Організація форумів – одне з найбільш ефективних рішень, спрямованих на комунікацію в сучасних реаліях. Універсальним інструментом взаємодії у рамках таких заходів стає спілкування.
Правила проведення
Правила організації та проведення форумів залежать від обраної тематики, масштабів заходу, чисельності аудиторії, вимог, що пред’являються до спеціального обладнання і інформаційної підтримки. Основна мета таких конференцій – обговорення спеціальних тем. Вимогою до виступів учасників стає максимальна предметність, в силу чого їх підкріплюють авторськими доповідями, презентаціями і видеосвидетельствами.
Організація міжнародних форумів будується по перерахованим правилам. Основною аудиторією зустрічей освітнього характеру стають педагоги і керівники освітніх установ, чиє завдання – вивчення нових програм навчання та презентація курсів і семінарів. Організатори найчастіше ставлять перед собою конкретні цілі:
- Презентація рис світового освітнього простору і можливість інтеграції.
- Демонстрація досягнень міжнародної освітньої системи.
- Подання конкретного міста в якості майданчика для обміну досвідом.
- Популяризація сучасних технологій в освіті в контексті міжнародного обміну інформацією.
Проведення молодіжних форумів
Подібна ініціатива, що йде від талановитої молоді, вимагає правильної організації форуму. Попередній етап вимагає:
- Визначення цілей і завдань майбутнього заходу.
- Формування документації про проведення форуму.
- Складання оргкомітету.
- Вибір засновників форуму.
Організація форумів в описаному порядку гарантує, що ініціатива молоді знайде підтримку, а для реалізації творчих проектів будуть створені комфортні умови.
Проведення
Організації ділових форумів і економічних спільнот відводиться окреме місце серед щорічних ділових заходів. Їх основна мета – становлення практичних інструментів, що підвищують ефективність бізнесу. Особливості організації таких форумів наступні:
- Набір організаційного комітету.
- Вибір майданчика для проведення.
- Забезпечення транспортом.
- Розробка культурно-розважальної програми.
Всіма пунктами займаються організатори заходу.
Основні цілі
Організація бізнес-форумів та інших конференцій переслідує такі цілі:
- Надання фахівцям певної галузі можливості спілкування один з одним, обміну досвідом, формування нових ділових контактів та соціальних зв’язків.
- Отримання ексклюзивної інформації про стан справ у галузі.
- Вивчення нових матеріалів і прослуховування доповідачів.
Запорука успіху проведеного заходу полягає у продуманій і ретельній підготовці, що починається задовго до події.
Підготовка до проекту
Процес підготовки до організації форумів поділяється на кілька складових:
- Розробка концепції та набір аудиторії. На даному етапі визначаються аргументи на користь і проти обраної тематики. Розглянуті питання мають бути цікавими читачам, викликати бурхливі обговорення і розуміти неоднозначне трактування. Такий підхід може привабити більшу кількість гостей.
- Складання програми заходи по пунктах. Встановлюється черговість виступів вибраних спікерів. Бажано щоб інформація в їх доповідях подавалася від загального до приватного.
- Вибір способу інформування аудиторії про майбутній форумі. В цілях реклами можуть використовуватися радіостанції, телевізійні канали. Основний акцент необхідно зробити на різні інтернет-майданчики, особливо якщо організується IT-конференція.
- Після визначення конкретних дати і часу проведення форуму починаються пошуки підходящого приміщення.
Проведення IT-конференцій вимагає забезпечення трансляції заходу у прямому ефірі. Комфорт учасників і доповідачів не менш важливий: необхідно організувати зони відпочинку і спілкування без участі преси.
Організаційні моменти
При організації форуму потрібен грамотний підхід, точне визначення теми і правильна розстановка акцентів. Учасники заходу повинні бути сповіщені заздалегідь, що дає гостям час на ухвалення рішення про участь і підготовку. У разі необхідності створюється прес-реліз події.
Організатори продумують кейтерінг і підбирають обслуговуючий персонал для проведення банкету. Пошук кваліфікованих кадрів перед заходом може значно ускладнитися з-за високої зайнятості останніх. Меню також вимагає ретельного опрацювання.
На випадок непередбачених обставин необхідно формування тимчасового резерву, що необхідно враховувати при таймінгу. Це дозволяє організаторам скорегувати дії в разі, якщо щось піде не так.
Трибуна для виступів повинна бути правильно обладнана. На ній обов’язково повинна бути чиста вода. Форум вимагає присутності технічного фахівця, здатного забезпечити роботу обладнання і швидко усунути несправності.
Трансфер і проживання гостей організуються у відповідності з їх статусом. Транспорт повинен бути представлений комфортабельними мікроавтобусами з водіями та автомобілями класу люкс.
Майданчик для організації форуму вибирається з урахуванням певних параметрів:
- Розташування. Майданчик має знаходитися у доступному місці, до якого легко дістатися.
- Наявність парковки. Обов’язкова умова для учасників і гостей, що прибувають на власному транспорті.
Дата і час проведення форуму узгоджуються з вибраними провідними. Необхідно підбирати професійних фахівців, здатних провести вузькоспеціалізоване захід з великою кількістю учасників.
Організація та проведення форумів – завдання, що вимагає великих фінансових і тимчасових витрат. Відповідальний за проведення заходу, ведучий та їх асистенти повинні враховувати велику кількість інформації і вміти нею грамотно користуватися, щоб не допустити помилок і уникнути проблемних ситуацій.
