Збалансована система показників – це інструмент, що дозволяє точно оцінювати сильні і слабкі сторони всіх підрозділів підприємства і компанії в цілому. Для її ефективного використання з боку керівництва потрібна розробка показників, актуальних в рамках загальної стратегії підприємства. Також необхідно сформувати систему оцінки для конкретних відділів компанії.
Як з’явилася
Така технологія управління, звана ще Balanced Scorecard, використовується відносно недавно. Розробили її на підставі досліджень, які були проведені на початку 90-х.
Займався ними президент консалтингової фірми Девід Нортон і професор Роберт Каплан. Їх основним завданням було виявлення нових способів досягнення стратегічних цілей бізнесу і підвищення ефективності компанії на всіх рівнях її діяльності.
У підсумку була отримана ССП, збалансована система показників. Це відкриття призвело до формування двох основних положень:
- Тільки фінансових показників буде недостатньо для збалансованого (всебічного) і повного опису стану компанії. Їх необхідно доповнити.
- СЗП можна використовувати в якості системи управління, а не просто комплексного індикатора стану підприємства. При цьому реалізована концепція здатна забезпечити взаємозв’язок власників компанії та керівників вищої ланки з операційною діяльністю менеджменту організації.
Мета системи
Для будь-якої компанії важливо стабільне поліпшення показників ефективності. Саме для такої мети використовується збалансована система показників. Це інструмент, що дозволяє з’єднати стратегічні ідеї та рішення з щоденними процесами. У підсумку всі грані діяльності компанії спрямовуються на виконання ключових завдань.
Здійснюється такий контроль за допомогою ключових показників ефективності. Вони дозволяють отримувати кілька рівнів оцінки:
- характеристики ефективності бізнес-процесів;
- показники продуктивності роботи кожного окремого співробітника;
- вимірювачі досяжності цілей.
З урахуванням цієї інформації можна стверджувати, що збалансована система показників – це інструмент не тільки стратегічного, але і оперативного управління.
Основна цінність ССП зводиться до того, що компанія, що використовує її, зможе оцінювати і контролювати процес досягнення стратегічних цілей на всіх рівнях роботи організації. Таким чином, система збалансованих показників підприємства не є інструментом роботи з окремої функціональної областю, вона об’єднує їх всі одночасно.
З цієї причини реалізувати таку концепцію в рамках одного напряму буде складно, і потрібні результати отримати не вдасться.
Користь
Коли топ-менеджери проводять аналіз ефективності роботи підприємства, вони можуть випускати окремі складові успіху чи невдач, звертаючи увагу тільки на фінансові показники.
В якості прикладу можна навести ситуацію з розширенням продуктової лінійки. Якщо не виробляти збільшення асортименту, то можна уникнути вкладень, пов’язаних з модернізацією виробництва, впровадженням додаткового обладнання і т. д. В результаті витрати знижені і з боку аналізу фінансового стану все добре. Але при цьому для досягнення стратегічних цілей необхідно саме розширення асортименту, яке дозволить компанії зайняти нові позиції на ринку. І з точки зору глобального планування відмова від модернізації – це неправильне рішення.
З такими прогалинами в аналітиці управління результативністю буде періодично пов’язане з непередбаченими результатами. Адже якщо немає всієї інформації про процеси, що впливають на досягнення мети, то невідомо, коли повторяться позитивні або негативні зміни.
З метою повноцінного, точного контролю різних граней роботи підприємства і впроваджуються такі програми для бізнесу, як ССП. Оскільки вона дозволяє аналізувати будь-які складові виробничих та управлінських операцій, а також сервіс компанії. Керівники можуть виявляти всі фактори, які впливають на кінцевий результат.
З такою інформацією вони зможуть розробити грамотну стратегію управління підприємством, яка дозволяє значно підвищити рівень ефективності всієї діяльності в цілому.
Робота з персоналом
Є організації, якість послуг яких багато в чому залежить від професіоналізму співробітників, оскільки їх кваліфікація і є продуктом. В якості прикладу можна навести консалтингову або юридичну компанію.
При такій формі ведення бізнесу періодично важливо підвищувати рівень знань і навичок фахівців. Це необхідно для утримання позицій на ринку та завоювання нової ніші.
На тлі неписьменною аналітики керівництво компанії може порахувати, що немає необхідності оплачувати курси підвищення кваліфікації менеджменту, а профільні фахівці здатні виконувати завдання без додаткового навчання. В результаті, з точки зору фінансових показників рішення прийнято вірне, оскільки вдалося уникнути додаткових витрат.
Але ринок послуг постійно розвивається, з’являються нові інструменти вирішення завдань. З колишнім рівнем кваліфікації залучати стільки клієнтів, як раніше, вже не вийде. Вони будуть йти до більш підготовленим фахівцям. У результаті компанія програє.
Таким чином, для успішного розвитку бізнесу необхідна аналітика, враховує всі фактори.
Стратегія
Будь-яка серйозна компанія має розроблений план розвитку, який включає кілька головних цілей. Зазвичай їх не більше 5-7. Але іноді буває так, що цілі яких суперечать один одному, або не пов’язані між собою.
Стратегічне управління – це методика, що дозволяє уникнути подібних помилок. Коли система збалансована і заснована на чітких правилах побудови цілей, то стає можливим виконання ключових завдань на принципово новому рівні.
При грамотно впровадженої ССП для всіх граней діяльності компанії будуть розроблені цілі, пов’язані між собою. Щоб керівництво змогло відзначати ключові точки взаємодії, формується спеціальна стратегічна карта. Саме на ній відзначаються взаємозв’язку між основними цілями.
Використовуючи таку систему, топ-менеджери можуть постійно відстежувати роботу фахівців у рамках окремих напрямків, і бачити, вони допомагають виконувати ключові завдання чи ні.
Структурна ідея
Основна особливість Balanced Scorecard зводиться до поділу системи на 4 групи з метою приведення її в збалансований стан. Мова йде про таких напрямках:
- Перша група. Сюди входять стандартні фінансові показники. Власника компанії неминуче буде цікавити рівень віддачі коштів, які були вкладені в підприємство. Тому, незважаючи на важливість добре налагоджених внутрішніх процесів і ринкової орієнтації компанії, система повинна починатися з даних про фінансовий стан і закінчуватися ними (підсумкова оцінка).
- Друга група. Тут увага приділяється опису зовнішнього оточення – клієнтів і відносини до них з боку організації. Акцент ставиться на здатності підприємства до задоволення замовника, його утримання та пошуку нових покупців. Також до уваги береться обсяг ринку і частка підприємства в цільовому сегменті.
- Третя група. Використовується для опису здатності компанії до зростання і навчання. В даній частині системи стратегічного управління організацією основна увага приділяється інформаційним системам, які постачають критичні відомості операційним системам, що забезпечують взаємодію між учасниками процесу, а також людям, їх здібностей, навичок і мотивації.
- Четверта група. Вона призначена для характеристики внутрішніх процесів. Мова йде про розробку продукту, впровадження інновацій, підготовки виробництва, забезпечення основними ресурсами, виготовленні, збуті і наступним за ними післяпродажному обслуговуванні.
Елементи збалансованої системи показників
На даний момент вже розроблені і перевірені на практиці базові вимоги до програмного забезпечення, що підтримує ССП.
На підставі досліджень у дизайні системи повинні бути присутніми шість елементів, що дозволяють здійснювати повноцінний аналіз і управління:
Збалансована система показників – це інструмент управління, який легко адаптувати під завдання конкретного підприємства, але при умові, що концепція буде добре структурована і опрацьована.
Мотивація
Спочатку варто відзначити, що програми для бізнесу за типом ССП не включають пряму взаємодію з кожним співробітником окремо. З цієї причини рівень винагороди працівника прив’язується не до його особистих результатів, а до рівня ефективності всього підрозділу, до якого він належить.
Якщо правильно реалізувати таку схему мотивації, то співробітник буде максимально активно і з високим рівнем залученості працювати на досягнення високих показників свого відділу.
У підсумку така схема організації праці приводить до формування зв’язку мотивації персоналу з процесом реалізації стратегічних цілей.
Також зростає значущість внеску співробітника в загальну справу. Відбувається це завдяки візуалізації його впливу на діяльність підрозділу і компанії.
Таким чином, впровадивши грамотну мотивацію і отримуючи ясні точні показники роботи всіх відділів, керівники можуть здійснювати повноцінний контроль за функціонуванням організації. Це і є втілення поняття стратегічного управління.
Зрозуміло, завжди залишається ризик появи різних відхилень, що заважають досягненню запланованих показників. В цьому випадку керівництво, завдяки запровадженій ССП, може здійснити повноцінний і точний аналіз причин погіршення результатів та провести коригування цільових значень.
Така система дає можливість постійно мати найбільш відповідний формат роботи системи оперативного управління. Більше того, стратегія підприємства не буде втрачати свою гнучкість, змінюючись з урахуванням нових обставин.
ССП фактично виконує функцію панелі управління бізнесом. Вона розроблена з розрахунком на те, що керівництво підприємства буде мати справу з невеликою кількістю контрольованих параметрів. При цьому топ-менеджмент і власники організації зможуть швидко отримувати всі дані, що стосуються будь-яких змін, що мають значення у рамках діяльності компанії або окремих її підрозділів.
Як правильно використовувати систему
Якщо розглядати систему збалансованих показників на прикладі організацій, що діють на російському ринку, то можна відзначити три її особливості:
- ССП не замінює планування;
- система не може ефективно використовуватися без грамотно складеної стратегії розвитку підприємства;
- основне призначення СЗП – системне управління компанією з урахуванням взаємозв’язку показників, а також їх значень.
Таким чином, систему не варто використовувати для визначення ключових цілей і курсу діяльності компанії в цілому. ССП починає діяти, коли стратегія вже складена і виникає необхідність швидкого і точного контролю процесу її реалізації.
Наприклад, варто мету підвищити рівень річного прибутку сільськогосподарського підприємства. Провівши за допомогою ЗСП аналіз всіх граней роботи компанії, керівники на основі отриманих даних можуть побачити явну необхідність економічних, технічних, організаційних і технологічних змін. У підсумку вони проведуть необхідну корекцію і отримають нові результати.
Стратегічне управління – це система, яка найкраще працює у процесі досягнення цілей, розрахованих на 4-5 років. При цьому для кожної з них повинні бути сформовані конкретні показники і значення. Саме вони і будуть служити орієнтиром в процесі здійснення аналітики.
Спочатку потрібно визначити показники для всього терміну планування, після чого виробити їх для окремих періодів (від півроку). Далі необхідно з’ясувати, які саме дії допоможуть досягти балансу результатів всіх підрозділів. Після цього потрібно буде скласти конкретні показники для їх оцінки.
Варто враховувати той факт, що іноді кілька відділів відповідають за досягнення одного результату. Це може бути виручка, яку дають разом 2-3 філії в одному регіоні. І така сума є одним показником ефективності діяльності підприємства, і розглядати її потрібно саме так.
Якщо вивчати систему збалансованих показників на прикладі організації, яка має регіональні відділення, то необхідним буде використання каскадування даних. Мова йде про формування показників для окремих підрозділів з урахуванням річних цілей підприємства в цілому. Саме за їх досягнення філії і будуть нести відповідальність.
У результаті діяльність кожного підрозділу допомагає компанії досягти її стратегічних цілей.
Підсумки
ССП – це інструмент управління діяльністю компанії, який необхідний будь-якому сучасному підприємству, що прагне до розвитку. Така система дозволяє швидко і точно виявляти слабкі і сильні сторони виробничих, а також управлінських процесів. Використовуючи її, керівництво компанії зможе постійно коригувати стратегію організації і вносити потрібні зміни в роботу конкретних відділів.
