Відрядження є службовими поїздками, які можуть здійснюватися в межах Росії чи в інші країни. Їх термін може значно відрізнятися, так як залежить від завдань, поставлених перед працівником, направленим в інше місто або країну для вирішення значущих робочих питань. При цьому він може отримувати певну суму грошей від роботодавця. Що таке добові? Вони представлені грошовою сумою, яка використовується для проживання в іншому місті, а також гроші можуть видаватися на інші цілі. Для цього оцінюється, яку суму доведеться витрачати працівникові в поїздці протягом одного дня. Вони можуть надаватися авансом або на підставі звіту, складеного співробітником вже після службової поїздки.
Види витрат у відрядженні
Перед відправкою будь-якого працівника в яку-небудь поїздку для вирішення робочих питань потрібно виплатити йому авансом певну суму коштів. Вона використовується для оплати дороги, найму житлового приміщення, отримання послуг зв’язку та інших цілей. Додаткові витрати виникають тому, що людина змушена проживати за межами свого будинку.
Керівництво кожної компанії самостійно встановлює перелік витрат, які покриваються за рахунок коштів компанії. Зазвичай така інформація закріплюється у внутрішній установчої документації фірми.
Найбільш часто витрати, які виникають під час службової поїздки, представлені в наступних видах:
- проїзд до призначеного місця і назад;
- проживання у готелі або на орендованій квартирі;
- їжу протягом робочого дня, хоча компанії часто не оплачують харчування;
- інші витрати, які вирішуються керівником підприємства, наприклад, можуть оплачувати підвищені послуги зв’язку або директор може видати кошти на оформлення закордонного паспорта.
Якщо зовсім потрібно поїздка в іншу країну, то додатково працівник отримує компенсацію за оформлення візи, закордонні паспорти та медичної довідки. Він може розраховувати на те, що саме роботодавцем будуть сплачені різні збори, що вимагаються при в’їзді в яку-небудь країну.
Що таке добові? Це засоби, з допомогою яких оплачується проживання працівника в іншому місті або країні. Додатково можуть включатися інші витрати протягом одного дня. Інформація про їх розмір, порядок надання й інших параметрах фіксується в спеціальному положенні фірми, що має відношення до відряджень. Допускається користуватися диференційованим способом розрахунку даних виплат, для чого враховується посаду працівника, відправляється в службову поїздку.
Що таке добові для відрядження?
Вони представлені грошовими коштами, необхідними для найму житлового приміщення у процесі знаходження у відрядженні, а також кошти можуть спрямовуватися на інші значущі цілі. Зазвичай виплачуються гроші безпосередньо до поїздки, а також допускається перерахування компенсації вже після відрядження.
Кожен працівник повинен розбиратися в тому, що таке відрядження та добові. Перші грошові кошти представлені повною виплатою, на яку може розраховувати працівник після поїздки або перед нею. Сюди входить компенсація на численні витрати, пов’язані з виконанням робочих обов’язків поза офісу компанії. Що таке добові витрати? Вони пов’язані з проживанням громадянина в іншому місті або країні. Іноді оплачується роботодавцем прожиток або інші витрати.
Найбільш часто добові включають такі витрати:
- проживання громадянина в іншому регіоні або країні, для чого може зніматися квартира або номер в готелі;
- харчування з використанням послуг закладів громадського харчування;
- оплата проїзду по місту;
- проведення ділових обідів з контрагентами;
- відвідування платних заходів, запланованих керівником фірми;
- інші витрати, що мають відношення до виконання робочих обов’язків.
Всі такі витрати звичайно закріплюються у внутрішній документації фірми.
Правила перерахування
Бухгалтер компанії повинен знати, що таке добові у відрядженні і коли вони перераховуються працівнику підприємства. До основним правилам виплати коштів відноситься наступне:
- в законодавстві відсутня точна інформація про те, коли саме повинні перераховуватися гроші, тому вони можуть видаватися авансом або вже після поїздки;
- якщо використовується аванс, то видаються кошти тільки у готівковому вигляді, тому їх заборонено перераховувати на банківську картку працівника;
- бажано спосіб виплати коштів закріпити у внутрішніх нормативних актах компанії;
- основним призначенням добових виступає оплата проживання громадянина в іншому регіоні або країні;
- найбільш часто в компаніях видаються гроші перед поїздкою під звіт;
- виплачуються кошти за допомогою спеціального касового ордера, складеного за формою №КО-2;
- видаються гроші за кожен день службової поїздки, куди входять вихідні і свята, а також дні, протягом яких працівник перебував на лікарняному.
Якщо будуть порушуватися вищевказані вимоги, то працівник може зіткнутися під час поїздки з певними фінансовими труднощами. Тому важливо знати, що таке добові витрати у відрядженні, який їх оптимальний розмір і коли доцільно їх виплачувати найманому фахівця.
На який термін видаються гроші?
Добові включають витрати на проживання, тому їх розмір залежить від того, на який період часу спеціаліст вирушає в поїздку. Зазвичай не входять до добові, оплата проїзду або зв’язку, так як такі витрати можуть значно відрізнятися в різних ситуаціях.
При розрахунку добових враховується час відправлення та прибуття в рідний регіон. Якщо відсутні квитки, що підтверджують дані дати, то застосовуються дані з касових чеків, що видаються адміністрацією готелю, в якому проживає працівник. Додатково може застосовуватися спеціальна відмітка від приймаючої сторони, яка містить відомості про дату прибуття та вибуття працівника.
Якщо з різних причин поїздка продовжується, то фахівець зможе розраховувати на збільшення суми, одержуваної від роботодавця. Не виплачуються кошти, якщо відрядження триває один день, а також здійснюється всередині країни. Якщо потрібно поїздка на один день в іншу державу, то добові виплачуються, але їх розмір є обмеженим.
Що робити після відрядження?
Працівник повинен розбиратися в тому, що таке добові для відрядження, який їх оптимальний розмір, а також як їх отримати. Після закінчення поїздки виконуються співробітником наступні дії:
- протягом трьох днів після повернення додому здається бухгалтеру підприємства спеціальний авансовий звіт;
- він складається працівником, причому для цього можна користуватися вільною формою;
- у цьому документі міститься інформація про те, які витрати були понесені працівником під час поїздки;
- якщо з різних причин було витрачено більше коштів, ніж було отримано громадянином в якості авансу, то він може розраховувати на доплату;
- якщо залишилися невикористані кошти, то вони повертаються компанії.
Якщо співробітник з різних причин не повертає в касу гроші, що залишилися, то роботодавець має право на підставі ст. 137 ТК утримати ці кошти із зарплати найманого фахівця.
Обов’язкові виплати?
Витрати на відрядження та добові повинні виплачуватися кожному працівникові, яке направляється у службове відрядження. Вони носять обов’язковий характер, тому не допускається відмова у їх перерахування.
Авансом видається нормативна сума, яка визначається законодавством, але може збільшуватися роботодавцем. Саме перерахування добових виступає доказом того, що керівник компанії піклується про свого працівника. Вони розраховуються на підставі наказу, оскільки він містить інформацію про тривалості відрядження, норми витрат та інших важливих чинниках.
Були скасовані?
На початку 2018 року з’явилася інформація про те, що Мінфін планує скасувати добові. Основною метою такого процесу виступало підвищення податку на прибуток. Але безпосередні співробітники різних фірм, а також керівники компаній негативно відгукувалися про такі зміни. У ЗМІ постійно обговорювалося дане питання.
За рахунок негативної реакції населення плани Мінфіну були скасовані, тому законодавство не було внесено ніяких змін.
На що витрачаються?
Всі співробітники різних компаній повинні розбиратися в тому, що таке добові і як оплачуються. Їх основним призначенням виступає оплата проживання громадянина в іншому місті або країні. Додатково сюди можуть входити інші обов’язкові витрати, які виникають у працівника щодня.
При розрахунку цього показника враховуються вимоги законодавства і відомості, включені у колективний трудовий договір. Нерідко розмір добових фіксується в установчої документації фірми.
Працівник, який отримав кошти, які може витратити на будь-які цілі на власний розсуд. Найбільш часто вони використовуються для оплати проживання в готелі, придбання продуктів харчування та оплати проїзду на громадському транспорті.
Коли видаються?
Надаються кошти у вигляді авансу. Виконується процедура відразу після підписання відповідного наказу керівником компанії.
Якщо протягом трьох днів скасовується службова поїздка, то грошові кошти, отримані працівником, повертаються роботодавцю. У законодавстві відсутні відомості про те, протягом якого часу після видання наказу повинні виплачуватися гроші.
Порядок виплати грошей
Кожен працівник, який відправляється у відрядження, повинен розбиратися в тому, що таке добові, який їх розмір, а також яким чином вони призначаються. Процедура перерахування грошей ділиться на етапи:
- безпосередньо перед поїздкою роботодавець повідомляє працівника про те, які встановлюються ліміти;
- видається аванс на підставі даних лімітів та кількості днів, що знадобиться для відрядження;
- співробітник відправляється безпосередньо в поїздку, де користується отриманими грошима, враховуючи наявні ліміти;
- після повернення на роботу він передає бухгалтеру звіт з платіжними документами, підтверджуючи всі понесені витрати.
Всі дні, протягом яких працівник перебував у відрядженні, оплачуються на підставі його окладу.
Норми добових
Слід розбиратися не тільки в тому, що це таке – добові, але і який їх максимальний розмір, встановлений на законодавчому рівні. А саме:
- при поїздках по Росії ліміт становить 700 руб. в день;
- якщо потрібно закордонне відрядження, то збільшується дана сума до 2,5 тис. руб.
Роботодавець може збільшувати ці виплати за власним розсудом. Але із суми перевищення податок не стягується. Тому якщо працівник в день в Росії витрачає 1100 руб., то з 400 руб. роботодавець сплачує податок. За рахунок цього в багатьох компаніях користуються зазначеними лімітами, тому добові не збільшуються за ініціативою керівництва.
Висновок
Всі працівники, які відправляються у відрядження, повинні розбиратися в тому, що таке добові, який їх розмір, а також як вони виплачуються. У законодавстві закріплюються норми, з яких не стягується податок. При їх перевищенні роботодавцю доведеться сплачувати ПДФО та страхові внески.
Працівник після поїздки повинен підтвердити, що він використовував всі отримані від директора засоби, для чого їм складається звіт і готують платіжні документи. Якщо у нього залишаються гроші, то вони повертаються бухгалтеру фірми.
