Організація комунікативного процесу
На всьому шляху проходження від суб’єкта до об’єкта інформація може спотворитися, зникнути, бути неправильно понятий, у результаті чого мета спілкування не досягається. Організатору комунікативного процесу слід знати, коли, як і чому може відбутися такий збій.
Рівні організації комунікації відповідають етапам її проходження від об’єкта до суб’єкта.
1 етап — підготовка суб’єктом, тобто ініціатором, цілей, змісту, форм, засобів комунікації. Він повинен серйозно продумати, наскільки здатний адекватно сприйняти його інформацію об’єкт. Наприклад, найбільш яскравим, емоційним, наочним виклад наукових даних для учнів школи. І більш насиченим науковою термінологією, технічними фактами, схемами і графіками — для студентів внз.
2 етап — вибір кодування повідомлення: усне, письмове, у вигляді плану, графіка, відео та ін., з урахуванням чисельності адресантів (для індивідуального користувача для групи або для великої маси населення) та рівня їх підготовленості. Суттєво буде відрізнятися підготовка, наприклад, повідомлення про здобутки медицини для спеціального журналу і для населення в ЗМІ.
3 етап — вибір найбільш ефективних засобів комунікації. Усне або письмове повідомлення, розпорядження, наказ з використанням технічних засобів або через посередників. Директор установи видає письмовий наказ на нараді робить усне розпорядження керівникам підрозділів довести його до відома персоналу, дати роз’яснення у разі виникнення питань.
4 етап — декодування, розшифровка, і осмислення отриманої інформації об’єктом і прийняття рішень про якісь дії.
5 етап — зворотний сигнал від об’єкта до суб’єкта про прийом інформації та реакції на неї.
Відповідні дії об’єкта міняють місцями його з суб’єктом: перший тепер стає відправником, джерелом, а другий приймачем інформації.
Комунікація між рівнями управління підприємством, організацією тим ефективніше, чим менше перешкод («шумів»), що спотворюють її зміст, виникає на шляху її проходження від джерела до об’єкта. Це можуть бути неисполнительность, самовільні навмисні або ненавмисні дії виконавців, технічні збої і т. д.
