Фінансові документи – це… Список документів по важливості, порядок оформлення

Будь-який бізнес зараз не можна уявити без документообігу. Бухгалтерський та фінансовий облік, а так само вся звітність перед державою надається у вигляді фінансових документів. Тому дуже важливо грамотно і правильно заповнювати весь список фінансових документів.

Визначення

Фінансові документи – це всі форми звітності перед користувачами і державою, які сформовані на основу всіх показників підприємства, що володіють достовірністю, своєчасністю і відкритістю. Дані документи дозволяють визначити стан справ у фірмі і дає можливість скорегувати напрямок справ в потрібну сторону. Саме на основі даних документів приймаються основні рішення про реорганізацію виробництва, зниження певних статей витрат і зміни планування на наступний період. Фінансові списки подали документи дозволяють державним службам проводить перевірки своєчасно і в повному обсязі, не витрачаючи при цьому багато часу і додаткові фінанси.

Балансовий звіт

Це основний і найважливіший фінансовий документ організації, який дозволяє дізнатися фінансову ситуацію на підприємстві за звітний період. Даний звіт дозволяє дізнатися рентабельність даного підприємства, його ефективність, всі статті витрат і доходів. Він складається з:

Активів. Тут враховується ресурси в будь-якому вигляді, які знаходяться у власності компанії. Сюди включаються кошти, які знаходяться на різних рахунках, майно, частину виробництва і т. д.
Пасивів. Це боргові зобов’язання компанії.
Власного капіталу. Це капітал власників, нарощений у процесі діяльності.

Варто врахувати, що в даному документі, актив завжди повинен сходитися з сумою пасивів і власного капіталу. Балансовий звіт завжди робиться на певну дату і за певний термін. Дуже поширена практика, коли балансовий звіт в акціонерному товаристві використовується для звіту перед акціонерами.

Звіт про прибутки та збитки

Другим за важливістю прийнято вважати цей документ фінансової діяльності. Він теж показує ефективність даного підприємства і теж дуже важливий для власників і акціонерів. Цей звіт дозволяє визначити напрям тенденції розвитку підприємства, а також такі показники як, чистий прибуток, валовий прибуток, сторонні доходи і структуру доходів в цілому. Структура звіту про прибутки та збитки ділиться на 3 частини:

Доходи. Ця стаття включає в себе будь-якого роду збільшення капіталу компанії, за винятком вкладень власників.

Витрати. Включають в себе пункти, які зменшують ефективність компанії – різні збитки, а також природні витрати компанії.

Валовий прибуток. Це показник, який розраховується, як різниця виручки від собівартості продукції. Після цього розрахунку, також віднімаються показники витрат, які не включені в собівартість.

Можна ще виділити багатоступінчастий звіт і одноступінчатий. Перший включає в себе розгорнуті дані, ще до розрахунків. Другий являє собою кінцеві дані без урахування розрахунків.

Звіт про рух грошових коштів

Цей звіт показує всі шляхи, по яких кошти надходять у компанію і витрачаються. Це фінансовий документ, який дозволяє регулювати план діяльності всіх учасників підприємства. Зазвичай такий звіт складається з фінансової діяльності, операційної та інвестиційної.

Розрахунок даного документа виробляють зазвичай двома методами:

Метод прямого розрахунку. Цей метод також називають касовим методом. Він ґрунтується на прямих розрахунках чистих валових надходжень і витрат.
Метод непрямого розрахунку. Він грунтується на всіх угодах, які здійснюються в зазначеному періоді і вже на підставі цих угод збирається звіт про рух грошових коштів.

Інша звітність

Рахунок-фактура. Даний документ видається покупцю продавцем, для того, щоб зафіксувати факт здійснення угоди, а також для визначення ПДВ. Можна виділити стандартну та авансову. Особливість стандартної рахунок-фактури в тому, що вона направляється або разом з товаром або вже після відвантаження або надання послуг. Авансова ж відправляється з першої передоплатою на облік майбутнім постачання.

Рахунок-проформа. Це фінансовий документ, який потрібен для визначення вартості товару під час перевезення через кордон. З особливостей можна виділити надсилання до здійснення угоди, а також можливу різницю у ціні, кількості і загальної вартості порівняно з рахунком-фактурою. Не є підставою для оплати.

Інвойс. Це фінансовий документ, який найчастіше використовується в міжнародній практики торгівлі. Цей документ є обов’язковим у міжнародній торгівлі. В інвойсі вказується вся кількісна і якісна характеристика товару, що передається одночасно з товаром і в ньому вказується повна кінцева вартість товару і власник.

Сертифікат про походження товару. Це документ, що являє собою захищений бланк, який засвідчує митний контроль Російської Федерації або іншої країни. Даний сертифікат потрібен разі ввезення чи вивезення товару, для визначення конкурентоспроможності даного товару щодо внутрішніх виробників, а також для надання можливих пільг для ввезення.

Підпис фінансових документів

Всі перераховані вище документи не діють без підпису відповідальної особи. У фінансовому законодавстві зазвичай використовується поняття “право першого підпису” і “право другого підпису”. Першим підписом зазвичай має керівник підприємства, другий головний бухгалтер даної фірми або віце-президент, якщо така посада є в компанії. Право першого підпису не може бути передано власнику права другого підпису, одна людина не може бути власником першої та другої підписи одночасно. Також на право підпису може бути оформлена нотаріальна довіреність, але це робиться вкрай рідко.

Оформлення довіреності на право підпису

Якщо бухгалтер або керівник відсутні, то в таких випадках право підпису документів передається іншим співробітникам за двома документами:

Наказ керівника. Це необхідна формальність, при бажанні керівника залишити замість себе довірену особу. У такому наказі зазвичай вказують перше або друге право підпису передається даній особі, прізвище, ім’я, по батькові співробітника, а також перелік документів, які він може підписувати за даним наказом. В даному наказі зазвичай також є зразок підпису співробітника.
Довіреність. У деяких випадках, при переговорах з партнерами або постачальниками, право підпису передається згідно довіреності. Також у дорученні вказується яке право підпису передається даного співробітника і які договору він може укладати від імені компанії.

Передача права може бути тимчасовою і постійною. Тимчасова передача підпису здійснюється в момент відпустки, відрядження чи лікарняного відповідальної особи. Постійна передача здійснюється з повною передачею повноважень іншій особі, наприклад, при введенні нової посади.

Документальна ревізія

Документальна ревізія є однією з найбільш поширеною формою контролю документів у фінансовому праві. Основна мета ревізії полягає в контролі над повнотою виконання законодавства Російської Федерації у своїй фінансової, операційної, інвестиційної та інших видах діяльності. Вона відслідковується в питаннях наявності, руху всіх ресурсах, у тому числі фінансових, матеріальних, людських та науково-технічних. Документальна ревізія проводиться як державними органами, так і керівництвом компанії на постійній і обов’язковій основі. Основні завдання:

Дотримання дисципліни та виявлення порушень у складанні всіх форм фінансових документів.
Проведення профілактики в плані порушень фінансової дисципліни.
Перевірка повноти заповнення всіх фінансових списків, які подали документів.
Перевірка дотримання документів, внутрішніх положень, а також фінансовим законам країни.
Спостереження за збереженням ресурсів компанії, а також контроль за їх витратою.

Висновок

Питання важливості фінансових документів стоїть перед будь-яким підприємством, незалежно від розміру та напрямку діяльності. Якщо підприємець хоче, що б його бізнес процвітав і не було ніяких проблем з законом або постачальниками, то потрібно уважно поставитися до питання своєї фінансової звітності. В іншому випадку, власник може не тільки не досягти визначених цілей у своєму бізнесі, але і втратити свого підприємства.