Для ефективної роботи будь-якої організації потрібне чітке визначення цілей і завдань діяльності. На їх основі складається програма, яка допомагає компанії слідувати наміченому шляху і раціонально витрачати ресурси. Плани можуть бути довгостроковими і поточними, для всієї організації та її структурних підрозділів. Щоб зрозуміти дану тему, варто розібратися, що означає термін “планування”.
Це певний вид діяльності, який пов’язаний з постановкою цілей, завдань, які будуть реалізовуватися певними діями в майбутньому. Також можна віднести це поняття до однієї з найважливіших функцій менеджменту. Але виконання цієї функції неможливе без визначення основних рівнів планування.
Етапи планування характеристики
Всього можна виділити чотири рівні, на яких базується дане поняття:
- Постановка основних цілей та завдань.
- Складання програми виконання поставлених цілей, а також визначення рівнів планування процесів.
- Виявлення всіх потрібних ресурсів і їх джерел, які будуть необхідні в процесі досягнення мети або виконання завдання.
- Призначення виконавців і доведення планів до них.
Ось які рівні планування існують. Основна функція – це вироблення та прийняття конкретного постанови, яке призначене для того, хто є об’єктом управління, і перед ним буде поставлено певне завдання або мета. Називається ця постанова (неважливо усне або письмове) – управлінське рішення.
Планування можна визначити як один з методів, за допомогою якого керівництво може спрямувати зусилля всієї команди на досягнення загальних цілей. Саме з цієї функції починається будь-який процес управління, а від якості виконання завдань залежить кінцевий результат роботи.
Завдання планування
Суть даної функції менеджменту полягає в тому, щоб дати відповіді на нагальні питання, без яких неможливо рухатися далі:
- Де ми зараз? При відповіді на дане питання слід оцінити всі сильні і слабкі сторони організації в основних сферах її функціонування. Це в першу чергу фінансова сторона, маркетинг, персонал. Після аналізу даних сфер вже можна говорити про те, які перспективи має організація.
- Чого нам потрібно досягти? На даному етапі слід оцінити можливості організації, визначити рівні управління плануванням, а також недоліки. На їх основі слід визначити основні цілі на даний період часу, і що може стати загрозою, яка перешкодить їх досягнення.
- Яким чином ми досягнемо намічених результатів? Даний етап визначає перелік та алгоритм дій, за допомогою яких члени організації реалізують поставлені цілі.
Тільки відповівши на ці питання, можна вибудувати чітку систему планування.
Проблема реалізації
Як показує практика, багато менеджери, на чиї плечі покладено функції систематичного планування, неохоче займаються цим. Вся справа в схильності діяти, а не сидіти на одному місці і аналізувати. Багато вважають, що планування – це нудно і втомлює, тому можна не розробляти жодних стратегій, а відразу приступати до безпосередніх дій.
Ще одна проблема, з якою стикаються ті, кому доводиться займатися удосконаленням систем управління, будь то підприємці або менеджери, це питання невідповідності програми розвитку компанії і механізму її реалізації. Називається це стратегічним розривом. Вирішенню цієї проблеми присвячено чималу кількість досліджень, тому існують конкретні методи, здатні подолати розрив. Наприклад, можна звернутися до книги М. Ковени під назвою «Стратегічний розрив: Технології втілення корпоративної стратегії в життя».
Автор у своїй праці описує багатоступінчастий процес, який як раз і направлений на реалізацію програми розвитку організації шляхом інтеграції кращих прийомів управління бізнесом з останніми інформаційними технологіями. Головне завдання полягає в тому, щоб створити такий механізм, який з’єднає стратегічні показники ефективності його діяльність через систему причинно-наслідкових зв’язків з ініціативами та конкретними діями, спрямованими на реалізацію даної програми.
В даний час росте і підтримка глобального планування інформаційними технологіями. Кількість програмних продуктів щодня зростає. Постійно з’являються нові системи як вітчизняних розробників, так і локалізуються закордонні програми.
Яка роль планування в управлінні?
Завдання організації в цьому процесі полягає в тому, щоб визначити свої дії на певний проміжок часу, а також врахувати їх характер і послідовність. Фахівці відзначають, що управління і планування працюють у тісному зв’язку один з одним. Ефективна робота одного неможлива без іншого. Головна функція управління спрямована на те, щоб домагатися поставлених цілей, які, в свою чергу, визначаються плануванням.
При цьому даний процес повинен постійно контролюватися, щоб забезпечити максимальну ефективність. Якщо узагальнити, то планування призначене для того, щоб точно сформулювати головні цілі і завдання будь-якої організації, підприємства і так далі. А також розподілити їх між підрозділів і виконавцями і визначити чітку послідовність дій по їх вирішенню.
Які рівні системи планування існують?
У будь-якій організації програма цілей має певну кількість обов’язкових рівнів. Всього їх три. Це стратегічне, оперативне та бізнес-планування. Розберемо кожний з рівнів докладніше, адже на їх основі будується успішне досягнення цілей.
Стратегічне
Яким може бути рівень стратегічного планування? Це початковий етап, на якому визначаються цілі на довгострокову перспективу, до яких буде прагнути організація. Щоб правильно їх установити, потрібно в першу чергу виявити місію компанії. Саме у процесі її визначення зачіпаються найважливіші питання, адже потрібно розуміти сенс існування організації, її необхідність і користь для суспільства. Стратегічні цілі якраз і визначають, чого потрібно досягти в глобальному масштабі і як це можна зробити.
Програма не зачіпає деталі, а виявляє лише загальний метод досягнення потрібного результату. Орієнтується набір стратегій на динамічний характер процесів, які відбуваються в суспільстві. Зазвичай один з шляхів – базовий, а ось інші втілюються в життя тільки в певних ситуаціях. Головне завдання стратегії – задати напрям і вказати на межі реалізації основний діяльності певного бізнес-планування, а також ми можемо говорити про створення бази для повсякденної постановки завдань.
Бізнес-рівень
Переходимо до другого етапу. Завдання даного рівня планування полягає в тому, щоб пов’язати діяльність, спрямовану на досягнення певних результатів, з одержуваними ресурсами. Перше, про що варто згадати, це грамотне розподіл фінансів. Паралельно повинен оцінюватися і створюватися план використання людських, інформаційних, інтелектуальних ресурсів. На даному етапі можна вже побачити, чи можливо досягнення наміченого результату. Також в процесі реалізації програми загальні ідеї перетворюються в чіткі показники.
Оперативний рівень планування
Переходимо до третього етапу, на якому узагальнене бачення цілей і перспектив переходить на ступінь вирішення щоденних завдань. База оперативного планування полягає в тому, щоб конкретизувати дії, процедури, терміни, реальні витрати. Відмінність даного рівня від інших у тому, що показники програми вимірні і легше піддаються контролю і управління.
Тут велику роль відіграє саме людський фактор. На даному етапі активно аналізується виконана робота та здійснюється коригування планів. Тільки порівняння оперативної програми, аналіз її виконання дає правильну картину здійснення управління діяльністю організації.
