонал системі приймає топ-менеджмент. Проект, навпаки, користується бюджетом у відповідності з двома напрямами: застосування тих ресурсів, які є (досягнення і персонал), вони вже входять в розпорядження та бюджет відділу, і обмежене застосування ресурсів зовнішнього типу, які залучаються тимчасово. Наймання додаткового працівника виливається у будь-якому випадку постійні витрати; додаткова одиниця персоналу для проекту, як правило, задіює сили, вже наявні в службі.
- Успіх виконання бюджету безпосередньо пов’язаний з бездоганним дотриманням плану дій за проектом, а також графіка користування ресурсами. Також він складається в залежності від того, як добре менеджер розпланував реалізацію кожної фази, а також від того, чи дотримуються працівники, що приймають участь в команді проекту, встановленого розкладу. Якщо здійснення того чи іншого етапу або роботи в цілому затримується з причини необхідності, наприклад, в людських або тимчасових ресурсів, ніж було визначено спочатку, це так чи інакше відбивається на бюджеті несприятливим чином, тобто у вигляді збільшення вартості виконання робіт проекту.
Подібні правила, принаймні у випадку ідеальної ситуації, повинні використовуватися менеджерами всіх служб компанії, у яких є власний бюджет. Варто знати, що кожен з них несе відповідальність за відсутність перевищення бюджетного рівня і, відповідно, перевитрати грошових коштів. Однак у практичній діяльності лише менша частина фірм суворо дотримується цього правила. З іншого боку, лише деякі компанії дозволяють директорам відділів призначати бюджетний рівень, який дійсно потрібен для виконуваного у відділі проекту.
