Планово-економічні відділи (далі ПЕО) створюються для ефективної організації економіки організацій та підприємств. Хоча найчастіше робота таких відділів чітко не регламентована. Яким же чином вони повинні бути організовані, який структурою володіти і які функції виконувати?
Введення
У будь-якому підручнику по економіці сказано, що ПЕО займається збором економічних показників детальності компанії, їх аналізом і складанням планів розвитку на основі висновків, отриманих в ході аналізу.
Якщо мова йде про малий бізнес, то цю функцію може виконувати керівник компанії (або ІП), по мірі зростання масштабів діяльності ці повноваження можуть бути передані іншій особі чи навіть групі осіб. Чим більша організація, тим більше людина в ній відповідає за економічне планування. Для зручності роботи цих людей об’єднують у ПЕО.
Структура ПЕО
ПЕО має стандартну структуру. На чолі цього відділу стоїть особа, яка безпосередньо підпорядковується фінансовому керівникові, директорові з реклами та просування або навіть генеральному директору. Все залежить від структури організації компанії в цілому.
Виділяють два типи структурної організації ПЕО:
Останній тип організації характерний для виробничих компаній.
Перевага першого типу організації полягає в тому, що роботу такої структурної одиниці компанії легко контролювати. Недолік же полягає в тому, що інформація до співробітників ПЕО надходить не завжди своєчасно.
Якщо використовувати перший варіант організації планово-економічного відділу та його функцій, то за його співробітниками слід закріпити наступні функції:
- отримання первинних даних від фінансових джерел і структурних підрозділів;
- створення методів планування, а також управлінської звітності;
- безпосереднє створення управлінської звітності;
- контроль і аналіз роботи фірми в цілому.
Не рідше використовується другий метод організації ПЕО. У такому випадку працівникам відділу слід довірити такі функції:
- контроль за виконанням розроблених планів;
- контроль за реалізацією бюджету конкретного підрозділу;
- аналіз ефективності роботи конкретного підрозділу.
Важливо, щоб співробітникам ПЕО, що працюють поза свого підрозділу, надавали всю необхідну для подальшого аналізу та побудови планів щодо економіки організацій та підприємств.
Працівники ПЕО можуть бути підпорядковані безпосередньо керівнику відділу, і керівнику будь-якого виробничого підрозділу. У першому випадку підпорядкування називається функціональним, у другому – адміністративним. Так виглядає подвійне підпорядкування.
За економістом планово-економічного відділу слід закріпити наступні функції:
Переваги даного типу організації планово-економічного відділу та його функцій в тому, що вся необхідна інформація надходить до аналітикам підрозділи без затримок. Недоліком є слабкий контроль роботи економістів, які працюють за межами відділу, а також факт подвійного підпорядкування співробітників.
Такий спосіб організації роботи може значно збільшити штат ПЕО до невиправданих розмірів.
Приклад структури ПЕО на різних підприємствах
Якщо мова йде про компаніях середнього розміру, то найчастіше ПЕО в них має наступну структуру: керівником є начальник відділу, а в його підпорядкуванні знаходяться три спеціаліста ПЕО.
Якщо ж мова йде про великому підприємстві, то структура планово-економічного відділу на ньому виглядає наступним чином: керує відділом начальник ПЕО, в його підпорядкуванні знаходиться заступник ПЕО, якому безпосередньо підпорядковується головний економіст відділу, провідний економіст відділу. Головному економісту підпорядковуються два економіста ПЕО.
Завдання ПЕО
У завдання даного підрозділу компанії входить складання таких документів і додатків:
- планів розвитку фірми і прогнозів;
- звітної документації різного характеру (одноразової або регулярної);
- необхідних довідок та аналітичних пояснень;
- економічних розрахунків;
- інвестиційних проектів, а також бізнес-планів.
ПЕО має і певні функції, які повинні бути чітко позначені регламентуючої документації фірми.
Функції ПЕО
Функції ПЕО полягають у наступному:
- аналіз ефективності роботи фірми;
- складання прогнозів щодо результатів роботи компанії;
- оцінка фінансового стану організації;
- складання нормативів для процесів виробництва продукції;
- контроль формування і зміни собівартості продукції;
- контроль утворення цін на продукцію;
- складання управлінської звітності;
- участь у формуванні бюджетів підрозділів.
Всі функції ПЕО взаємопов’язані з бізнес-процесами, що відбуваються у фірмі. Далі описано, який зв’язок існує між цими поняттями.
Зв’язок функції ПЕО і бізнес-процесів у фірмі
Основними бізнес-процесами, що відбуваються в компанії, є:
- продажу;
- виробництво;
- закупівлі;
- науково-дослідні та експериментальні розробки.
Для кожного з етапів роботи фірми у ПЕО передбачена своя задача.
При роботі з продажами продукції ПЕО здійснює планування продажів, виробляє їх контроль і подальший аналіз. При виробництві продукції завдання ПЕО аналогічні.
Коли виробничий процес знаходиться на етапі закупівлі необхідних ресурсів, ПЕО також займається плануванням закупівель, їх контролем та аналізом набутих цінностей і коштів. З науково-дослідними та експериментальними розробками ситуація така ж.
Планування, контроль і аналіз – три обов’язки економіста на підприємстві при роботі з основними бізнес-процесами. Навіщо цим займатися? Щоб в подальшому ці ж процеси оптимізувати.
Бізнес-процеси бувають і допоміжними. Вони являють собою:
- технології виробництва;
- якість виробленої продукції;
- інженерію;
- капітальне будівництво об’єктів;
- логістику.
Які завдання ПЕО в даному випадку? Ті ж: планування, контроль і аналіз. У першому випадку робота ведеться над технологією виробництва дослідних розробок, у другому – над сертифікацією, ліцензуванням і метрологією, в третьому – над обслуговуванням техніки і енергозабезпеченням, в четвертому – над будівництвом будівель, у п’ятому – над транспортними витратами.
Виділяють обслуговують бізнес-процеси організації, в які входять:
- робота з персоналом;
- маркетинг;
- управління фінансами;
- юридичне обслуговування;
- загальне адміністрування.
У цьому випадку обов’язки економіста на підприємстві не змінюються.
Регламентація роботи ПЕО
Деякі компанії створюють ПЕО, але абсолютно не піклуються про регламентацію роботи цього структурного підрозділу. Не створюється ніякого положення про планово-економічному відділі.
Якщо в організації ніяк не регламентована робота ПЕО, треба терміново підготувати документ, який вирішить цей недолік. Даний документ стане базою для створення посадових інструкцій співробітників, що працюють в ПОЕМИ, що дозволить вирішити проблеми, описані на початку статті.
Стандартний регламентуючий документ планово-економічного відділу та його функцій містить наступні пункти:
Далі буде більш детально описана структура документа, що регламентує роботу та завдання планово-економічного відділу.
Структура регламентує роботу ПЕО документа
У розділі «Загальні положення» містяться загальні дані про даному підрозділі. Вказується:
- мета створення відділу у відповідності з економічною політикою підприємства;
- основні терміни;
- особа, призначена керівником;
- документи, якими даний відділ керується при здійсненні своїх обов’язків.
У розділі «Структура відділу» міститься інформація про структуру ПЕО і його кількісний склад.
У розділі «Основні завдання відділу» описуються ключові завдання ПЕО, а також переліки звітності та планів, які його співробітники повинні надавати на розгляд керівництву.
Основні завдання ПЕО
До основних завдань планово-економічного відділу, які варто вказати в регламентує документі, належать:
Основні функції ПЕО
До основних функцій ПЕО, які зазвичай вказуються в регламентуючої документації, відносяться:
Це далеко не повний перелік основних функцій, які зобов’язаний виконувати планово-економічний відділ.
Права ПЕО
Спеціаліст планово-економічного відділу в межах своєї посадової інструкції має право:
- запитувати в уповноважених представників інших підрозділів компанії дані, необхідні для контролю та аналізу їх діяльності;
- створювати експертні робочі групи, завдання яких – економічне планування роботи організації;
- у межах своєї компетенції брати участь у ділових переговорах з представниками інших фірм і організацій, підписувати контракти;
- організовувати аналіз нових програм і наукових проектів компанії на предмет їх ефективності та доцільності освоєння;
- вносити пропозиції з питань, які входять у компетенцію ПЕО, у формі проектів.
Взаємодія, відповідальність, оцінка
У нормативній документації, що регламентує роботу ПЕО, часто вказують розділи, в яких прописується взаємодія ПЕО з іншими структурами організації; відповідальність за всі дії, вчинені співробітниками відділу; оцінка діяльності ПЕО.
У розділі «Робота з іншими структурами підприємства» за шаблоном складається тільки введення: «У процесі діяльності відділ взаємодіє з наступними структурними підрозділами (далі перераховуються ці підрозділи)». При перерахуванні все залежить від того, наскільки широкі повноваження планується дати співробітникам ПЕО.
У розділі «Відповідальність» зазначається, що всю повноту відповідальності за роботу відділу бере на себе керівник ПЕО; ступінь відповідальності працівників встановлюється відповідно з їх посадовими інструкціями; всі співробітники і керівник ПЕО несуть персональну відповідальність за ними оформляються документи і проведені операції відповідно до законодавства Російської Федерації.
В розділі «Критерії оцінки діяльності відділу» прописуються два критерію:
Можна вказати й інші критерії оцінки.
На цьому складання регламентуючого документа закінчується. Природно, він повинен бути оформлений у відповідності з правилами оформлення подібних паперів: всі дані повинні бути скріплені підписом і печатками, а також датовані.
Контроль роботи ПЕО
Контролем роботи ПЕО один із наведених далі співробітників:
- керівник фінансової служби фірми (у великій компанії);
- фінансовий директор (невеликої або середньої компанії);
- головний економіст (на виробництві).
Контроль діяльності ПЕО проводиться в наступних цілях:
Висновок
У кожному підручнику з економіки сказано, що ПЕО – дійсно потрібне структурний підрозділ компанії. Без нього ефективність роботи багатьох підприємств і організацій значно знижується. Хоча не у всіх компаніях діяльність ПЕО налагоджена правильно.
Десь чітко не визначені функції відділу, десь- завдання співробітників. У деяких фірмах складається складна обстановка з підлеглістю працівників ПЕО. Хоча планування в умовах ринкової економіки – найважливіший процес.
Для вирішення проблеми необхідно, щоб керівник фірми чітко розумів відповіді на наступні питання:
Якщо однозначно прийнято рішення про створення ПЕО, то варто негайно перейти до оформлення регламентуючої документації, де окрім загальних положень будуть прописані:
- структура відділу;
- права та функції;
- відповідальність;
- робота з іншими структурами фірми.
Якщо дотримуватися цих рекомендацій при оформленні планово-економічного відділу та його функцій, тоді у компанії з’явиться ефективна структурна одиниця.
Дійсно, якщо робота цього підрозділу чітко налагоджена, то його фахівці здатні оптимізувати без шкоди для діяльності всі виробничі процеси. Переводячи на мову грошей це означає, що наявність ефективно працюючого ПЕО дозволяє витрачати менше ресурсів, а заробляти більше.
