Планерка – це дуже простий і ефективний управлінський інструмент, але разом з тим важливо, щоб він використовувався погоджено з деякими правилами, виконання яких істотно підвищує ефективність даного заходу. А також сприяв підвищенню віддачі. У даній статті будуть представлені план і приклади, як правильно та результативно проводити планерки.
Основні правила
Слово “планерка” включає в себе основні моменти, яких варто дотримуватися для досягнення максимальної ефективності.
План зборів наступний:
- присутність учасників наради (або осіб, які їх заміщають);
- проведення основної частини наради, обговорення поставлених завдань;
- завершення її.
На стадіях підготовки планерки кожен учасник повинен чітко уявляти, які дані він повинен підготувати. Безумовно, він зобов’язаний написати і зафіксувати для себе звіт по виконаних завдань (краще, якщо він зробить це письмово), і бажано для цього топ-менеджеру давати запас деякого часу.
За спостереженнями, якщо робочий день починається з 9 ранку, то, як правило, планерка починається через 20-30 хвилин. Відповідно, у топ-менеджера з’являється час для підготовки. Крім того, що він повинен підготувати звіт по виконанню своїх завдань, багато топ-менеджери готують якісь письмові дані – це можуть бути звіти про виконання планів по маржі, по виручці, так як планерка – це обговорення виконаного плану. І результатів, яких він допоміг досягти.
Проведення наради
Ви ще не мали досвіду подібних зібрань? І не знаєте, з чого складається правильна планерка? Це контрольна функція. На цій фазі проводиться контроль, наскільки якісно і в повному обсязі виконані завдання, які були поставлені минулого планерці.
Кожен учасник досить чітко, лаконічно і швидко доповідає про результати роботи за минулий день, звітує про виконані завдання. Якщо виконав – добре, якщо ж ні, з його сторони повинні наслідувати пропозиції, яким чином вони будуть виконані незабаром.
Мета керівника – дати зворотний зв’язок і, як правило, цей зв’язок має бути позитивною. Якщо все-таки виникають якісь нюанси з невиконанням, на планерці краще не займатися распеканием своїх підлеглих. Рекомендується проявляти критику і негативну зворотний зв’язок пізніше, в іншій обстановці. Після того як топ-менеджер відзвітував за показниками про своїх виконані завдання, за які відповідає, і отримав зворотний зв’язок, він займається плануванням.
Планування топ-менеджером
Топ-менеджер пропонує певний набір завдань і цілей, якими він збирається зайнятися протягом дня. Також дуже важливо, щоб ці завдання були грамотно і правильно сформульовані (смарт-форматі, наприклад).
Важливі деталі полягають у наступному. На них треба звернути увагу. Учасник не повинен планувати собі завдання в таких неясних і нечітких формулюваннях, як:
- заняття поточною діяльністю;
- поліпшення продажів;
- понаднормова робота.
Завдання повинна бути сформульована чітко і зрозуміло, не викликати запитань і сумнівів. Тільки в цьому випадку реально домогтися ефективних результатів від співробітників, які будуть точно розуміти, що саме від них потрібно і коли потрібно представити звіт про виконані завдання.
Процес координації
З урахуванням того, що у вирішенні багатьох завдань беруть участь різні підрозділи, на планерці починається якийсь процес координації. Якщо топ-менеджеру потрібні ресурси з інших відділів, то, відповідно, на планерці це озвучується – і тут і зараз він координує виконання своїх завдань, домовляється про те, хто і на яких етапах підключається, в якому ключі, які ресурси потрібні для цього. Тобто відбувається процес координації, де всі сторони, всі учасники домовляються, яким чином вони будуть вирішувати завдання.
Проведення планерок – процес інформування
Якщо у вас є будь-яка важлива інформація, яку ви вважаєте за необхідне донести, то на планерці можна це зробити. З тієї причини, що всі знаходяться в одному кабінеті і зосереджені на зборах. І саме це місце ідеально для інформування ваших колег і співробітників, щоб вони подумали над тим або іншим повідомленням.
Підняття бойового духу
Після проведення зборів підлеглі повинні бути максимально мобілізовані, максимально зібрані, з добрим і позитивним настроєм. Також планерка передбачає, що співробітники будуть намагатися ефективно виконувати поставлені перед ними завдання. Роль керівника в цьому моменті – ключова.
Тому рекомендується завжди проводити планерки в максимально позитивному руслі. Важливо обходити деякі складні ситуації, які вимагають глибокого аналізу, негативні моменти. Адже якщо співробітники відділу покинуть планірку в поганому настрої, це негативно позначиться на їх роботі і результати. В першу чергу від цього постраждає керівник і діяльність його компанії.
Яким чином це зробити?
Насамперед керівнику потрібно бути дуже конструктивним і в міру позитивним. Цей настрій необхідно постійно підтримувати і намагатися транслювати своїм підлеглим.
Так як планерка – це завжди серйозний захід з певною часткою стресу, існує досить незвичайний спосіб закінчити збори, щоб дане обговорення вдихнуло в підлеглих мотивацію для продуктивності роботи. Під кінець кожного зібрання можна розповісти цікаву історію або навіть анекдот. Це може зробити не тільки керівник, але і будь-який учасник, який вміє розповідати жваво і цікаво.
Практикувати даний рада рекомендують психологи, так як існує думка, що завжди запам’ятовується перше і останнє: позитив повинен бути присутнім як на початку наради, так і при її завершенні.
Типові помилки
Чи Не правда, відмінний метод для компаній, співробітники яких змушені тісно співпрацювати? В результаті проведення регулярних планерок продуктивність роботи відділів і компанії в цілому значно підвищиться.
