Етапи комунікаційного процесу включають в себе своєрідні рівні для досягнення мети. Сам процес означає послідовний обмін інформацією між людьми або групами людей. Головна мета – це зробити так, щоб інформація була отримана адресатом і повністю засвоєна ним. Важливо також те, що якщо взаєморозуміння між членами процесу немає, то означає, що мета не досягнута.
Комунікація
Комунікаційний процес-обмін інформацією та відомостями між двома учасниками. Він проявляє себе за рахунок певних функцій.
Функції комунікації в сучасній організації:
Завдання процесу та їх складові
Сам процес поширення інформації може відтворюватися з метою виконання певних завдань. Все це відбувається за рахунок:
- правильної розстановки пріоритетів і цілей;
- пояснення, яким краще скористатися способом;
- розуміння того, що людина зрозумів, що саме від нього вимагається;
- перевірки розуміння;
- обліку власного думки співрозмовника;
- обміну інформацією;
- взаємним плануванням подальших дій;
- інформування про те, що мета досягнута.
Етапи комунікаційного процесу полягають також і завдань самого взаємодії, тому вони є базою для їх формування. Головне – це знати всі тонкощі процедури. В такому випадку не виникне потенційних проблем у розумінні між людьми.
Елементи та етапи комунікаційного процесу
Щоб процес комунікації пройшов успішно, необхідно не тільки знати поняття комунікаційного процесу. Важливі та основні етапи. Їх передбачено лише чотири. Комунікаційний процес та його етапи – це важлива інформація, яка допомагає дійти до взаєморозуміння між учасниками.
Комунікаційний процес, його елементи та етапи передбачають повне розуміння тонкощів адресантом, так як в разі нерозуміння можуть виникнути ускладнення у вигляді появи питань, агресії і нехтування.
Завдання етапів
Коли відбувається взаємодією між людьми, як і адресат, так і адресант, проходять через ряд етапів. Завданнями основних етапів комунікаційного процесу є конструювання повідомлення, застосування будь-якого вибраного каналу передачі інформації. Головне стежити, щоб у міру проходження всіх етапів якість інформації не змінювалося. Іншими словами, вона повинна залишатися в первозданному вигляді.
Етапи
Етапи комунікаційного процесу, обміну інформацією – це основні стадії, які потрібно пройти, перш ніж завершити процес.
- в першу чергу відбуватися поява ідеї;
- її кодування і вибір каналу передачі інформації;
- власне відправлення повідомлення адресату;
- процес інтерпретації інформації, тобто пояснення;
- отримання відповідної реакції.
Суть проблеми розуміння етапів
Поняття комунікаційного процесу, основні елементи, етапи є складовими обміну інформацією. Часто це викликає деякі ускладнення, які пов’язані з поганим розумінням термінів. В основному саме етапи комунікації викликають питання, тому важливо знати їх дефініцію, а також цілі та наслідки.
Поява ідеї
Поняття комунікаційного процесу, основним елементом якого є саме ідея, що дуже важливо для успішного спілкування між людьми. В першу чергу від адресанта потрібно формулювання злободенною для нього співрозмовника і теми. Роль самого відправника на цьому етапі комунікаційного процесу важлива, так як саме він кодує інформацію, аналізує її та передає. Важливо те, що необхідно зробити повідомлення не тільки змістовним за змістом, але і зрозумілим для оточуючих. Якщо тема буде неактуальною, то комунікація обірветься, так і не розпочавшись.
Перш ніж подавати готову, здавалося б, інформацію, необхідно перевірити її, враховуючи багато факторів. В першу чергу, звичайно, це погляди співрозмовника. Якщо адресант погано знайомий з людиною, то краще почати з лояльною, нейтральної теми про погоду та інше. Лише після того, як адресат вже відомий відправнику, можна приступати до більш глибокої бесіді, зміст якої залежить від загальних інтересів.
Кодування і вибір каналу
Пройшовши попередній етап комунікаційного процесу, інформація поки є “зеленою”, її рано підносити. Відправник повинен обіграти її відповідними жестами, кодами, щоб адреси бачив зацікавленість і більш повно сприйняв повідомлення.
Адресант також право вибрати спосіб передачі повідомлення, так як вони можуть бути різноманітними. Якщо спілкування наживо не представляється можливим, то цілком підійде електронна пошта, відео або звукові повідомлення, або ж просте СМС-повідомлення. Також можливий варіант з відправленням письмового повідомлення, але сьогодні мало хто використовує такий тип. Головне – це простежити за тим, щоб інформація не спотворювалася з-за використовуваного каналу.
У сучасній теорії комунікації припускають, що найкращим способом ведення діалогу або полілогу буде використання декількох способів передачі інформації. У середньому, використання двох каналів цілком оптимально. Тим часом передачі інформації по двох каналах повинна бути різниця, так як одноразова повідомлення буде виглядати досить безглуздо. Важливо правильно підібрати момент і застосовувати в першу чергу найбільш поширений варіант каналу.
Наприклад, спочатку адресант відправляє повідомлення через СМС, а через якийсь період більш поглиблено обговорює тему з людиною наживо. Таким чином комунікація стане успішною, так як інформація буде зрозуміла краще за рахунок повторення.
Передача
На цьому етапі відбувається власне сам процес активації каналу, тобто відбувається передача. Сам етап не є комунікацією, він виконує роль досягнення цієї мети.
Інформація переходить від адресанта до адресата за рахунок використання певних знаків. Знакові системи властиві для багатьох видів комунікації, наприклад, вербальне і невербальне спілкування. Воно включає в себе конкретну систему знаків, яку людина використовує, коли хоче передати дані іншого.
Невербальне спілкування збирає в себе всі знаки, які людина може використовувати без слів. Це жести, міміка, рухи, погляд і багато іншого. Всі ці знаки потрібні для того, щоб відправник як можна більше експресії і додаткового сенсу ввів в основне повідомлення. Це так, тому що, як правило, невербальне спілкування саме по собі не відбувається, воно є доповненням до вербальним.
Вербальна комунікація передбачає використання в якості знаків, букв і звуків алфавіту конкретної мови. Людина вибудовує ці знаки певним способом і отримує слова. Це вже більш значні одиниці комунікаційного процесу.
Декодування
Після того як інформація отримана адресатом, він усілякими способами декодує, перебудовує на свій лад. Тобто сам етап розуміється як переклад одержувачем інформації у власні думки. Всі символи, які передавав адресант, будуть засвоєні адресатом повною мірою, і він зможе зрозуміти те, що до нього хотіли донести. Бувають випадки, коли у відповідь реакції одержувача не потрібно, тоді комунікація зупиняється на цьому етапі.
У цьому виражається нерівна система комунікації, так як у випадку, коли відправник передає інформацію, він спочатку формулює ідею за змістом, потім кодує, передає. Адресат ж дізнається сенс донесеного до нього повідомлення разом з проходженням етапу декодування.
Зворотний зв’язок
Процес сприйняття інформації отримувачем і відповідна реакція – це етап, за допомогою якого відправник зрозуміє, зрозуміле повідомлення чи ні. На цій стадії одержувач повинен стати відправником, щоб передати свої думки назад, як доказ повного розуміння і свідчення того, що комунікація пройшла успішно.
Комунікація передбачає, що весь процес повинен мати двосторонню спрямованість. Це необхідно для того, щоб в разі нерозуміння адресат сказав про це. Тоді повідомлення буде відправлено повторно, у більш зрозумілій формі. Особливо таке сприйняття актуально в сфері взаємин начальника і підлеглого. Щоб робота була комфортною, зрозумілою, необхідна віддача від працівників. В іншому випадку персонал буде незадоволений роботою і начальником, а керівник – своїми підлеглими.
Шум
Шум у загальному списку етапів не займає місце, так як він, швидше за все, є просто фактором при здійсненні всіх етапів. Але він досить важливий, так як сторонні шуми навколишнього середовища можуть викликати ускладнення в розумінні інформації. Також повідомлення може бути погано почута, тому адресат зрозуміє зовсім інше, помилкове. В якості джерел шуму можуть виступати гучна музика, звуки будівництва, машинні сигнали і багато що інше.
Щоб шум не викликав ускладнення комунікації, необхідно вибирати тихе, спокійне місце з приємною, розслаблюючій атмосферою.
