Пакет офісних програм від компанії Microsoft містить безліч корисних утиліт, і Excel (“Ексель”) – одна з них. Поява даного доповнення полегшило життя студентів, бухгалтерів, логістів і людей інших професій, регулярно працюють з великим обсягом даних і виробляють розрахунки. Функція сортування даних допомагає в аналітичній роботі і дозволяє автоматизувати процес пошуку необхідної інформації. Далі зазначено, як у “Ексель” сортувати за датою дані.
Формат введення даних
Перед початком проведення вибірки необхідно переконатися, що дані в стовпці з датами введені у відповідному форматі. Якщо дати будуть введені в текстовому вигляді, то результати сортування будуть некоректними. Потрібно привести всі показники до єдиного формату – це головне правило будь-якої класифікації.
За замовчуванням у новому документі Excel усі комірки мають формат, так що перед початком введення даних потрібно перевести всі стовпці в той вигляд, в якому ці дані будуть вводитися і повинні зберігатися. Для цього необхідно виділити комірки, з якими буде проводитися робота, натиснути праву кнопку миші і вибрати пункт “Формат ячеек”. На вкладці “Число” можна знайти потрібний варіант для введення даних.
Сортування за датою
Розглянемо приклад. Нехай таблиця складається з 2 колонок, в першому міститься дата, а в другому – числове значення. Для розуміння, що сортування спрацювала коректно і отсортировались дані не тільки в першому стовпці, одна з рядків таблиці виділена жовтим кольором.
Самий елементарний спосіб відбору – скористатися вбудованою функцією Сортування і фільтр”, яка знаходиться на головній вкладці програми (правий верхній кут) або викликається клацанням правої кнопки миші. Для проведення операції необхідно виділити всі клітинки з даними, запустити функцію сортування і вибрати необхідні умови.
В результаті всі показники перегрупуються за вказаною умовою (у прикладі – від нових до старих).
Як у “Ексель” сортувати за датою по зростанню?
Для того щоб дані розташувалися за зростанням, необхідно при виборі умов сортування відзначити пункт “Від старих до нових”. В результаті всі дані відображаються в хронологічному порядку, а виділена рядок допомагає зрозуміти, що під час процесу втрата даних не відбулася.
Сортувати та фільтрувати дані необхідно з особливою обережністю, особливо якщо мова йде про великі обсяги інформації. Перед початком проведення вибірки рекомендується зробити резервну копію робочого файлу, щоб у разі помилки була можливість відновити інформацію.
