У статті наведені пояснення таких понять, як вхідна та вихідна документація, документообіг та його структура, документопотік, його режим і циклічність, внутрішня і зовнішня документація. Наведено способи виділення потрібної інформації та її зберігання в поточних справах і архівах при діловодстві.
Види документопотоків
У наш вік інформації неможливо собі уявити роботу будь-якої структури виробництва, споживання, регулювання або розподілу без документації. Робота з документацією при сьогоднішньому інформаційному паперовому та електронному бумі стає все більш складною. Змінюються носії інформації, змінюються люди, які її обробляють, змінюється правове поле використання інформації. Поняття і структура документопотоку також піддаються зміні.
Документ як одиниця документопотоку
Документ – це інформація, зафіксована у вигляді будь-якого матеріального об’єкта. Документом може бути фото, відео, аудіозапис, не кажучи вже про паперових носіях та в файлах. Але документ стає саме документом, тільки якщо має ряд необхідних вимог. Ці вимоги називаються реквізитами і являють собою обов’язкові ознаки, встановлені законом або положеннями для окремих видів документів. Для оформлення організаційно-розпорядчих документів, наприклад, існує ГОСТ Р 7.0.97-2016. Один з найважливіших реквізитів – дата документа (іноді – навіть час).
Що таке документопотік
Документопотік – це рух документів між пунктами створення інформації, пунктами обробки інформації, пунктами зберігання інформації і безпосередніми користувачами інформацію. Документопотоки дуже сильно відрізняються по вигляду документів та їх змістом, режиму і циклічності, способів руху і т. д.
Документопотоки в організації (маються на увазі й підприємства теж) за напрямом поділяються на вхідні та вихідні. Кожен вид потоку необхідно відокремлювати один від одного, щоб уникнути помилок і плутанини в роботі з документами.
Вхідний документопотік складають приходять в організацію документи поштою, електронною поштою, принесені навмисне (кур’єрами). Документи при вході обов’язково повинні сортуватися, непотрібні – віддалятися в сміття. Потрібні або можливо потрібні документи повинні фіксуватися в журналах (паперових або електронних) із зазначенням дати надходження, найменування документа та його реквізитів (дати документа, найменування відправника і т. д.), підрозділи організації, в яке відправлений документ.
Вихідний документопотік становлять документи, створені і оформлені або оброблені в організації. Всіх вихідних документів обов’язково присвоюється порядковий номер, вони перевіряються на наявність необхідних реквізитів та правильність їх, вони повинні фіксуватися в журналах із зазначенням дати (як правило, це дата підписання документа), вихідного номера і коду підрозділу, який підготував документ.
При неможливості обробки документопотоку відразу ж (його різкому збільшенні) необхідно збільшувати штат оброблювальних документи співробітників, щоб уникнути помилок і зволікань, обходяться організації часто дуже дорого.
Види документопотоків можуть бути самі різні, все залежить від виду діяльності організації і методів її роботи.
Для великих організацій та підприємств правильно вибудуваний документопотік так само важливий, як і потік матеріалів або випущеної продукції. Для великих потоків документів розробляються і застосовуються навіть документаційні технологічні процеси.
Поняття про зовнішніх і внутрішніх потоках документів
Крім вхідної та вихідної інформації в організації можна виділити внутрішню, тобто інформацію, яка створюється і використовується тільки всередині самої організації. Ця інформація може мати певну ступінь секретності і не бути загальнодоступною навіть всередині одного підрозділу. Обмін листами між підрозділами однієї організації зазвичай не прийнято. Для документального спілкування використовуються так звані службові записки (доповідні, пояснювальні записки, довідки), що підписуються керівниками підрозділів. Крім службових записок в організації функціонують накази, вказівки, довідки, технічна документація та інша документація.
Внутрішній документопотік з цих причин має бути чітко відрегульований, щоб секретна інформація не потрапляла в місця загального доступу, навіть у вигляді уривків або частин. Тому внутрішня інформація не призначена для виходу за межі організації, а іноді і за межі одного підрозділу. У цьому разі така інформація передається з підрозділу в підрозділ тільки з дозволу керівника підрозділу та обов’язково фіксується при передачі (навіть в архів організації) в спеціальних журналах із зазначенням отримав і підтвердженням його повноважень на отримання (допуск до роботи з документами).
Параметри документопотоку
Документопотік – це складна система, яка характеризується наступними параметрами:
- зміст (або які функції він виконує);
- структура;
- режим і циклічність;
- напрям;
- обсяг;
- інше.
Зміст, або функціональність
Даний параметр документопотоку – це перелік складу документів, якими користується організація, та склад інформації, що міститься у цих документах. Це величина постійна для невеликого ряду організацій, рід діяльності яких дуже специфічний і постійний по часу (зазвичай це суди, архіви, реєстри та ін. невиробничі організації). Для більшості організацій, особливо виробничих, документопотік – це непостійна величина змінюється в залежності від різних змін: виду діяльності, партнерів, технологій, матеріалів, законодавчих актів та інших вимог мінливого виробництва та часових змін.
Структура документопотоку
Поняття та структуру документообігу можна описати тими ознаками, за допомогою яких дається класифікація документів та їх індексація, формується вся система орієнтування в довідковому апараті документів організації. Зазвичай така структура відповідає виду і цільовим призначенням потоку документів.
Режим і циклічність
Ці параметри визначають зміни в навантаженні надходження інформації в часі. Це, наприклад, різке збільшення обсягу робіт з особистими справами абітурієнтів навчального закладу під час приймальної кампанії або з документами студентів в період сесій і закінчення дипломування.
Такі зміни пов’язані з внутрішніми ритмами роботи організації і зазвичай цілком передбачувані і планируемы.
Зміни напрямку документопотоків
Ці зміни пов’язані з змістом роботи підрозділу обробки інформації. Це відмінності в способах реєстрації документів, способи контролю за термінами виконання документів, способи ознайомлення з ними, і, особливо, затвердження і погодження різних документів. На зміну напрямів документопотоків будуть впливати ще й внутрішні зміни в структурі та напрямку діяльності організацій.
Обсяг документопотоку
Обсяг документопотоку – це кількість документів (як оригіналів, так і копій), яке може бути виражене як кількістю самих документів, так і кількістю аркушів, знаків, кількістю виконавців та осіб, з якими документ узгоджується. Наприклад, кількість організацій-партнерів, з якими потрібно погодити договір, або з якими потрібно його підписати.
Обсяг документообігу організації включає загальна кількість документів у всіх потоках.
Удосконалення роботи з документопотоками в організації
Для вдосконалення цієї роботи необхідне дослідження всього процесу діловодства, встановлення чітких рекомендацій, які роблять процес технологічно грамотним: прибирати дублювання при роботі з документами, виключати узгодження документа підрозділами, що не мають до нього відношення. Чим більше документообіг, тим більше завантажений управлінський апарат організації, або хоча б більша частина.
Одним з головних моментів покращення роботи персоналу з документами є рівень його професійної підготовки на всіх етапах руху документопотоку, оптимальна завантаженість персоналу роботою, чітка регламентація роботи з документом в кожному підрозділі.
Регламентація та стандартизація при великих документопотоках дають можливість застосування механізації і автоматизації діловодства, знижують чисельність працівників, які працюють з документами, до оптимальної кількості.
На жаль, відомості про обсяги документопотоків зазвичай занижені, що пов’язано з недосконалими методиками обліку.
